Etter oppstartsfasen kommer planleggingsfasen i prosjektets livssyklus. Her står tre spørsmål sentralt:
- Hva skal gjøres?
- Hvordan skal dette gjøres?
- Hvem skal gjøre dette når, med bruk av hvilke ressurser?
Svarene på disse tre spørsmålene samles i en prosjektplan når planleggingsfasen er ferdig, og i et prosjektmandat hvis mandatet ikke ble laget i oppstartfasen.
I denne fasen må ressursbehovet avklares og prosjektet må få tildelt de nødvendige ressursene (tid, penger, personer, teknologi og kompetanse). Noe som krever at vi utvikler detaljerte budsjetter for prosjektet. Her gjelder det å finne en god balanse mellom hvor mye midler som skal brukes til planlegging og de gevinster som forventes oppnådd. Vi må her planlegge gjennomføringen av oppgavene som skal utføres, med en milepælplan som forteller når de ulike milepælene skal være nådd, et ansvarskart som viser hvem som har ansvaret for de ulike oppgavene og et budsjett som trekker opp de økonomiske rammene for de ulike aktivitetene i prosjektet.
Siden alle prosjekter er forbundet med en risiko er det her viktig at vi analyserer risikoen og legge opp en strategi for hvordan vi skal minimalisere risikoen.
Erling S. Andersen (2005, 126) sier av vi kan dele prosjektplanlegging inn i tre nivåer:
- strategisk planlegging
- taktisk planlegging
- operasjonell planlegging
Den strategiske planleggingen består i å legge strategien som skal brukes for å løse utfordringene prosjektet står ovenfor. Denne strategien danner så grunnlaget for den taktiske og operative planleggingen.
Når man så kommer til prosjektplanen, er det ønskelig med to sett av planer:
