Beredskapsplan ( Kriseplan )

Hva er en kriseplan ( beredskapsplan )?

En kriseplan eller beredskapsplan som planen også kalles, er en plan som forteller kriseteamet hvilke kriser som kan oppstå og hvordan disse potensielle krisene skal håndteres for å minimalisere skadevirkningene.

En beredskapsplan er kort sagt et referanseverktøy som skal inneholde informasjon om nøkkelpersoner, informasjon om hva og hvordan man skal behandle en krise dersom den oppstår, samt skjemaer som skal brukes til å dokumentere reaksjonene som oppstår.

Ettersom en slik plan ikke er en typisk steg-for-steg-plan, skal denne beredskapsplanen være til for å spare tid under en krise. Dette vil forsterke de ansattes kunnskap rundt organisasjonen, samtidig som de vet hvilke ansvarsområde hver enkelt har under krisen (Coombs 2007).

Hva skal en beredskapsplan gi svar på?

Beredskapsplanen skal gi svar på spørsmål som:

– Hvem skal gjøre hva, når og med hvilken hensikt hvis en krise skulle oppstå?

Beredskapsplanen skal angi rammene for virksomhetens arbeide med beredskap og krisehåndtering. Planen skal sikre at alle som har en rolle i håndteringen av beredskaps- og krisesituasjoner er kjent med ansvaret, oppgavene og fullmaktene de har. I tillegg skal den sikre at de er kjent med:

• prinsippene for virksomhetens beredskaps- og krisehåndteringsarbeide
• hvordan beredskaps- og krisehåndteringsarbeidet er organisert
• hvordan varsling og mobilisering foregår
• hvem virksomheten har grensesnitt mot, og således må forholde seg til
• hvordan arbeidet med etablering, vedlikehold og forbedring av planverket er organisert
• hvilke forutsetninger (herunder risikoforståelse) planverket er basert på

Tre tidsperspektiv

Kriseplanen (beredskapsplanen) skal gå over tre tidsperspektiv og angi hva som skal gjøres:

– Før, under og etter krisen.

Før krisen er fokuset rettet mot forebygging og beredskap, mens krisekommunikasjon og handlingsplanene står i sentrum under krisen. Etter krisen er fokuset rettet mot læring og hvordan virksomheten kan opprettholde sitt omdømme. Kriseplanen kan derfor brytes ned i tre del-planer:

1. Forebygging
2. Krisekommunikasjonsplan og handlingsplaner
3. Læring og evalueringsplan

Beredskapsplanen er dynamisk. Den må derfor oppdateres årlig.

Hvorfor trenger virksomheten en beredskapsplan?

Når en krise oppstår har vi ikke tid til å begynne å tenke på hva vi skal gjøre, hvem vi skal varsle, hvem som skal gjøre hva, når og hvordan. Hvordan enhver tenkelig krise skal håndteres er noe vi bør ha tenkt igjennom på forhånd og være noe som er definert i kriseplanen som det øves regelmessig på.

Selv om kriseplanen gjerne er det første som svikter i den virkelige situasjonen gir den oss allikevel muligheten til å gjøre feilene på papiret i en planleggingsprosess isteden i en virkelig krise hvor det ikke er mulig å lære av feilene og gjøre øvelsen en gang til.

Jo bedre kriseforberedelsene og kriseplanleggingen er, jo større er også sjansene for at virksomheten skal klare å håndtere krisen på en god måte når den oppstår. For at dette skal være noe som går automatisk hvis en krise oppstår er dette noe virksomheten må trene jevnlig på å håndtere.

Krav til kriseplanen (beredskapsplanen)

Kriseplanen bør være et lett tilgjengelig dokument som har et direkte, enkelt og forståelig innhold, med klare rutiner og prosedyrer. Kriseplanen bør være kortfattet, fleksibel og konsis for å gjøre den mer brukervennlig. Den bør også være enkel å ta i bruk.

En kriseplan kan komme i mange forskjellige formater, den kan være en elektronisk utgave som ligger på datamaskin, minnepinne eller på intranettet, eller den kan være i papirutgave. 

Det er viktig at kriseplanen ikke setter faste ansatte til bestemte roller i kriseplanen, da det kan hende at de er utilgjengelige når krisen oppstår.

Siden kriseplanen er en ferskvare må planen angi hvor ofte og hvordan kriseplanen skal oppdateres, og hvem er ansvarlig for dette.

Kriseplanen og krisekommunikasjonsplanen må ikke bare foreligge i digital versjon. Disse planene må også foreligge på papir og distribueres internt til alle i kriseteamet. Dette for å sikre tilgang til planene hvis strømmen og/eller Internett forbindelsen skulle bli brutt under krisen.

Risiko og sårbarhetsanalyse

For å avgjøre hvilke kriser som kan oppstå, hvor stor sannsynligheten for at dette skal skje er og hva som vil være konsekvensene hvis dette skulle skje må kriseplanleggingen og kriseplanen bygge på en risiko- og sårbarhetsanalyse vi utfører før vi starter kriseplanleggingen.

Potensielle kriser og planer

Når vi vet hvilke kriser som kan oppstå og som er såpass alvorlige at vi lager en beredskapsplan for denne potensielle krisen må kriseplanen gi kriseteamet konkrete retningslinjer som forteller dem hvordan krisen skal løses. Disse retningslinjene må være lett tilgjengelig. 

Ulike kriser krever ulike kriseplaner. Om du velger å lage en felles kriseplan for alle tenkelige kriser som kan oppstå, dele krisene opp i en felles del som gjelder for alle kriser og et kapitel for hver hver enkelt krisetype er opp til deg og virksomheten. Det viktigst er at planen eksisterer, at den er enkel å finne og bruke.

Krisestrategi

Kriseplanen må også angi tydlige retningslinjer for hvilke krisestrategier som bør brukes og hvilke som bør unngås. 

Les mer: krisestrategier

Kriseteam

Når vi vet hvilke kriser som kan oppstå må vi velge et kriseteam. Kriseteamet er de personene i virksomheten som har ansvaret for krisehåndteringen hvis en krise skulle oppstå. Kriseplanen må tydelig angi hvem som inngår i kriseteamet og hvilke ansvarsoppgaver de ulike rollene har.

Sentrale spørsmål vi må stille oss selv her er:

Hvem skal inngå i beredskapsorganisasjonen; hvordan skal ansvar og oppgaver fordeles; hvordan skal forholdet mellom beredskaps- og linjeorganisasjonen være; hvordan skal de ulike delene av organisasjonen samhandle; hvilke eksterne aktører må man forberede seg på å samhandle med, og hvordan dette skal håndteres i en krise eller beredskapssituasjon?

Siden ulike kriser krever ulike kompetanser og krisehåndtering vil sammensetningen av kriseteamet naturlig nok måtte variere etter hva slags krise vi snakker om. 

Kriseplanen må ikke bare inneholde navn og stilling, men også deres mobiltelefonnummer og alternativt telefonnummer, så du er sikker på å få tak i dem når en krise oppstår.

Les mer: Kriseteam

Berørte