Den beste måten å unngå konflikter på er å unngå at de oppstår. Det vil si å legge organisasjonskulturen og arbeidsmiljøet opp slik at det forebygger at interne konflikter oppstår.
Hvordan forebygge konflikter?
Uløste konflikter på arbeidsplassen gir ofte de involverte en følelse av utrygghet, nederlag og at ikke klarer å takle situasjonen. Dette bør unngås for å unngå at den potensielle konflikten får utviklet seg. All forskning på området viser at for å forebygge interne konflikter på arbeidsplassen må lederen jobbe målbevisst med å utvikle virksomhetens organisasjonskultur og det psyko-sosiale arbeidsmiljøet.
Konflikter kan forebygges gjennom å skape et inkluderende arbeidsmiljø med åpenhet, og fokusere på å bygge opp:
- et godt arbeidsmiljø
- god konfliktkompetanse hos alle ledere og medarbeidere
- gode samhandlingsregler
- et system for kommunikasjonstrening, hvor målet er å lære medarbeiderne å gjøre latente konflikter til noe som skaper vekst og utvikling (positivt) istedenfor uvennskap og konfrontasjoner (negativt).
- medvirkning
- instanser for rådgiving og klagebehandling
- et system for megling
- et godt støtteapparat, regler for å håndtere konflikter, misforståelser og uenighet før uenigheten utvikler seg til en konflikt.
- en god konfliktkultur
Organisasjonskulturen må tillate en konfliktkultur
Organisasjonskulturen forteller “hvordan vi gjør ting her” og hva som er “rett og galt”, uten at vi engang tenker på dette. Organisasjonskulturen omfatter organisasjonens verdier, normer, sosiale roller, artifakter og symboler. Denne kulturen må ha en romslig nok takhøyde til at man kan ha egne meninger og at man ikke trenger å være enig om alt så lenge det ikke går utover jobben og samhandlingen med de andre. Uenighetene må ikke tillates å utvikle seg til “gul” sone i konflikttrappen. Uenigheten må brukes for å oppnå vekst og fremgang i organisasjonen istedenfor å være en grobunn for konflikter.
Intense og spontane konflikter skyldes ofte små bagateller som oppstår fordi folk er utrygge på hverandre og ikke snakker med hverandre. En god tommelfingerregel er derfor å prøve å skape en trygg organisasjonskultur som forebygger konflikter gjennom å fokusere på:
- Verdier – felles verdier som skaper samhold og et verdisett med tilhørende normer som former måten alle i organisasjonen tenker, handler og samhandler til daglig.
- Tillit – medarbeiderne har tillit til hverandre og vet at de er kompetente personer som jobber for å nå felles mål (virksomhetens og avdelingens målsetninger)
- Respekt – medarbeiderne har respekt for hverandre. De baksnakker derfor ikke hverandre.
- Åpenhet og takhøyde – arbeidsmiljøet bør være preget av åpenhet, hvor alle snakker åpent med hverandre om alt de har på hjerte. Noe som igjen krever at det er takhøyde nok til å akseptere ulike meninger om saker og ting, uten at dette skal få utvikle seg til en konflikt.
Hvordan vi snakker sammen og omgås hverandre på jobb er her helt sentralt for å bygge en trygg organisasjonskultur. Siden alle organisasjoner trenger uenighet for å kunne utvikle seg og stimulere kreativiteten til medarbeiderne må det trekkes opp en felles oppfattet grense for hva som er ønskede positive konflikter og hva som er negative konflikter som vi ønsker å unngå. Her bør man involvere hele miljøet i en diskusjon om hva slags konflikter gruppen trenger, hvilke konflikter som har vært konstruktive, hva den enkelte opplever som god konflikthåndtering og hva slags kompetanse de bruker når konflikten kommer. Alle må være forstå og være enige i spillereglene vi følger når vi er på jobb.
