I større og/eller kompliserte prosjekter oppnevner prosjekteier gjerne en styringsgruppe som i praksis er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjekteiers behov, prosjektmandat og prosjektplan.
Hva er en styringsgruppe?
En styringsgruppe, også kalt prosjektstyre, er en formell gruppe som utpekes av og rapporterer til prosjekteier som normalt leder styringsgruppen. Styringsgruppens oppgave er å:
- Sikre at prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen.
- Ha det overordnet ansvaret for prosjektets rammer (innhold, tid, omfang og ressurser).
- Sørge for at prosjektet får nødvendige ressurser.
- Være en støttespiller og rådgiver for prosjektlederen.
- Bidra til å belyse og balansere ulike interesser i prosjektet.
- Gi råd i problemstillinger prosjektet tar opp, og avklare strategiske spørsmål og grensesnittet med andre prosjekter og aktiviteter.
- Rett person på rett sted. Kvalitetsikre at de riktige personene blir valgt til prosjektoppgavene.
- Oppfølging av planverket. Kontrollere prosjektstyringen.
- Følge opp prosjektets framdrift, behandle avvik, tiltak og godkjenne eventuell endringer i mandat og prosjektbeskrivelse underveis.
- Finne gode tiltak for å håndtere avvik i prosjektet, og følge opp gjennomføring av de tiltakene som er knyttet til sin egen del av linjeorganisasjonen.
- Godkjenne evalueringen og sluttleveransen.
- Gi anerkjennelse og ros når prosjektmål nås.
Dag til dag styring av prosjektet skjer i dialog mellom styringsgruppens leder og prosjektleder.
Styringsgruppen har besluttende myndighet innenfor sitt mandat og er dem som treffer beslutninger om endringer i prosjektets innhold, organisasjon og budsjett, i samråd med prosjekteier.
Når trenger et prosjekt en styringsgruppe:
Det er ikke pålagt å ha en styringsgruppe for et prosjekt. Om en styringsgruppe er påkrevd eller ikke er noe prosjekteieren avgjør, og er ikke nødvendig for mindre interne prosjekter. Det finnes allikevel situasjoner hvor en styringsgruppe er å anbefale. F.eks. er det praktisk med en styringsgruppe når:
- Når prosjektarbeidsformen er ukjent i virksomheten.
- Prosjektet går på tvers av organisasjonsmessige grenser eller involverer flere virksomheter.
