Møteforløpet

Et formelt møte foregår etter noen faste regler som det er møtelederens ansvar å påse blir fulgt. Denne formelle prosessen kan beskrives slik:

Velkommen

Møtet starter med at møtelederen åpner møtet og ønsker møtedeltakerne velkommen. “Møtet er satt!” er det vanlige at møtelederen sier for å signalisere at møtet formelt har startet.

Ordstyrer og referent

Har møtet ikke en fast referent som skriver møtereferatet etter møte er det vanlig å starte med å velge referent før behandlingen av agendaen for møtet starter.

Hvis møtelederen selv ikke er ordstyrer er det vanlig at møtedeltakerne samtidig velger hvem som skal være ordstyreren når de velger hvem som skal være referent. Dette er f.eks. vanlig når vi snakker om politiske debatter, generalforsmalinger o.l. møter hvor en stor menge møtedeltakere med talerett ankommer møte. 

Godkjenning av innkalling og sakliste

Før møtelederen går videre må han eller hun få møteinnkallelsen og agendaen (sakslisten) godkjent. Har noen innvendinger eller ønsker å endre rekkefølgen på sakslisten må de nå si ifra. Deltakerne må også si i fra nå hvis de har saker som de vil ta opp under “Eventuelt” (det siste punktet på saklista).

Når innkalling og sakliste er godkjent, noteres dette i referatet, sammen med eventuelle endringer.

Godkjennelse av referat fra forrige møte

Det første egentlige punktet på saklista er godkjenning av referatet fra forrige møte.

Behandling av sakene

Når dett er gjort er møtet igang og sakene på agendaen blir nå behandlet i den rekkefølgen som er angitt i agendaen. 

Det kan ikke fattes vedtak i saker som kommer opp under “Eventuelt”. Denne regelen skal hindre at det blir tatt avgjørelser i viktige saker uten at alle får mulighet til å forberede seg.

Det er vanlig med ei kort orientering eller innledning til hver enkelt sak. Møtelederen kan orientere selv, eller han kan overlate denne oppgava til en annen.

Gangen i diskusjonen

Etter denne innledninga kan deltakerne be om ordet ved å rekke opp handa. Ordstyreren noterer navna på talerlista og gir ordet til deltakerne etter tur. Når en deltaker er ferdig med innlegget sitt, stryker ordstyreren navnet fra lista og gir ordet til neste taler. Det er mulig å tegne seg på lista flere ganger.

Innlegg og replikk

For å få holde et innlegg må vi tegne oss på talerlista og vente på tur. Men det fins også en annen måte å komme til orde på: Vi kan be om replikk. En replikk er en kort kommentar til det siste innlegget. Vi kan altså ikke ta opp et nytt punkt i en replikk. Da må vi tegne oss på talerlista i stedet, slik at vi kan holde et innlegg (NDLA).

Vi ber om replikk ved å rekke opp hånda og si “Replikk!”, eller ved å rekke to fingrer i været i V-tegn. Det er vanlig å tillate to replikker per innlegg.

Avstemning

Dersom det også skal holdes avstemning i en sak, er det viktig å telle opp hvor mange som stemmer for forslaget, hvor mange som stemmer imot og hvor mange som avholder seg fra å stemme.

Avstemninger kan være åpne eller hemmelige, og de kan gjennomføres muntlig, skriftlig eller digitalt. Det vanligste er avstemning i form av en håndsopprekning.

Avslutning

Ordstyreren må også passe på at tidsrammen for diskusjonen blir overholdt. Hvis tida begynner å bli knapp, kan ordstyreren begrense taletida, eller sette en strek. Ordstyreren kan gi deltakerne beskjed om at de som ønsker å ha innlegg, må tegne seg på talerlista nå. Når strek er satt, kan ingen tegne seg mer.

Det er vanlig at møtelederen avslutter møtet med ei kort oppsummering av det som har blitt diskutert og vedtatt. I tillegg er det vanlig å avtale tid og sted for neste møte. Til slutt takker møtelederen alle deltakerne for frammøtet.

Møtereferat

Etter møte skriver så møtereferenten et møtereferat fra møte som sendes til alle møtedeltakerne og dem som ikke hadde anledning til å delta.