Alle arbeidsforhold krever en skriftlig arbeidsavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Hva slags stilling (tittel, stillingskode) det er snakk om står også normalt angitt i arbeidsavtalen. I tillegg bør det utarbeides en stillingsbeskrivelse, også kalt stillingsinstruks som angir nærmere stillingens ansvar, oppgaver og organisasjonsmessig plassering. Eller rettere sagt: – Hva som forventes av vedkommende!
Innholdsfortegnelse
Hva er en stillingsinstruks (stillingsbeskrivelse/funksjonsbeskrivelse)?
Stillingsbeskrivelse er et skriftlig dokument som beskriver hvilket ansvar og plikter en stilling har, samt hvilke kvalifikasjoner og rapportering som gjelder for stillingen. Stillingsinstruksen skal være basert på objektiv informasjon. Gjerne fra jobbanalyse som munner i en forståelse av den kompetansen og de ferdigheter som er nødvendige for å få gjennomført de nødvendige oppgavene og dekt organisasjonens behov.
Stillingsinstruksen skal beskrive stillingens ansvarsområder på en klar måte. Den skal også gi informasjon om arbeidsforhold, tilgjengelige verktøy, utstyr og hjelpemidler som skal brukes, kunnskap og ferdigheter som er nødvendig og relasjoner til andre stillinger.
Ikke et lovmessig krav
Det er ikke et lovmessig krav at stillingsinstruks skal foreligge, men det kan være nyttig å ha. Hvis ikke arbeidsgiver utarbeider dette, kan du lage en selv og få arbeidsgiver til å undertegne.
Stillingsinstruksens formål
Stillingsinstruksen har to formål. For arbeidstakeren (medarbeideren) er stillingsinstruksen et dokument som forteller vedkommende hva som er deres jobb og hva som forventes av dem. For arbeidsgiveren (organisasjonen) er stillingsinstruksen et styringsverktøy som brukes for å organisere, samordne og fordele ansvar og oppgaver til enkeltindivider i organisasjonen.
Stillingsinstruksen brukes som kontroll og evalueringparameter i de årlige medarbeidersamtalene alle virksomheter er pålagt å ha med sine ansatte. Med utgangspunkt i dette dokumentet evalueres den ansattes jobbinnsats og i hvilken grad de har lykkes i å nå de mål som forventes av dem.
Ønsker arbeidsgiveren å si opp eller avskjedige noen fordi de mener at vedkommende ikke har gjort jobben som forventes av dem, vil oppsigelsesgrunnen juridisk bli vurdert i forhold til stillingsinstruksen hvis et slikt dokument foreligger. Er stillingsinstruksen diffuse på hva som er vedkommendes jobb og hva som forventes av vedkommende i denne stillingen kan det også ofte være vanskelig å “bli kvitt” denne ansatte uten å bli stevnet for arbeidsretten, anklagd for usaklig oppsigelse.
En «ferskvare»
En stillingsbeskrivelse er «ferskvare»: I takt med den generelle utviklingen, endringer i organisasjonen, og endringer i behov for hvilke oppgaver som skal løses i virksomheten, bør stillingsbeskrivelser oppdateres/revideres med jevne mellomrom.
Oppbygningen av en stillinginstruks
Etter å ha jobbet som daglig leder i flere selskaper i over 20 år, mener jeg at en god stillingsinstruks bør inneholde følgende innholdgrupperinger:
- Mål for stillingen
- Organisasjon og plassering
- Ansvar og myndighet
- Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger
- Generelle arbeidsoppgaver
