Når fremdriftsplanlegging og ressursplanlegging er akseptabel kan de kostnadsmessige konsekvense av planen beregnes og holdes opp mot resultatmålet mht. økonomi.
Kostnadsplanlegging går ut på å gjennomføre kostnadsestimering og sette opp budsjetter for å avdekke hva prosjektet vil koste og hvilke økonomiske rammer vi må forholde oss til. De fleste kostnadene i et prosjekt er knyttet til ressurser og arbeidstid. Kostnader blir i denne sammenheng defineres som (Karlsen, 2015):
”…kostnader er en ressurs som ofres for å oppnå et bestemt mål”
Personalkostnadene kommer direkte av ressursplanen (antall timeverk per periode etter fastsatte timepriser). I tillegg kommer:
- materialkostnader
- maskinkostnader (tid)
- spesielle utstyrsanskaffelse osv.
Budsjettet kan bli gjøres samlet (små prosjekter) eller periodisert (større prosjekter). S-kurven benyttes ofte til å vise de planlagte akkumulerte kostnadene, eller ressursbruken i prosjekt. Både periodiserte budsjetter og S-kurver gir et grunnlag for kostnadsoppfølging.
Estimerings prosesser
Kostnader i et prosjekt kommer i form av betaling for arbeidskraft, utstyr eller materialer, og kan styres ved hjelp av fire prosesser (Karlsen, 2015):
- Ressursestimering går ut på bestemme hvilke og hvor mye ressurser (arbeidskraft, utstyr, materialer og kapital) som trengs for å gjennomføre prosjektet i henhold til planen. Vi må her samtidig bestemme oss for hvordan kostnadene skal settes opp, og hvordan prosessen vil utvikle seg videre. Vi må her se på tidligere prosjekter, om det er noe som var meget bra eller kanskje noe som var dårligere som vi nå kan forbedre i et nytt prosjekt. Dette legger grunnlaget for ressursestmeringen.
- Kostnadsestimering går ut på å estimere kostnader på ulike ressursene man trenger i et prosjekt. Sentralt står her utvikling av prosjektbudsjettet.
- Strukturering av kostnadene går ut på å allokere kostnadsestimatene til individuelle arbeidsoppgavene for å etablere en ”baseline”.
- Kostnadskontroll vil si at kostnadene underveis blir kontrollert, og rettet opp om det viser seg at det er feil i budsjettet. Vi holder også kontroll på om vi har brukt rett mengde penger i forhold til jobben som er gjort og tiden som er brukt. Avvik registreres i forhold til budsjettet og tiltak blir iverksatt for å få kostnadene under kontroll igjen. Evt. må vi justere budsjettet hvis det viser seg at budsjettet ikke er realistisk. Jobben her går ut på å kontrollere om vi har brukt rett mengde penger i forhold til jobben som er gjort og tiden som er brukt. Prosessene bør holdes oppdaterte for at kostnadsplanen skal bli mest mulig nøyaktig og riktig.
