Formelen “Sum (gruppestrukturer) = Organisasjonsstrukturen” forteller oss at en organisasjonsstruktur er summen av alle gruppestrukturene som finnes i organisasjonen. Grensesnittet mellom dem er derfor ekstremt viktig.
Mens organisasjonsstrukturen tar for seg organisasjonen som en helhet gjennom å fortelle oss hvordan organisasjonen som helhet er bygd opp av ulike selskaper, avdelinger, grupper og enkeltindivider for å løse organisasjonens totale oppgaver, tar gruppestrukturene for seg hvordan enkeltgruppene i organisasjonen er bygd opp for å løse gruppens oppgaver og koordinert med de andre grupper for at disse oppgavene skal skal skape en effektiv arbeidsflyt.
Innholdsfortegnelse
Fokuser på gruppestrukturene – ikke organisasjonsstrukturen
Selv om det er ekstremt viktig at virksomheten har en hensiktsmessig organisasjonstruktur i forhold til virksomhets behov, er det enda viktigere at virksomheten har en hensiktsmessig gruppestruktur i alle formelle og uformelle grupper i organisasjonen. Dette fordi mesteparten av arbeidet og beslutningene som tas i organisasjonen tas i små grupper og ikke på organisasjonsnivå. Viktigheten av å ha gode gruppestrukturer kan tydeliggjøres gjennom følgende utsagn:
“Det er i gruppene problemene og konfliktene oppstår og løses. Det er her kreativiteten og motivasjonen starter, og enkeltoppgavene utføres”.
En dyktig leder bruker derfor mer tid på gruppestrukturen enn organisasjonsstrukturen. Start derfor arbeidet med å utvikle en organisasjonsstruktur med å stille deg følgende grunnleggende spørsmål:
Hvilken organisasjonkonfigurasjon skal virksomheten velge?
Valget vil i utgangspunktet være en eller annen form av:
- Linjeorganisering
- Linje- og stab organisasjon
- Funksjonsprinsippet
- Divisjonsorganisasjon (struktur)
- Matriseorganisasjon
- Prosjektorganisasjon
- Virtuell organisasjon
Hvordan fordeles og koordineres arbeidsoppgavene i ulike grupper?
Neste spørsmål er å finne ut hvordan arbeidsoppgavene skal fordeles på ulike grupper og hvordan skal arbeidet mellom dem samordnes til et helhetlig og lønnsomt sluttresultat? Når du vet svaret på dette spørsmålet vet du samtidig hvilke grupper virksomhetens organisasjonsstruktur trenger. En gruppe kan i denne sammenheng være alt fra:
- Selskaper: Arbeidsoppgavene kan fordeles på ulike selvstendige selskaper i en moder-datterselskap modell eller divisjonsstruktur.
- Avdelinger: Arbeidsoppgavene kan fordeles på større avdelinger, f.eks. innkjøps-, produksjons- og markedsføringsavdeling. Hver avdeling kan så brytes ned i mindre grupper innen avdelingen.
- Arbeidsgruppe: Faste arbeidsgrupper med 2 eller flere medarbeidere som samarbeider om å løse en eller flere arbeidsoppgaver.
- Prosjekter: Midlertidige arbeidsgrupper som blir satt sammen for å løse et konkret problem som har dukket opp.
Trenden går i dag mot å gjøre såvel organisasjonsstrukturene som gruppestrukturene så flate som mulige gjennom vertikal integrasjon av verdiaktivitetene i organisasjonen, noe som stiller store krav til grensesnittet mellom organisasjon- og gruppestrukturene i organisasjonens ulike formelle og uformelle grupper.
Å få til et godt samspill og gode integrasjonmekanismer mellom disse to strukturene er en av de største utfordringene for den strukturelle lederen.
I alle grupper vil det over tid utvikle seg en struktur av roller og relasjoner mellom gruppemedlemmene. I likhet med organisasjonsstrukturen, vil de fleste grupper utvikle både en formell- og en uformell struktur.
Ikke glem den uformelle gruppestrukturen
Selv om det ofte er de uformelle gruppestrukturene som gjør det mulig for en gruppe å utføre en oppgave skikkelig, hender det like ofte at det er disse strukturene som gjør det vanskelig for gruppen å fungere på et høyt nivå.
Av den grunn er det viktig at man fokuseres både på den formelle- og uformelle gruppestrukturen når man skal danne eller omorganisere en gruppe.
Før vi kan begynne å tenke på valg av gruppestruktur, bør vi tenke gjennom følgende problemstillinger:
