Den siste fasen i prosjektets livssyklus er avslutningsfasen. Med prosjektavslutning menes:
“Formell avslutning av et igangsatt prosjekt”
Siden prosjekter er en arbeidsform som har et bestemt avslutningstidspunkt som er definert allerede i oppstartsfasen av prosjektet, er dette siste steg i alle prosjekter. Selv om avslutningstidspunktet er definert når prosjektet starter, er det ikke er sikkert at prosjektet blir avsluttet på dette tidspunktet.
Fasen tar sikte på å gjennomføre en god avslutning av prosjektet, refleksjon og trekke lærdom av prosjektets resultater, slik at vi kan bruke erfaringene i fremtidige prosjekter.. En god avslutning kjennetegnes ved en ryddig avslutning og overlevering av et sluttresultat som er i tråd med det som ble avtalt på forhånd. Forutsett at prosjektmålene ble nådd er oppgaven nå å overføre prosjektansvaret og eierskapet til linjen/prosjekteieren som får ansvaret for drift, forvaltning og eventuell videre utvikling av prosjektets resultater.
Prosjektavslutningfasen innledes ved at prosjekteier beslutter at avslutningsaktivitetene kan starte.
Før prosjektet kan avsluttes
Følgende må være gjennomført FØR et prosjekt avsluttes:
- Prosjektet er gjennomført i henhold til prosjektplanen og virksomhetens retningslinjer for prosjektet.
- En gevistrealiseringsplan og en sluttrapport er levert
- Alle andre avtaler er levert i henhold til forventningen
- Prosjektregnskapet er avsluttet og levert inn etter godkjennelse av prosjekteier
- Det forventes ikke å påløpe flere kostnader som følge av prosjektet.
Utfordringer
Avslutningen av et prosjekt er en krevende ledelsesoppgave, hvor det er prosjektlederens ansvar å sikre en profesjonell avslutning av alle aktivitetene i prosjektet. Det innebærer en rekke utfordringer som prosjektlederen må ta stilling til. Karlsen (2013, 487) sier at disse utfordringene normalt er knyttet til:
- fremtiden til prosjektmedarbeiderne
- overdragelse og vedlikehold
- dokumentasjon
- kontraktsavslutning
- finansregnskap
- prosjektevaluering
I avslutningsfasen skal en rekke aktiviteter gjennomføres og omfatter alt fra avslutning av kontrakter, arkivering av dokumenter, lukking av prosjektregnskap, strukturering av erfaringsdata, og oppdatering av gevinstrealiseringsplaner, samt å re-allokere prosjektressurser.
Det konkrete innholdet i overleveringsprosessen vil variere fra prosjekt til prosjekt, men det finnes noen generelle tiltak som kan brukes i de fleste prosjekter (Westhagen 2008, 102):
- Medvirkning – inkludere brukerne i utforming av mål og krav til resultat.
- Ansvarsplassering – tildeling av ansvar for overlevering av prosjektet.
- Dokumentasjon – enkle og brukervennlige veiledninger.
- Presentasjonsmøter – fokus på å forklare hvordan folk kan bli berørt.
- Opplæring – kurs, hjelp i arbeidssituasjonen, treningssesjoner, demoer.
- Støttepersoner – utpek personer som egner seg som veiledere for andre.
- Orakeltjeneste – gi brukeren tilgang til teknisk support.
- Brukerevaluering – formell evaluering, avslunting på innføringsfasen.
Prosjektdokumentasjon innebærer at prosjektleder må ta ansvar for all nødvendig dokumentasjon. Alle fasene i prosjektet bør dokumenteres og være tilgjengelig. Dokumentasjonen må inneholde en liste over alle prosjektleveranser, hvor man ser hvordan enkeltleveransene hører sammen, og hvordan de ble utviklet og testet.
Når det gjelder kontraktsavslutningen innebærer det at prosjektleder trenger en formell aksept fra oppdragsgiver om at kontrakten er oppfylt. Tydelig definerte spesifikasjoner vil være hensiktsmessig for å unngå uenigheter om tolkning av innholdet i kontrakten. Finansregnskap innebærer at prosjektleder har ansvar for å legge frem et komplett regnskap for prosjektet. Dette skal vise de totale kostnadene ved prosjektet, og vise kostnadene i forhold til budsjettet. Avvik må forklares.
