Innholdsfortegnelse
Hva er en prosjektplan?
En prosjektplan er et styringsdokument som gir retning for prosjektet på et overordnet plan. Prosjektplanen angir prosjektets målsetting og begrunnelse for prosjektet, samt prinsipper og rammefaktorer for hvordan prosjektarbeidet skal gjennomføres. Beslutninger som tas innen prosjektet skal være forankret i styringsdokumentet (uio.no).
Prosjektplanen må kontinuerlig følges opp og revideres etterhvert som prosjektet skrider frem. Den er med andre ord ikke utformet i stein, men en dynamisk plan under kontinuerlig utvikling.
Prosjektplanens formål
Prosjektplanens formål er å definere prosjektet, peke ut retningen og omfanget for prosjektet. Prosjektplanen skal:
- Sikre at prosjektet har et sunt grunnlag før prosjektstyret blir bedt om å gjøre noen viktige forpliktelser i prosjektet
- Fungere som et basisdokument som prosjektstyret kan bruke for å vurdere fremdrift, eventuelle avvik og spørsmål om det pågående prosjektets levedyktighet
- Gir et enkelt referansepunkt til prosjektet slik at personer som kommer inn i prosjektet raskt og lett kan finne ut hva prosjektet gjelder, og hvordan det styres.
Prosjektplanens hoveddeler
I følge Prosjekthåndboken til SSB (1995) består en prosjektplanen av tre deler:
- Målformulering
- Milepælplan
- Detaljplan
Mens prosjektmandatet er oppdragsgiverens beskrivelse og bestilling av oppdraget, er prosjektplanen prosjektleders og prosjektgruppas forståelse oppdraget og hvordan det skal kunne løses. Forståelsen gjenspeiles i målformuleringene og milepælplanen. Detaljplanen er prosjektleders verktøy for å kunne planlegge og følge opp framdriften i prosjektet.
Den første aktiviteten i prosjektet er alltid å konkretisere målsettinger, og utarbeide milepælplaner for gjennomføringen av prosjektet. Dette er prosjektgruppas dokumentasjon av hvordan oppgaven er forstått, og deres tilbakemelding på hvordan de vil gjennomføre arbeidet.
Faglige problemstillinger, som angrepsmåte for arbeidet, drøfting og avklaring av bruk av metoder o.l. bør gå fram av prosjektplanen, med eventuelle underliggende notater. Når dette er sagt må det samtidig påpekes at det er viktig at prosjektleders rolle som faglig leder for arbeidet ikke undergraves gjennom en masse pålegg og krav om bruk av bestemte metoder og fremgangsmåter.
Prosjektplanen bør settes opp som skissert i malen under, selv om omfanget vil være avhengig av hvilken fase planen omhandler, og hvor stort og komplekst prosjektet er. Dersom noen av avsnittene i strukturen/malen ikke er relevant for ditt prosjekt, kan avsnittene merkes som «uten betydning».
Prosjektplanen bør inneholde:
