Innholdsfortegnelse
Definisjon
Når vi snakker om prosjektevaluring mener vi:
En systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet eller fase i et prosjekt. Evalueringer kan gjennomføres før et tiltak iverksettes, underveis i gjennomføringen, eller etter at tiltaket er avsluttet. Prosjektevaluringen gjøres av prosjektlederen.
Hva er prosjektevaluering?
Prosjektevaluering er en systematisk og objektiv evaluering av en prosjektprosess eller et prosjektresultat. En kontinuerlig prosess som skjer i alle prosjektfasene for å få oversikt og dybdekunnskap som skal heve nivået på prosjektstyringen.
Prosjektevaluering gjøres fordi fordi den vil dekke et et bredere felt enn løpende rapportering. Samtidig som evalueringen gir en dypere analyse av sammenheng og kvalitative aspekter, og den kan ta for seg en utvikling over tid.
Formål og når bruke prosjektevaluering?
Prosjektevalueringen skjer i alle fasene av prosjektet. Det vil si i ide-, planleggings-, gjennomførings-, avslutnings- og realiseringsfasen. Hva som er formålet med evalueringen er avhengig av hvor i prosjektets livssyklus (fase) vi er.
I oppstartsfasen er formålet å avgjøre om prosjektideen kan virkeliggjøres gjennom å gjennomføre et prosjekt, og hvilke gevinster og effekter dette vil gi virksomheten i forhold til kostnadene med å gjennomføre prosjektet. Her evaluerer vi prosjekt forslaget og prosjekt begrunnelsen som avgjør som vi går videre med prosjektet gjennom å definere et prosjektmandat og velge en prosjektleder.
I planleggingsfasen må vi kontinuerlig evaluere de forslagene som dukker opp og de endelige planene som gjøres i forkant av gjennomføringsfasen. Formålet er å minimalisere prosjektrisikoen og avklare hvordan prosjektet bør gjennomføres.
I gjennomføringsfasen driver vi med kontinuerlig prosjektoppfølging gjennom prosjektrapportene vi mottar eller lager for å sikre en god prosjektstyring. Formålet er å evaluere styringsparamentrene og de kritiske suksessfaktorene.
I avslutningsfasen må vi evaluere det vi har gjort og skrive en sluttrapport om erfaringene vi har gjort oss underveis og prosjektresultatet. Formålet med evalueringen av prosjektresultatet å:
- vurdere om grunnlaget for oppstart av prosjektet var tilstrekkelig
- vurdere i hvilken grad prosjektmål ble innfridd
I realiseringsfasen evaluerer vi i hvilken grad vi har klart å realisere prosjektmålet og oppnå de ønskede effektene og gevinstene.
Felles for alle fasene er å lære av de erfaringene man gjør og bruke denne lærdommen til å oppnå fremtidig suksess og vekst. Før vi beslutter å evaluere noe i prosjektet må denne beslutningen være basert på en kost/nytte-vurdering. Behovet for og nytten av å gjennomføre en prosjektevalueringen må klart overstige kostnadene er tommelfingerregelen her.
Frekvens og omfang av evalueringene bestemmes ut fra prosjektets egenart, risiko og vesentlighet. Prosjektet egenart vil i stor grad påvirke og være et element i vurderingen av risiko og vesentlighet. Komplekse prosjekter vil ha behov for hyppigere og mer omfattende evalueringer enn prosjekter som er oversiktlige og har et enhetlig formål.
Evalueringen gjøres før, under og/eller etter at prosjektet eller tiltakene er utført.
Som det går frem av definisjonen over gjøres prosjektevaluringen før, mens eller etter at tiltaket er gjennomført.
