Møteroller (rollebesetningen på et møte)

Siden det finnes mange ulike former for møter finnes det ikke en fast oppdeling av hvilke roller deltakerne i et møte har, da det er stor forskjell på å avholde et uformelt og formelt møte.

Formelt møte

I større formelle møter er det imidlertid vanlig å finne følgende faste roller som en av møtedeltakerne har under møtet:

1. Møteleder – den personen som har tatt initiative til og organisert møte. Ofte er denne personen også møteinnkaller og ordstyrer.
2. Tilrettelegger(e) – den eller de personene som hjelper møtelederen til å muliggjøre og tilrettelegge møte for møtedeltakerne.
3. Møteinnkaller – den personen som har innkalt til møte og laget agendaen for møte.
4. Ordstyreren – den personen som har fått i oppgave å styre saks- og talelisten under møte.
5. Møtedeltaker – de personene som er blitt innkalt til møte for å delta i diskusjonen og vedtakene møte eventuelt skal treffe.
6. Referent – den personen som er blitt valgt til å skrive og sende ut møtereferatet til alle møtedeltakerne etter møte.

Ofte har en og samme person flere roller i et møte.

Møteleder

Møtelederen er den personen som har tatt initiative til og organisert møte. Ofte er denne personen også møteinnkaller siden det er de som ønsker møte, og de er også ofte ordstyreren under selve møtet. I enkelte tilfeller er de også tilretteleggeren og referenten.

Snakker vi om faste formelle møter er det imidlertid mest vanlig at møte velger hvem som skal være referenten, hvis dette ikke er en fast utenforstående person som deltar på alle møtene.

Møteleder har ansvar for avvikling av møtet og har hovedansvaret for at det skal bli vellykket. Møtelederen har en viktig rolle før, under og etter møter. Møtelederen må her lage gode rammer for møter for at møtene skal bli effektive og energigivende. Under selve møtet skal møtelederen sørge for at alle kommer til ordet, at diskusjonene er gode, varierte og adekvat fokuserte.

Møtelederen er den som har størst innflytelse på møtets utfall. Dette fordi det er denne personen som setter agendaen (sakslisten som skal diskuteres på møte) og bestemmer hvem som skal innkalles til møte. Dvs. hvem som får lov til å uttale seg på møte. 

Møteinnkaller

Møteinnkalleren er den som har innkalt til møte og skrevet agendaen for møte. Møteinnkalleren er ofte møtelederen som ønsker møte, men det kan også være en fast ansatt som innkaller til møter som en del av sin stillingsinstruks. I såfall deltar ikke denne personen på møte og de setter heller ikke opp agendaen for møte, med mindre dette er en fast agenda for alle møtene. 

Tilrettelegger(e)

Tilretteleggerne er dem som muliggjør møte gjennom å bestille møterom og sørge for at møtedeltakerne har nødvendig mat, drikke og rekvisitter under møte. Denne eller disse personene deltar ikke på selve møte, så de har egentlig ingen formell rolle i møte. 

Ordstyrer

For at en diskusjon med mange deltakere skal foregå i ordna former, trengs det en ordstyrer som leder diskusjonen sørger for at de som har bedt om ordet slipper til og at nødvendige vedtak og diskusjoner blir gjennomført i henhold til fastsatte regler og at avtalte tidsrammer blir overholdt. Denne oppgaven er det normalt møtelederen eller en fast utpekt person som har. I et styremøte vil ordstyreren vanligvis være styrelederen, men på et årsmøte, landsmøte eller en kongress er det vanlig at man velger en ordstyrer til å gjøre dette. Er det ikke bestemt på forhånd hvem som skal være ordstyrer er dette noe møtedeltakerne velger ved møtet start, samtidig som de velger referenten.

Ordstyrerens oppgaver kan stikkordsmessig beskrives slik:

• notere navn på personer som ber om ordet
• gi møtedeltakerne ordet i tur og orden og stryk vedkommende fra talerlisten
• se til at deltakerne holder seg til saken og avbryte dersom noen snakker utenom temaet
• se til at deltakerne ikke snakker i munnen på hverandre og avbryte dem som tar ordet utenom tur
• sørge for at diskusjonen ikke går i stå, men minne om spørsmålet som stilles eller stille oppfølgingsspørsmål
• sette strek for diskusjonen, som betyr å varsle at debatten avbrytes snart, og at de som ønsker å si noe, må melde fra mens neste taler snakker
• avslutte og sammenfatte hva det har blitt enighet om

Møtedeltaker

Møtedeltakerne er dem som er innkalt til å delta på et møte. I formelle møter er disse personene utpekt til å representere spesielle interesser og/eller en større gruppe i sakslisten for møte.

Deltakernes ansvar er å bidra med ideer, fakta, oppfatninger og kunnskap. Jo mer personlig disse bidragene er, jo nyttigere er de for møte. Deltakerne kan komme med forslag og innspill til prosessen i møtet, men hovedansvaret deres er selve innholdet i møtet.

Møtedeltakernes oppgaver kan stikkordsmessig beskrives slik:

• gi tydelig tegn til ordstyreren om at man vil si noe
• En hånd i været betyr at man vil si noe som tar litt tid eller er et nytt moment i debatten
  – Pekefinger + langfinger i været betyr replikk (en kort kommentar til forrige taler eller oppklaring av en misforståelse)
• aldri avbryt noen som har ordet, men vente til ordstyrer gir dem det
• begrunne sine meninger
• gjøre sitt til at det blir trygt for alle å delta i diskusjonen

Referent

Referenten er den personen som skriver møtereferatet etter møtet og sender møtereferatet til alle som var på og ikke kunne komme til møte.

Denne personen velges som regel ved møtets start, hvis denne oppgaven ikke er delegert til en fast ansatt eller ivaretas av møtelederen selv (avhengig av hva slags møte vi snakker om). I styremøter er det f.eks. vanlig å ha en sekretær eller en annen fast ansatt som deltar på alle styremøter for å skrive styremøte referatet og sende det ut i ettertid til alle styremedlemmene. 

Referenten har ansvaret for å sikre kvalitet på dokumentasjonen. Referenten skal, i likhet med tilretteleggeren(e), ha fokus på prosessen og være nøytral til møtets innhold. 

Uformelle møter

I uformelle møter er rollefordelingen normalt ikke så klar. Når en gjeng med venner møtes for å diskutere noe har man ingen møteinnkallelse, ordstyrer eller referent.

I et salgsmøte er rollene mer klare, men siden dette ofte bare er et møte mellom to personer; – en selger og kunde, har man ingen ordstyrer i slike møter. Selgeren er møtelederen og møteinnkalleren og skriver normalt kun et referat for eget bruk. Selgerens rolle er å være tilrettelegger (hvis møte holdes hos kunden) og møtedeltaker, og skriver kanskje også et møtereferat for eget bruk.