Forberedelser til forhandlinger

Forberedelsene avgjør forhandlingsresultatet

Til tross for at alle forhandlinger er situasjonsbestemt, er alle erfarne forhandlere enige om at resultatet du oppnår gjennom forhandlingene er avhengig av hvor godt forberedt du er. Jo bedre forberedt du er, jo større er også sjansene for at forhandlingene skal gi deg det resultatet du er ute etter. 

For å komme best mulig ut av forhandlingene kreves det at du på forhånd minimum vet:

• Forhandlingsmål – hvilket resultat du ønsker at forhandlingene skal gi?
• Forhandlingsstrategi – hvordan skal du gå frem for å nå ditt forhandlingsmål?
• Allierte – hvem kan hjelpe deg med å nå ditt forhandlingsmål og hvordan få dem til å aktivt hjelpe deg?

For å kunne velge et realistisk forhandlingsmål og en fruktbar forhandlingsstrategi kreves det at du på forhånd har analysert partenes:

1. Logistikk
2. Interesser og behov
3. BASMA
4. Tradeables
5. Forventninger og konsekvenser
6. Samarbeidsklima
7. Allierte
8. Ekstern validering
9. Kommunikasjon

Punktene over er en videreutvikling av 7-trinns modellen til The Program on Negotiation ved Harvard Law School.

Logistikk

Hvilken logistikk gjelder for forhandlingene. Her gjelder det å kartlegge:

• Agenda – hva skal det prates og forhandles om?
• Tid og varighet – når skal dere møtes og hvor lenge vil møte vare?
• Sted – hvor skal dere møtes? Hos en av partene eller på et nøytralt sted?
• Hvem – hvem skal delta og hvilken rolle har de i forhandlingene?
• Mandat – hvilket mandat har du og motparten?

Når dette er kartlagt kan du starte arbeidet med å besvare de andre punktene i modellen over.

Interesser og behov

Start med å stille deg selv følgende spørsmål:

• Hvilke interesser og behov har du i forhandlingen?
• Hvilke interesser og behov har motparten?

At du har det klart for deg hvilke interesser du og motparten har før du går inn i forhandlingene er ekstremt viktig. Sett gjerne opp en rangert liste over dine og motpartens interesser. På denne måten får du en bedre forståelse av hvor viktige de ulike faktorene i forhandlingen er for deg – og for motparten. I tillegg vil du få en god oversikt over hvorvidt dere har noen sammenfallende interesser (Bjørnersen, 2011) .

Poenget her er at jo bedre du kjenner din motpart før forhandlingene starter, jo enklere er et å forstå deres atferd og særtrekk under forhandlingene. Snakk gjerne med noen som har vært igjennom forhandlinger med motparten tidligere for å lære av deres erfaringer. De kjenner motparten og kan derfor gi deg mange råd.

Like viktig som å ha den fulle oversikten over motpartens interesser og mål for forhandlingene er det at du kjenner interessene og målene til dem du selv representerer under forhandlingene. Noe som krever at du og resten av forhandlingsteamet ditt på forhånd har blitt enig om hvor langt du kan strekke deg for å møte motpartens krav, og hva som er bunnlinjen for din egen organisasjon i forhandlingene. Dette er viktig å ha klart for seg for å ikke bli oppfattet som vinglete, ubesluttsom og useriøs av motparten. Det vil bare føre til usikkerhet ovenfor begge parter. Mistenker motparten at du ikke kan ta en avgjørelse eller at dere ikke er enige dere i mellom vil motparten utnytte dette og resultatet vil ikke bli slik du ønsker. Hver derfor forberede og oppmerksom på såvel egne som motpartens interesser, behov og mål. 

Etter å ha klarlagt, eller i hvert fall prøvd å klarlegge, dine egne og motpartens interesser er neste oppgave å systematisere disse gjennom en interesseanalyse. Her gjelder det å finne ut:

• hvilke av interessene som er felles
• hvilke interesser som er motstridende
• hvilke interesser som er separate/individuelle

En separat interesse er interesse som bare har verdi eller betydning for den ene parten. Utgangspunktet for forhandlingene bør være de interessene dere har felles. Det er de som kan legge grunnlaget for å få til et godt forhandlingsresultat. Å få dette når det er snakk om konfliktinteresser er ofte vanskelig, da partene ikke er enige og det fokuseres på at hvis den ene parten får beholde sin interesse så mister den andre sin. Interesseanalysen viser kanskje at det er umulig å forene felles interesser eller at alle ønsker det samme udelelige punktet. I såfall er det vanskelig å bruke felles interesser som utgangspunkt for forhandlingene. 

Viser det seg at du har å gjøre med en meget kompleks interesse, kan du ta utgangspunkt i tre grunnprinsipper for å finne en akseptabel løsning for de involverte arter. Disse er (Rogne, 2008):

1. utnytte ulikheter – partene kan inngå et kompromiss eller gjøre et “bytte”. Et eksempel kan være at den ene parten ønsker både veirett og jaktrett, men det viktigste er veiretten. For motparten kan det være omvendt. Da kan de ordne det slik at de begge får det de ønsker mest, men må gi fra seg det andre til motparten. 
2. å utnytte likheter – I stedet for å kompromissere eller bytte saker, kan man utnytte likheter eller felles interesser. Kanskje likhetene og de felles interesser er så store at konfliktene egentlig ikke har noen betydning. For eksempel kan man samarbeide om å utnytte en ressurs fremfor å krangle om hvem som har hvile retter til den. 
3. utvikle relasjoner til en tredje aktør – Dette kan gjøres på mange måte. Hvis det f.eks. er uenighet om en brøyting av en vei, der ingen av partene ønsker å gjøre jobben, kan en tredjepart, f.eks. en nabo som uansett brøyter sin vei, trekke inn. 

BASMA

Neste steg er å ta for seg hvilke alternativer til forhandlingen som finnes. Hvis du ikke har noen alternativer til den forestående forhandlingen blir du veldig avhengig av å komme til en løsning. Dette svekker forhandlingsstyrken din. Derfor er det viktig å finne ut hva som er ditt beste alternativ til en framforhandlet avtale. Det kaller vi BASMA og er en forkortelse for “Beste Alternativ Til en Forhandlings Løsning“. Ved å vite hva ditt beste alternativ er før du starter forhandlingene, vil du i stor grad vite hvor avhengig du er av å komme til enighet og hvor langt du kan strekke deg.

Foruten at du må kartlegge din egen BATSMA må du kartlegge motpartens BASMA strategi, slik at du får et fullstendig bilde over motpartens mulige forhandlingsløsninger. 

Tradeables

Når du vet ditt BATFOL er neste steg å avgjøre hvilke tradeables du har. Tradeables er elementer du kan inkludere i den fremforhandlede avtalen. Elementer som ikke betyr så mye for deg, men som kan bety mye for motparten. Å inkludere disse kan være med på å øke verdien av avtalen. Ikke gi fra deg disse elementene gratis. Bruk de istedenfor til å vippe avtalen i havn for deg under forhandlingene eller til å få fart i forhandlingene når de går tregt.

Like viktig som å kartlegge dine egne tradeables er det at du kartlegger motpartens, da dette gir deg en bedre oversikt over hva motparten kan være i stand til å tilby deg og hvilken forhandlingsstrategi som kan være aktuelle for dem.

Pass bare på at det ikke blir  en vinn- tap situasjon, da dette gjør at motparten kommer til å angre på forhandlingen. Noe som igjen gjør det usannsysnlig at dere vil gjøre business sammen senere. Oppdager du en god tradable for din egen del, og vil utnytte den, bør du tilby motparten noe tilbake som de føler at de kan vinne på, men som ikke er et stort tap for deg. Dersom begge parter har en god følelse når de forlater forhandlingene så er det en god forhandling for begge parter. 

Eksempler på tradeables er: leveringstid, verdi av ordre, varighet av kontrakt, pakning- og leverings kostnad, support, garantier, forsikring og betaling.

Forventninger og konsekvenser

Hva blir konsekvenser hvis forhandlingene ikke fører frem? Jo større konsekvensene er, jo viktigere er det å komme frem til et forhandlingsresultat som du og de du representerer kan leve med. Står hele virksomhetens liv på spill under forhandlingene er det ekstremt viktig at du spiller dine kort rett og velger en strategi som med stor sannsynlighet vil lykkes – selv om resultatet kanskje ikke blir optimalt for virksomheten du representerer. Er situasjonen den motsatte. Nemlig at det ikke er du, men motparten som er avhengig av å komme opp med et godt forhandlingsresultat er det du og ikke motparten som sitter med de sterkeste kortene på hånden. Noe som gjør at du kan sette hard mot hard under forhandlingene, da du vet at motparten ikke vil vike unna fordi de er helt avhengig av å få til et positivt forhandlingsresultat. 

Av denne grunn er det viktig at du og de du representerer har realistiske forventninger til forhandlingsresultatet. Har du eller de du representerer urealistiske forventninger til forhandlingsresultatet vil de garantert bli skuffet, uansett hvordan forhandlingene går. Noen ganger kan du være fornøyd bare å få en fot innenfor døra. 

Samarbeidsklima

Hvordan er relasjonen til motparten i dag, og hvor viktig er det å ha et godt forhold til motparten i fremtiden? Er dette en motpart du ikke har noen relasjon til i dag finnes det ingen tillit mellom dere og du har ingen tidligere historikk å lede deg til når du skal velge forhandlingsstrategi. Forhandler du med en motpart som du har et godt forhold til i dag har dere sannsynligvis tillit til hverandre. Dere vet hvor dere har hverandre. Noe som gjør det mulig å velge en helt annen strategi enn hvis du forhandler med en person du ikke har noen relasjon til i dag.

Flere forskere har pekt på betydningen av felles menneskelige erfaringer når det gjelder kommunikasjon. Det er vår likhet som setter oss i stand til å finne felles grunn og etablere et samkvem (Samovar, Porter og Jain, 1981:210). Er du arrogant, respektløs og vinglete på det som blir sagt, kan du ikke forvente deg et langvarig kontraktsforhold med motparten. Det gjelder derfor å alltid å opptre profesjonelt og vise respekt for motparten under forhandlingene. 

Allierte

Hvem kan hjelpe deg med å nå ditt forhandlingsmål og hvordan kan du få dem til å aktivt hjelpe deg?

Ønsker du å få sjefen til å endre noe på arbeidsplassen står du langt sterkere hvis du får alle du jobber med til å være enig med deg enn om du går alene til sjefen med dine ønsker. Nettverksbygging i forkant av forhandlinger for å skape allianser og allierte som fungerer som støttespillere under forhandlingene er derfor ofte nødvendig for å få tilstrekkelig med makt under viktige forhandlinger.

Still deg selv følgende spørsmål når du starter forberedelsene til forhandlingene:

• Hvem trenger jeg støtte fra?
• Hvilke interesser og hvor mye makt har de?
• Hvordan går jeg fram for å oppnå støtte fra dem?
• Hvem er motstanderne mine?
• Hvilke interesser og hvor mye makt har de?
• Hva kan jeg gjøre for å redusere eller overvinne motstanden deres?
• Er denne kampen mulig å vinne?

Her gjelder det å kartlegge hvilke aktører som har interesse av å påvirke ditt forhandlingsmål, samt hvilken makt og interesser de har i forhandlingssituajonen som de ønsker å ivareta. For å få dem over på din side gjelder det å prøve å bygge opp et nettverk av støttespillere gjennom personlig kontakt og finurlige strategier. Dette for å skape koalisjoner som kan hjelpe deg i å nå ditt forhandlingsmål.

Ekstern validering

Hvordan skal du argumentere for ditt syn i den kommende forhandlingen og hva bygger du argumentene på? Du bør så langt som mulig tilstrebe å bygge opp eksternt validerte argumenter. Det vil si et argument som underbygges av en uavhengig tredjepart. Eksempler kan være argumenter som bygger på statistikk fra SSB, Norges Lover, sedvane og tilsvarende avtaler (Bjørnersen, 2011). Dette gjør argumentasjonen din mer troverdig ved at du kan vise til en nøytral tredjepart.

Kommunikasjon

Hvordan skal du kommunisere i forhandlingen? Hvilken informasjon skal du dele? Hvilken informasjon skal du ikke dele? Og hvilken informasjon er det du er avhengig av at motparten deler med deg? Når du i første steg av forberedelsene så på motpartens interesser og behov gikk det kanskje opp for deg at det er begrensninger i hva du vet om motparten. Hvilken informasjon er det du mangler? Det kan lønne seg å notere ned konkrete spørsmål du vil stille motparten for å få på plass denne informasjonen (Bjørnersen, 2011).

Det kan være lurt å snakke med noen som har vært i forhandlinger med motparten før. Dette for å kunne få vite litt mer om hvordan motparten vil komme til å forhandle, og hva de pleier å røpe i løpet av forhandlingene. Internt må dere også bli enige om hva dere selv ikke skal fortelle motparten i første omgang. Dette for å unngå å røpe viktige forhold for tidlig. 

Husk at du er virksomhetens ambassadør under forhandlingene. Du må derfor håndtere motparten med respekt og fremstå som godt forberedt. Dersom dette blir et kjennetegn for alle forhandlingene til virksomheten vil dette fremme virksomhetens omdømme, samt legge til rette for gode fremtidige relasjoner.

Fordelingsanalyse

Forberedelsene må resultere i at du gjennomfører en fordelingsanalyse hvor du blir enig med deg selv om:

1. Reservasjonspunkt – det punktet du kan strekke deg til. Dette vil være din øvre/nedre grense. Er du kunden er dette den høyeste prisen du er villig til å betale. Er du selgeren er dette den laveste prisen du er villig til å selge for.
2. Aspirasjonsnivå – er det du ønsker å oppnå. Det som vil være din “drømmeavtale”.
3. Forhandlingsrom – spillerommet du har å gå på mellom ditt aspirasjonsnivå og reservasjonspunkt. Forhandlingsrom = Aspirasjonsnivå – reservasjonspunkt.
4. Starttilbud – ditt første forhandlingsutspill. Dette kalles også for “anker“, da dette punktet senere vil bli brukt som et viktig referansepunkt.

Oppsummering

Når du forbereder deg til forhandlinger er det viktig at du avklarer:

• Egne interesser, behov og mål
• Hva som vil være konsekvensene hvis forhandlingene ikke leder frem til en gunstig løsning?
• Hvilken åpningsposisjon du skal ta
• Hvilket handlingsrom du har – hvor langt kan du strekke deg før du må bryte forhandlingene?
• Vær spesifikk på hvilket mål du har med forhandlingen – Sett øvre og nedre grense for hva du kan gå med på
• Ditt alternativ til forhandling (BATFOL)
• Dine tradables
  

Foruten å vite egne forutsetninger må du vite:

• Motpartens interesser, behov og mål. Disse bør deles opp i:
  – Felles interesser, behov og mål
  – Motstridende interesser, behov og mål
• Motpartens åpningsposisjon
• Motpartens øvre og nedre grense
• Motpartens alternativer til forhandling (BATFOL)
• Motpartens tradables
• Motpartens strategi, taktikk, rykte og fullmakter

Legg her vekt på:

• Hvilke alternativ har du, og hva vil du gjøre hvis det ikke er mulig å finne en løsning?
  – Å vite alternativene dine kan sikre deg mot å gå inn på en ugunstig avtale
• Sett klare kriterier for måloppnåelsen
  – Hvordan vet du at du har nådd det målet du satte deg?
  – Hvilken tidshorisont har du på målet?

Kilder:

• Bjørnersen, Ståle. 2011. Sju steg på veien til en vellykket forhandling. http://www.ledernytt.no/sju-steg-paa-veien-til-en-vellykket-forhandling.4949386- 112372.html. (Lest 03.04.2015).
• Samovar, Larry A., Richard E. Porter & Nemi Jain (1981). Understanding intercultural communication. Belmont, CA: Wadsworth.
• Simoveo, 2011: The Program On Negotiation by Harvard Law School. (Lest 04.04.2015).
• Rognes, Jørn K., 2008 – “Forhandlinger” (2.utg). Oslo: Universitetsforlaget.