Prosjektarbeid er i dagblitt en vanlig måte å løse utvalgte arbeidsoppgaver på, både i privat og offentlig sektor. Prosjektledelse og prosjektstyring har derfor vokst frem som egne fagfelt i dag. Er du ikke i stand til å jobbe i et prosjektteam har du i dag et alvorlig problem på dagens arbeidsmarked. Det er derfor viktig at du lærer deg å utnytte mulighetene prosjektarbeid gir.
Innholdsfortegnelse
Hva er et prosjekt?
Et prosjekt er en arbeidsform hvor en temporær organisasjon blir opprettet for å utføre en avgrenset oppgave. Begrepet prosjekt kommer av det latinske ordet projectus som betyr “forslag til plan for” (Westhagen & Faavang, 2002), og anses som oppgaveperspektivet innenfor fagområdet organisasjon og ledelse.
Definisjon
Begrepet defineres noe ulike fra forfatter til forfatter. Jessen (2005:18) definerer f.eks. et prosjekt som:
«Et prosjekt er en spesiell, målrettet og avgrenset arbeidsoppgave som krever en samordnet, menneskelig innsats.»
Mens SSB sier at et prosjekt er:
«en engangsoppgave som skiller seg klart fra løpende eller rutinemessige oppgaver, hvor oppgaven har et klart mål og hvor det er nødvendig med koordinert innsats fra mer enn en person, og hvor målet skal nås innenfor en bestemt tids- og kostnadsramme.»
Disse to definisjonene kan så trekkes sammen til en definisjon, slik PMI (Project Management Institute, 2004) har gjort i sin definisjon:
«Et prosjekt er en midlertidig innsats gjennomført for å skape et unikt produkt, tjeneste eller resultat»
De “fire T-er”
Den svenske professoren Rolf Lundin lagde i 1990 årene en modell han kalte “de fire T-er” for å forklare hva et prosjekt er og hva som kjennetegner et prosjekt. Hans fire T-er er:
- «Task» – Et prosjekt skal gjøre en jobb (oppgave)
- «Time» – Jobben må gjøres innen en bestemt tid.
- «Team» – Et team må etableres og få legitimitet for å gjøre jobben
- «Transition» – Oppgaven må løes gjennom å skape en transformasjonsprosess, hvor vi gradvis beveger oss fra dagens situasjon og over til en ønsket situasjon.
Denne modellen forklarer fire grunnleggende ting alle prosjekt krever, men den mangler allikevel en vesentlig ting. Nemlig ressursene prosjektet trenger for å løse oppgaven innen den satte tidsfristen. For å gjøre modellen komplett må vi derfor legge til ressursene prosjektet trenger til modellen. Disse forholdene kaller vi for “thing” og utgjør den femte faktoren i modelen.
5. «Thing» – Ressursene prosjektet trenger for å løse oppgaven innen angitt tidsfrist.
Modellen kan forklares visuelt slik:
Prosjektarbeid
Prosjektarbeid er det arbeidet et prosjekt utfører. Dette er et arbeid som som kjennetegnes av:
- praktisk arbeid
- problemløsning
- ressursforvaltning
- beslutningstaking
Klassiske kjennetegn ved et prosjekt
Noen klassiske kjennetegn ved et prosjekt er:
- En midlertidig organisasjon: Et prosjekt etableres for å løse et definert problem innen en definert tid med bruk av definerte ressurser. Når målet er nådd oppløses prosjektorganisasjonen. Et prosjekt er alltid noe som kommer i tillegg til de vanlige oppgavene til prosjektmedlemmene. Et prosjekt er av den grunn alltid midlertidig og unikt.
- Et definert mål: Et prosjekt skal normalt bidra med noe nytt, en endring eller en gevinst for virksomheten. Prosjektet starter ved at vi setter et klart mål som forteller hva som skal gjøres, når det skal gjøres, hva resultatet av prosjektarbeidet skal bli, når prosjektet skal være ferdig og hvilke ressurser som er tilgjengelige.
- Begynnelse og slutt: Prosjektet er ferdig når en har nådd målet for det som skal gjøres, i motsetning til daglig arbeid som repeteres over tid.
- Ekspert involvering: Prosjekter krever innsats fra flere fagområder og funksjoner. Det vil si et tverrfaglig samarbeid.
- Unikhet: Alle prosjekter har en viss grad av unikhet og krever derfor en viss grad av innovasjon.
- Spesifikke krav: Et prosjekt har krav til tid, kostnad og kvalitet som krever at
prosjektorganisasjonen har et fokus på kundens ønsker - Tidsbegrenset og kostnadstyrt: Et prosjekt settes for å løse et problem innenfor en bestemt tidsperiode med bruk av definerte kostnadsrammer.
Prosjekt varierer i både størrelse og kompleksitet, fra daglige små oppgaver som dugnadsoppgaver til store prosjekter. Selv om disse prosjektene varierer i grad av kompleksitet, størrelse og ressursforbruk, vil de i stor grad bygge på de samme prinsipper og metoder for gjennomføring.
Et prosjekt starter ved at vi har en oppgave som ønskes løst (prosjektmål). Denne oppgaven er ulik andre daglige oppgaver og blir derfor skilt ut som en egen enhet som får spesiell oppmerksomhet og styring.
For å gjennomføre denne oppgaven blir det opprettet en midlertidig prosjektorganisasjon som ledes av en prosjektleder. Prosjektmedlemmene i denne prosjektorganisasjonen er medarbeidere fra ulike deler av bedriften som har den erfaringen og kompetansen som prosjektet krever.
Når personell er valgt ut vil organisasjonsstrukturen bestemmes ut i fra hva som passer prosjektet best og hva som utnytter de menneskelige ressursene best. Prosjektet vil deretter ledes ut i fra en systematisk og rasjonell metodikk, hvor målet er å løse oppgaven så effektivt og problemfritt som mulig innen en fastsatte tids- og kostnadsrammer, samt bestemte krav til ytelsen (sluttresultatet) og kvaliteten (effektene).
For å overholde disse kravene, opprettes det et styringsapparat for prosjektet. Dette apparatet skal styre, kontrollere, koordinere og integrere prosjektarbeidet slik at det definerte målet blir nådd. Ved avsluttet prosjekt vil den midlertidige prosjektorganisasjonen opphøre (Rolstadås, 2006).
Et prosjekt kan deles opp i ulike delprosjekt
- Delprosjekt er en del-leveranse av et prosjekt
- Delprosjekt består av flere milepæler
- En milepæl består av flere aktiviteter
- Milepælene fremkommer av milepælsplanen
Prosjektets livssyklus
Alle prosjekter har en livssyklus som består av ulike faser prosjektet må gå igjennom fra det blir født til det dør (legges ned). Disse fasene er:
Disse fasene i prosjektets livssyklus vil vi komme tilbake til i egne artikler.
