Innholdsfortegnelse
Hva er forskjellen mellom et prosesskart, prosessdiagram og prosesskort?
Prosesskart, prosessdiagram og prosesskort er tre verktøy innen prosjektledelse som brukes for å visualisere, dokumentere og forbedre forretningsprosesser. Selv om de har flere likheter, er de forskjellige i form, detaljnivå og bruksområder.
- Prosesskart: Gir et detaljerte visuelle bilde av hele prosesser. Brukes for analyse og forbedre forretningsprosesser.
- Prosessdiagram: En type prosesskart som fokuserer på å vise arbeidsflyt innen en prosess, med et variabelt detaljnivå avhengig av behov.
- Prosesskort: Kortfattede, ofte tekstbaserte beskrivelser av en prosess. Brukes i forbindelse med opplæring og standardisering.
Alle tre verktøyene har en sentral plass i prosessforvaltning og forbedring, og de kan brukes komplementært for å gi både overordnet og detaljert innsikt i organisasjonens prosesser.
Prosesskart – et visuelt bilde av hele prosessen
Et prosesskart er en visuell representasjon av en prosess. Et kart som viser alle trinnene, aktivitetene, beslutningspunktene og sekvensen de utføres i. Dette gir en klar og strukturert oversikt over hvordan en prosess fungerer, hvem som er involvert, og hvordan informasjon og materialer flyter gjennom prosessen for å skape et sluttresultat.
Åraken til at vi lager et prosesskart skyldes at vi fort mister oversikt over hvilke aktiviteter som inngår i aktiviteten eller hvordan de ulike prosessene i et prosesskart henger sammen hvis vi kun får en muntlig redegjørelse av dem. En skriftlig redegjørelse av en prosess gjør at vi ikke glemmer den, men det kan være vanskelig å forstå komplekse prosesser og hvordan de ulike komponentene hører sammen gjennom kun en skriftlig redegjørelse. Fremstilles prosessen og prosessens elementer visuelt får vi mentalt bilde av hvordan prosessen fungerer. Noe som gjør det langt enklere for oss å forstå og forbedre prosessen.
Top-down tilnærming
Når vi skal starte utviklingen av en verdiskapningsprosess eller endre en eksisterende lønner det å starte med å tegne et overordnet prosesskart som viser hvilke hovedprosesser som inngår i verdiskapningsprosessen du ønsker å skape eller endre.
Når du har et overordnet bilde av hovedprosessene og samhørighetsforholdene mellom dem, gjelder det å få mer “kjøtt på bene” gjennom å gå dypere inn i hovedkartet og tegne opp et mer detaljerte prosesskart av hver enkelt kjerne-, støtte- og styringsprosess som inngår i verdiskapningprosessen. Disse bør organiseres i en prosesspyramide, hvor vi skiller mellom strategiske-, taktiske-, og operasjonelle prosesser i tillegg til å definere alle kritiske kjerne-, støtte- og styringsprosesser.
For å få oversikt må vi beskrive hva som foregår. I en spiserestaurant er det mange ulike aktiviteter og man kan fort miste oversikten. Et prosesskart hjelper oss å få oversikt over prosessystemet til virksomheten og enkeltprosessene i prosessystemet. Et eksempel på prosesskart for en restaurant finner du under.
Ved hjelp av prosesskart kan vi bygge opp detaljerte beskrivelser av kompliserte prosesser. Skal dette prosesskartet resultere i mer effektive og/eller rimeligere prosesser må prosesskartet støttes av dokumentasjon av prosessene og aktivitetene, måling av effektiviteten og et program for kontinuerlig forbedring.
Istedenfor å se på virksomheten som en samling av ulike funksjonsområder, går prosessledelse ut på få ledere og ansatte til å fokusere på hvordan hvordan oppgavene utføres, hvordan oppgaver overføres fra en enhet til en annen, og hvordan enhetene samlet sett bidrar til oppgaveløsningen. Prosessledelse innebærer at ledere og ansatte kjenner arbeidsprosessene og ser dem som sentrale enheter i organisasjonen.
