Oppstartsfasen er første fase i prosjektets livssyklus. Dette er en utredningsprosess for å få klarhet i hva prosjektet skal oppnå, hvorfor vi skal gjøre dette, hvilke forventningene som finnes til prosjektet, egne roller i prosjektet og hvordan prosjektet skal utføres.
En av de vanligste feilene mange gjør er å starte hovedfasen for tidlig, uten at man på forhånd har utredet alt som bør utredes før prosjektet starter. Noe som medfører at vi ofte må gjennomføre nye utredninger underveis. Utredninger som skaper prosjektendringer som gjør at prosjektet må starte på nytt igjen. Resultatet blir da at vi må bruke lengre tid enn om utredningene var utført før prosjektet startet. Bruk derfor god tid på å gjennomføre forstudiet og forprosjeket vi har beskrevet i gjennomgangen av prosjektfasene.
Prosjektmandat
Før et prosjekt kan startes må prosjekteieren lage et prosjektmandat. Et dokument som fungerer som en avtale mellom prosjekteier (oppdragsgiver), prosjektansvarlig og prosjektleder, og viser at prosjektet er godkjent og skal gjennomføres. Når det gjelder spørsmålet om hva prosjektmandatet må inneholde av informasjon viser vi til artikkelen om prosjektmandatet som tar for seg dette i detalj.
Prosjektorganisasjon
Før vi kan starte prosjektet trenger vi en eller annen form for intern organisering av prosjektet. Ved store prosjekter vil prosjekteier (oppdragsgiver) normalt utnevne en styringsgruppe og en referansegruppe.
Styringsgruppen har blant annet i oppgave å godkjenne selve målet med prosjektet. Den har også det overordnet ansvaret for gjennomføringen av prosjektet, og rapporterer direkte til prosjekteieren. I tillegg til å være en kontrollerende instans, skal styringsgruppen være en støtte for prosjektlederen og resten av prosjektgruppen.
Referansegruppen i prosjektet fungerer mer som et diskusjonsforum enn et styringsorgan i prosjektet. Her tar man opp faglige spørsmål knyttet til prosjektet for å få råd om mulige løsninger og fremgangsmåter. Referansegruppen har imidlertid ingen myndighet til å ta beslutninger.
Prosjektlederen utnevnes av styringsgruppen, og har i oppgave å planlegge, organisere og gjennomføre prosjektet i henhold til målet med prosjektet.
