Et prosjekt skiller seg fra en fast organisasjon ved at et prosjekt har et klart definert mål som prosjektorganisasjonen settes sammen for å løse innen en bestemt tidsfrist, før prosjektorganisasjonen så avsluttes og oppløses.
3 prosjektfaser
Prosessen fra start til avslutning av et prosjekt kan deles opp i tre prosjektfaser, hvor de to første tar for seg perioden før selve prosjektet starter. Disse tre prosjektfasene er:
- Forstudiefasen: Før vi bestemmer oss for å opprette et prosjekt som skal løse en bestemt problem gjennomfører vi et forstudie som skal analysere og avklare om problemet kan løses gjennom å lage et prosjekt. Dette gjør vi fordi det har lite for seg å opprette et prosjekt hvis det er omtrent umulig for prosjektet å nå sitt prosjektmål. I forstudiefasen kartlegger vi risiko, økonomi og forventet resultat, før vi velger å gå videre med prosjektet eller ikke.
- Forprosjektfasen: Velger vi å gå videre og opprette et prosjekt må vi planlegge og spesifisere hvordan hovedprosjektet skal realiseres. Hva er prosjektets mål, hvem bør inngå i prosjektet, hvilke ressurser og tid trenger de? Her vurderer vi: resultat, økonomi, tid/fremdrift og hvilke kritiske risikofaktorer. Et typisk forprosjekt kan f.eks. være å utarbeide en forretningsplan.
- Hovedprosjektfasen: Når forprosjektet er gjennomført går vi videre til hovedprosjekt fasen og setter opp en prosjektorganisasjon som skal nå prosjektmålet med tildelte ressurser, penger, kvalitetskrav, omfang og tidsfrist. Her vil størstedelen av prosjektets kostnader og tidsbruk påløpe.
Sander sin fasemodell
Fasemodellen over er imidlertid for enkel til at den kan brukes for å vise hvilke faser et prosjekt må gå igjennom, fra ideen oppstår til prosjektet er avsluttet og realisert. En bedre modell er å konstruere en fase-modell ved å kombinere fase-modellen over med prosjektets livssyklus og styringssløyfen. Vi ender da opp med følgende prosjektfaser alle prosjekter må gå igjennom:
