Beslutningskriterier

Hva er beslutningskriterier?

Beslutningskriterier er de faktorene eller egenskapene som brukes til å vurdere og sammenligne alternativer i en beslutningsprosess, med det mål å finne det alternativet som passer best for å nå ønsket mål. Skal du kjøpe en ny bil kan beslutningskriteriene f.eks. være pris, drivstoffeffektivitet, sikkerhet og merkevareomdømme.

Beslutningskriterienes formål er å  hjelpe med å strukturere valget og sikre at beslutningen er basert på relevante og målbare aspekter. Gode beslutningskriterier er grunnlaget for enhver effektiv og rasjonell beslutning. De hjelper med å bryte ned komplekse valg til håndterbare og målbare faktorer, slik at beslutningen blir både rettferdig og informert. 

Eksempler på vanlige beslutningskriterier

Forretningsbeslutninger:

• Kostnad: Total investering eller driftskostnader.
• Risiko: Sannsynlighet for og konsekvens av negative utfall.
• Kvalitet: Produkt- eller tjenestestandarder.
• Tid: Hvor raskt løsningen kan implementeres.
• Avkastning: Forventet gevinst eller lønnsomhet.

Personlige beslutninger:

• Pris: Kostnaden for et produkt eller en tjeneste.
• Bekvemmelighet: Hvor enkelt løsningen passer inn i hverdagen.
• Bærekraft: Miljøpåvirkning av valget.
• Langsiktig verdi: Hvor godt valget tjener deg over tid.

Prosjektledelse:

• Ressursbruk: Hvor mye tid, penger og arbeidskraft som kreves.
• Kompleksitet: Hvor vanskelig løsningen er å implementere.
• Fleksibilitet: Muligheten for justeringer underveis.
• Samsvar med mål: Hvordan løsningen støtter prosjektets overordnede mål.

Typer beslutningskriterier

Vi kan skille mellom fire ulike typer beslutningskriterier:

a) Kvantitative kriterier – Kan måles numerisk og objektivt. Eksempler:

• Pris.
• Leveringstid.
• Lønnsomhet (ROI).

b) Kvalitative kriterier – Basert på vurderinger eller meninger. Eksempler:

• Kundetilfredshet.
• Omdømme.
• Innovasjonsnivå.

c) Strategiske kriterier – Fokus på langsiktige mål. Eksempler:

• Bærekraft.
• Samsvar med organisasjonens verdier.
• Fremtidig vekstpotensial.

d) Operative kriterier – Praktiske hensyn knyttet til implementering og drift. Eksempler:

• Tilgjengelige ressurser.
• Enkelhet i implementering.
• Risiko for feil.

Vekting av beslutningskriterier

Ikke alle kriterier er like viktige. Vekting brukes for å gi hvert kriterium en prosentandel av total betydning. Dette sikrer at beslutningen prioriterer det som betyr mest for målene.

Vi rangerer her viktigheten av hvert beslutningskriterium. Dette gjør vi ved å gi en prosentandel eller poengsum som reflekterer betydningen. Sørg for at totalvekten er 100 % eller 1,0 hvis du bruker andeler istedenfor prosenter.

Eksempel: Vekting av beslutningskriterier for valg av ny bil

• Pris: 40 %
• Drivstoffeffektivitet: 30 %
• Sikkerhet: 20 %
• Merkevareomdømme: 10 %

Ved å multiplisere poengsummene for hvert kriterium med vektene, får du et objektivt grunnlag for sammenligning.

Eksempel: Hvis pris har en vekt på 50 % og et alternativ scorer 8/10, blir poengsummen for pris = 8 × 0,5 = 4.

Hvorfor er beslutningskriterier viktige?

Beslutningskriterier er viktig fordi de gir oss:

1. Struktur og klarhet: Beslutninger som treffes uten bruk av beslutningskriterier skaper lett bias eller utilsiktede konsekvenser fordi beslutningen tas på en magefølelse istedenfor en systematisk tilnæring. Ved å bruke beslutningskriterier blir valget systematisk, der hvert alternativ vurderes på samme grunnlag.
2. Reduksjon av usikkerhet: Ved å definere tydelige kriterier kan du redusere usikkerhet ved å fokusere på de faktorene som virkelig betyr noe.
3. Objektivitet: Ved å bruke kvantifiserbare kriterier som pris, tid eller ytelse kan vi minimere påvirkningen av subjektive meninger. Dette redusere sjansene for bias ved å fokusere på målbare faktorer.
4. Effektivitet: Forenkler komplekse beslutninger ved å dele dem opp i håndterbare elementer.
5. Konsistens: Sikrer at alle alternativer vurderes basert på de samme standardene.

Hvordan utvikle effektive beslutningskriterier?

a) Identifiser målet – Før du kan velge relevante beslutningskriterier må du vite hva du ønsker å oppnå med beslutningen. Hvis målet er å velge et nytt regnskapssystem, kan beslutningskriteriene kanskme være:

• Kostnad (budsjettmål).
• Funksjonalitet (oppfyller kravene).
• Enkelhet (brukervennlighet).

b) Velg relevante kriterier – Kriteriene som velges må være relevante i forhold til situasjonen og problemet som skal løses. Still deg derfor spørsmål som:

• Hva påvirker suksessen til dette valget?
• Hvilke faktorer vil interessenter bry seg om?
• Hvordan måles effektiviteten av valget?

c) Prioriter og vektlegg – Ikke alle kriterier er like viktige. Vekting hjelper med å justere beslutningen mot det som betyr mest. Eksempel på vekting:

• Pris: 40 %.
• Funksjonalitet: 50 %.
• Enkelhet: 10 %.

d) Sørg for målbarhet – Kriteriene må kunne måles for at det skal være mulig å evaluere dem med data eller klare metoder. Eksempel:

• Pris kan måles i kroner, mens “kundetilfredshet” kan måles med poeng fra undersøkelser.
• Funksjonalitet kan måles i hvor mange krav systemet oppfyller.
• Enkelhet kan vurderes med en brukervurdering fra ansatte.

e) Omfang – Begrens antall kriterier til de mest relevante for å unngå forvirring. Eksempel: 3–5 kriterier er ofte tilstrekkelig for en effektiv vurdering.

f) Tilgjengelighet av data – Sørg for at det er mulig å innhente tilstrekkelig informasjon for hvert kriterium.

Verktøy for å evaluere beslutningskriterier

For å evaluere beslutningskriteriene kan følgende verktøy være aktuelle:

• Beslutningstabell – Gir en strukturert oversikt over alternativer og kriterier.
• Beslutningstre – Brukes for å visualisere hvordan ulike valg kan føre til forskjellige utfall basert på kriteriene.
• Kost-nytte-analyse – Evaluerer hvor mye nytte et alternativ gir i forhold til kostnadene.
• SWOT-analyse – Identifiser styrker, svakheter, muligheter og trusler knyttet til hvert alternativ, basert på beslutningskriteriene.
• Simuleringer – Analyserer hvordan ulike scenarier påvirker resultatet av valgene.

Eksempel på beslutningstabell med beslutningskriterier

Under finner du et par eksempler på hvordan du kan bruke en beslutningstabell med beslutningskriterier for å evaluere de ulike beslutningsalternativene.

Eksempel 1: Valg av leverandør

Beslutningskriterier:

• Pris (40 %).
• Kvalitet (35 %).
• Leveringstid (25 %).

Resultat: Leverandør B har høyest poengsum (7,95).

Eksempel 2: Valg av ny programvare

Beslutningskriterier:

• Kostnad (30 %).
• Funksjonalitet (50 %).
• Brukervennlighet (20 %).

Resultat: Program C er det beste valget basert på kriteriene.

Beslutningsregler

Beslutningsregler angir hvordan vi bruker beslutningskriterier til å treffe en beslutning om valg av et beslutningsalternativ. 

Normalt bruker vi beslutningskriteriene vi har valgt til å velge det beslutningsalternativet som totalt sett scorer best på de vektede beslutningskriteriene vi vurderer, men det trenger ikke å være slik. Vi er alle forskjellig. Vi bruker derfor beslutnkngskriteriene ulikt når vi skal treffe det endelige valget om valg av beslutningsalternaiv. I faglitteraturen skilles det ofte mellom følgende beslutningsregler som kommer i tillegg til totalvurdering av alle de samlede beslutningskriteriene:

Konjunktiv beslutningsregel

Vi starter med å setter oss en nedre scoregrense. Deretter vurderer vi kun de beslutningsalternativene som scorer høyere enn den nedere grensen på alle beslutningskriteriene. 

Disjunktiv beslutningsregel

Her setter vi en nedre grense for alle kriteriene, og beholder de alternativene som scorer over på minst ett av beslutningskriteriene.

Lexiographic beslutningsregel

Det alternativet som scorer høyest på det viktigste beslutningskriteriet blir valgt.

Affect referral beslutningsregel

Velger baserer seg på en overordnet produkt/merkeevaluering. For eksempel “Vår familie har alltid brukt DNB”.

Maksimin-regel (for pessimistisk beslutningstaker)

Vi velger det alternativet med det beste resultat av de dårligste utfallene. Hvis vi velger mellom ulike investeringsmuligheter, velger vi den som gir den høyeste minimumsavkastningen.

Maximax-regel (for optimistisk beslutningstaker)

Vi velger det alternativet med det beste resultat av de beste utfallene. Vi velger den investeringen med høyest mulig avkastning, uavhengig av risiko i eksemplet over.

Laplace-regel

Her antar vi at alle utfall er like sannsynlige, og vi velger det alternativet med høyest gjennomsnittlig verdi. Hvis f.eks. tre alternativer har forventede verdier på 20, 30 og 40, velger vi det med høyest gjennomsnitt (40).

Minimax-regret-regel

Vi velger det alternativet som minimerer maksimal mulig angre (regret) dersom det beste utfallet ikke oppnås. Denne beslutningsregelen brukes ofte i usikre situasjoner der vi vil unngå store tap.

Dominansregel

Hvis et alternativ er bedre enn eller likt et annet på alle kriterier, velges det dominerende alternativet. Hvis to alternativer f.eks. har samme pris, men ett har høyere kvalitet, velger du det med bedre kvalitet.

Satisfiering

Vi velger det første alternativet som oppfyller minimumskravene. Hvis du f.eks. leter etter en leilighet, kan du velge den første som er innenfor budsjettet og har nødvendig antall soverom.

Fordeler med bruk av beslutningskriterier

De viktigste fordelene ved å benytte definerte beslutningskriterier når en beslutning skal treffes er:

1. Struktur og klarhet – Beslutningskriterier gir en ramme for å evaluere alternativer systematisk, og hjelper oss med å bryte ned komplekse problemer i mindre, mer håndterbare elementer. Noe som gir oss en bedre oversiit over hva som faktisk betyr noe for beslutningen. Eksempel: I et prosjekt der flere løsninger vurderes, kan kriterier som kostnad, tidsramme og kvalitet gi struktur til diskusjonen og evalueringen.
2. Objektivitet – Beslutningskriterier bidrar til å minimere subjektivitet og bias ved å fokusere på målbare eller definerte faktorer. Dette gjør det lettere å rettferdiggjøre beslutninger, spesielt i team eller organisasjoner.
3. Sammenligning av alternativer – Beslutningskriterier gjør det mulig å evaluere alternativer på en felles plattform. Hjelper oss å identifisere styrker og svakheter ved hvert alternativ.
4. Effektivitet i beslutningsprosessen – Reduserer tiden som brukes på vurderinger ved å gi en tydelig metode for evaluering. Fjerner behovet for å vurdere irrelevante faktorer, slik at fokus holdes på det som er viktig.
5. Konsistens – Sørger for at alle alternativer vurderes på samme grunnlag. Gir en konsekvent metode som kan brukes i lignende beslutninger i fremtiden.
6. Bedre kommunikasjon og samarbeid – Kriterier gir et felles språk og forståelse for beslutningen. Gjør det enklere å involvere flere interessenter, siden alle kan forstå og bidra til vurderingen. I et team kan kriterier som “ROI” og “miljøpåvirkning” f.eks. gi en felles plattform for diskusjon og prioritering.
7. Mulighet for vekting av viktige faktorer – Kriterier kan vektes for å reflektere deres relative betydning, slik at beslutningen blir mer målrettet. Sørger for at prioriteringene er tydelige.
8. Identifikasjon av kritiske faktorer – Beslutningskriterier hjelper med å identifisere hvilke faktorer som har størst innvirkning på resultatet. Gir innsikt i hva som virkelig driver suksess eller risiko.
9. Mulighet for dokumentasjon og sporing – Ved å bruke beslutningskriterier kan hele prosessen dokumenteres, noe som gjør det enklere å spore hvordan og hvorfor en beslutning ble tatt. Gir transparens som er nyttig for revisjon og evaluering.
10. Bedre risikohåndtering – Ved å inkludere risiko som et kriterium, kan beslutningstakere evaluere hvordan hvert alternativ påvirker risikoeksponeringen. Gir en mer balansert vurdering av både fordeler og potensielle ulemper.
11. Økt tillit til beslutningene – Når beslutninger er basert på klart definerte og målbare kriterier, øker tilliten blant interessenter og teammedlemmer. Bidrar til å legitimere og forsvare valget.
12. Fleksibilitet – Beslutningskriterier kan justeres for å passe til spesifikke situasjoner, slik at de alltid er relevante. Gir mulighet til å tilpasse prosessen etter nye mål eller omstendigheter.

Vanlige fallgruver og utfordringer

Selv om beslutningskriterier gir struktur og klarhet i beslutningsprosesser, er det også flere ulemper og utfordringer som kan oppstå hvis de ikke brukes riktig. Disse kan påvirke kvaliteten på beslutningene og føre til ineffektivitet eller feil valg. De viktigste ulempene og utfordringene er:

1. For mange kriterier: Kan skape forvirring og gjøre beslutningen unødvendig komplisert.
2. Feil valg av kriterier: Hvis kriteriene som velges ikke er relevante for beslutningen, kan hele prosessen bli feil. Beslutningen blir suboptimal, noe som kan føre til problemer senere.
3. Manglende eller feil vekting: Ikke alle kriterier er like viktige. Feil vekting kan føre til at mindre viktige faktorer påvirker beslutningen uforholdsmessig mye. Kriterier med lav betydning kan dominere beslutningen, mens viktige faktorer kan bli ignorert.
4. Subjektive vurderinger: Selv om beslutningskriterier skal være objektive, kan poenggivning eller evaluering fortsatt være påvirket av bias eller personlige preferanser. Uklare eller ikke-målbare kriterier kan føre til bias og at beslutningen blr farget av subjektivitet. Noe som reduserer tilliten til beslutningsprosessen.
5. Kompleksitet og tidsbruk: I komplekse situasjoner med mange alternativer og kriterier kan beslutningsprosessen bli tidkrevende og vanskelig å administrere. En beslutning med f.eks. ti alternativer og femten kriterier krever mye tid og ressurser for evaluering. Gjør at prosessen kan bli ineffektiv og føre til beslutningsvegring eller utsettelse.
6. Ignorering av langsiktige konsekvenser: Fokus på kortsiktige fordeler uten å vurdere langsiktig verdi.
7. Ignorering av kvalitative faktorer: Noen viktige faktorer, som teamdynamikk eller markedsforhold, kan være vanskelige å kvantifisere og dermed bli oversett. Fokuset rettet utelukkende mot kvantitative data som kvantifiseres. 
8. Fokus på kortsiktige gevinster: Fokuset rettet mot målbare beslutningskriterier som an gi en umiddelbar effekt, og glemmer de langsiktige faktorene som skaper bærekraft og vekst over tid.
9. Dataavhengighet og kvalitet: Beslutningskriterier er avhengige av gode data. Feil, ufullstendige eller utdaterte data kan føre til feilvurderinger.
10. Manglende fleksibilitet: Beslutningskriterier kan være for rigide og ikke ta høyde for dynamiske endringer eller uforutsette faktorer.
11. Manglende konsensus: Hvis interessentene ikke er enige om kriteriene eller deres vekting, kan prosessen skape konflikter.
12. Risiko for å ignorere kontekst Hvis kriteriene ikke tar hensyn til den spesifikke situasjonen eller eksterne faktorer, kan beslutningen være ineffektiv.

Hvordan håndtere utfordringene?

For å håndtere utfordringene må man fokusere på:

1. Valg av relevante kriterier: Sørg for at kriteriene reflekterer målet og beslutningens kontekst.

2. Prioriter kriterier nøye: Bruk vekting for å fokusere på det som er viktigst.

3. Begrens antallet kriterier: Fokuser på 3–5 nøkkelkriterier for å unngå overkomplisering.

4. Bruk gode data: Sørg for at informasjonen som brukes til vurderingen er oppdatert, pålitelig og relevant.

5. Involver interessenter: Samarbeid med alle relevante parter for å sikre konsensus om kriteriene.

6. Revurder kriteriene ved behov: Tilpass kriteriene til endrede forhold eller ny informasjon.

7. Kombiner med erfaring og intuisjon: Bruk beslutningskriterier som et verktøy, ikke en erstatning for menneskelig vurdering.

Praktiske tips

1. Vær fleksibel: Vurder å justere kriteriene hvis ny informasjon kommer til.

2. Involver andre: Få innspill fra interessenter for å sikre at kriteriene dekker alle relevante aspekter.

3. Bruk tilgjengelig data: Sørg for at vurderingen er basert på pålitelig og oppdatert informasjon.

4. Revurder kriteriene etter behov: Når omstendighetene endrer seg, kan det være nødvendig å justere kriteriene.

Oppsummering

Beslutningskriterier er nøkkelen til gode og veloverveide beslutninger. Ved å identifisere relevante faktorer, vekte dem riktig, og bruke strukturerte verktøy som beslutningstabeller, kan du ta objektive valg som balanserer både kortsiktige og langsiktige mål. God bruk av beslutningskriterier bidrar til bedre innsikt, mindre risiko og mer effektive beslutningsprosesser.