Valg av avsenderadresse for nyhetsbrevet eller epostkampanjen

Hvilken avsenderadresse bør du velge for å være sikker på at epostmeldingen kommer frem og at mottakeren leser meldingen din?

Fra Gmail sine retningslinjer for massedistribusjon for epost heter det blant annet:

Ikke skjul eller forfalsk avsender adressen

Ikke prøv å forfalsk din identitet eller skule hvem som sender eposten. Alle epostleverandører følger ulike regler for “Authensiering og identifisering” og avdekker stadig enklere om du er den du sier at du er. Blir du tatt i å forsøke å lure dem, blir meldingene ikke levert og såvel serverens IP-adresse og servernavn, som din epostadresse, domene, emne og teksten i selve mailen blir lagret i en “svarteliste” slik at de kan kjenne deg igjen neste gang du prøver å sende en mail til en Gmail-, Hotmail- eller Outlook bruker.

Bruk alltid den samme adressen til å sende ut

Gmail, Yahoo og Outlook anbefaler deg å alltid bruke samme avsender adresse i dine massedistribuerte epostutsendelser, slik at de kan “lære” hvilke epost adresser som er avsendere av spam og hvem som er avsendere av legitim epost. De lager på bakgrunn av den innsamlede informasjonen sine egne “whitelist” og “blacklist” over hvilke avsender adresser som skal tillates eller ikke. Denne “læringen” bygger blant annet på historikken fra brukernes bruk av “Søppelpost” og “ikke søppelpost” funksjon fra tidligere utsendelser.

I tillegg brukes ulike RBL-lister til å sjekke om epostadressen står oppført på en liste over kjente spammere. Disse listene deles mellom alle leverandørene av eposttjenester gjennom ulike nettorganisasjoner.

2 viktige faktorer for om mailen blir levert til Gmail eller ikke

To viktige faktorer er vanligvis avgjørende for om  meldingen skal havne i Gmail-brukeres innbokse eller ikke:

• Er avsenderadressen registrert i brukerens kontaktliste? Gmail skanner alle adressene i brukerens kontaktliste for å sjekke om epostadressen din ligger i denne kontaktlisten. Ligger ikke adressen din i brukerens adressebok garanterer Gmail ikke at meldingen blir levert. For å være sikker på at brukere av Gmail mottar dine meldinger bør du oppfordre dem til å legge til adresse til sine kontakter.
• Har brukeren klikker på “Ikke nettsøppel” for å varsle Gmail om at meldinger fra denne epostadressen er ønsket? Har brukeren ikke klikket på denne linken på tidligere mail fra deg, kan ikke Gmail garantere at meldingen blir levert. Det gjelder derfor å oppfordre alle brukere av Gmail til å klikke på denne knappen når de mottar dine meldinger første gangen, slik at du er sikret å bli lagt til Gmail sin “whiteliste”. Ligger du ikke her blir meldingen din lett stoppet hvis du bryter deres kvote-, spamscore- eller andre retningslinjer.

Knytt massedistribuert epost til en egen epostadresse eller domene

Gmail sier i sine retningslinjer at hvis du sender ut både markedsføringsmeldinger og transaksjonsmeldinger for organisasjonen, så anbefaler de at du deler opp e-postmeldingene etter formål så langt det er mulig. Du kan gjøre det på følgende måter:

• Ved å bruke en egen e-postadresse for hver funksjon.
• Ved å sende e-post fra forskjellige domener og/eller IP-adresser for hver funksjon.

I praksis betyr dette at de anbefaler at du sender ut dine nyhetsbrev og epostkampanjer fra et eget domene eller i det minste knytter det til en egen epostadresse på ditt hoveddomene. Dette fordi det er stor sjanse for at adressen du sender fra før eller siden vil bli “svartelistet” for kortere eller lengre tid på grunn av klager e.l. Blir hele domene “svartelistet” går svartelistningen ikke utover bare leveringen av dine nyhetsbrev og epostkampanjer, men all epost til Gmail brukere fra ditt domene.

Å sende ut fra en eget domene, er derfor en billig livsforsikring mot å havne i trøbbel med Gmail eller andre leverandører. Selv en kort svartelistning av domene kan medføre store økonomiske tap for deg. Å kjøpe et domene koster kun kr. 95.- hvis du bestiller det fra OnNet, Norges rimeligste leverandør. Det er ingen registreringskostnader eller andre skjulte kostnader, utover et ekspedisjonsgebyr på kr. 50.- Det eneste du trenger å gjøre er å fylle inn domene du ønsker å sjekke om er ledig i boksen øverst på denne siden og klikke på “Sjekk & bestill”. OnNet anbefaler deg å velge et annet gTLD av ditt hoveddomene. Bruker du i dag f.eks. mittdomene.no til å markedsføre dine tjenester, kan du velge å bruke domene mittdomene.com eller mittdomene.net til å sende ut massedistribuert epost.

På denne måten oppnår du en gjenkjennelseseffekt hos alle som mottar meldingen, noe som er svært viktig faktor for om meldingen blir åpnet eller ikke. Den eneste forskjellen er at mailen slutter på .net istedenfor .no som du ellers bruker. Gmail anbefaler deg også å sende ut massedistribuert epost fra en annen IP-adresse enn den du bruker til din ordnære epost. Dette fordi all svartelistning av domener og epostadresser, innebærer også registrering av servernavn og IP-adresse.

En svartelisting av domene du bruker til å sende ut massedistribuert epost kan også medføre en blokkering av all epost fra ditt hoveddomene, selv om dette er to forskjellige domener og epostadresser. Ofte blir hele IP-adressen svartelistet for en kortere periode, og da går dette utover også ditt hoveddomene som sender fra samme IP-adresse.

Slike problemer unngår du ved å leie MailOnNet, da dette er en isolert tjeneste som ikke har noe med din ordinære epostserver å gjøre. Siden MailOnNet sender ut fra en annen IP-adresse enn du ellers bruker, vil en svartelistning av dine massedistrbuerte epost fra et annet domene enn det du bruker som ditt hoveddomene, ikke få konsekvenser for din ordinære epost.

Hvilken epostadresse og visningsnavn bør du bruke?

Foruten at du bør sende ut dine nyhetsbrev og epostkampanjer fra et eget domene, samtidig som du alltid bør bruke den samme epostadressen. slik at mottakerens mailserverne kan “whiteliste” adressen som legitim mail, bør du tenke på følgende.

Ikke se ut som en spam adresse – sender du fra bounce@, spam@, info@,salg@, sale@, hostmaster@, postmaster@, help@ eller ligende adresser som ofte brukes av spammere er det lett at meldingen blir oppfattet som spam. Ikke bare kan adressen medføre ekstra spamscore i vurderingen, men siden avsender adressen og emne feltet er de to tingene mottakerne ser på og vurderer før de åpner en mail eller ikke, er det viktig å holde seg borte fra de vanlige epostadressene for massedistribuert epost. Hver her kreativ i ditt valg, men sørg for at det er sammeheng mellom adressen og innholdet i meldingene du sender.

Ikke bruke bounce@ som avsender adresse. Mange mailservere er satt opp til å avvise mail fra bounce@, da dette indikerer at dette er en feilmelding fra forsøk på en tidligere leveranse og ikke en legitim epost.

Firmanavn eller personlig navn? Ekspertene er ikke enige om det mest effektive er å bruke firmanavnet eller ditt eget navn som visningsnavn til epostadressen du velger å sende fra. Siden visningsnavnet og emnefeltet er de to tingene mottakeren ser før de velger å åpne meldingen eller slette den, er det viktig å tenke igjennom dette valget. Mange mener at et personlig navn gir høyere “open rate” enn bruk av firmanavnet som oppfattes som massedistribuert mail. I IKTnytt.no bruker vi IKTnytt.no som visningsnavn i våre utsendelser, da vi ikke ønsker å lure mottakerne til å tro at nyhetsbrevet er noe annet enn et nyhetsbrev, men her er som sagt ekspertene uenige.

Det som er viktig er at du tenker grundig igjennom dette, da det avgjør din “open rate” i stor grad. Ikke bruk din orinære epostadresse for salg og markedsføring – alle utsendelser vil generere en stor menge automatiske svar fra dem som mottar dine mail. Dette er alt fra feriemeldinger til bekreftelser på at mailserveren deres har mottatt meldingen. Dette skaper en stor menge meldinger i din orinære innboks, og bør derfor unngås. Bruk en alternativ adresse, og be alle komme med offisielle henvendelser på en annen offisiell epostadresse som du angir i utsendelsen.

Hvilken reply og bounce adresse bør du bruke?

Foruten å angi en “fra” adresse, må en gyldig epostmelding også inneholde en reply- og bounce adresse. Reply adressen forteller hvor eventuelle svar skal leveres, mens bounce adressen forteller hvor feilmeldinger knyttet til leveringen kan leveres. Reply adressen bør være den samme som “from” adressen, mens bounce adressen bør hevise til en egen epostkonto som samler opp alle bounce meldinger utsendelsen genererer. Å ha en egen bounce konto er viktig, da det er viktig å få fjernet alle epostadresser som ikke lenger er i bruk eller som har problemer med å motta dine epostmeldinger. MailOnNet kobler seg automatisk opp på den epostkontoen du setter som bounce konto og fjerner alle epostadressene som ikke lenger er i bruk (hard bounce). I MailOnNet angir du både from-, reply- og bounce- adressen i et og samme skjermbilde, før du klikker på “Send” kampanje knappen.

Sørg for at avsender adressen er en virkelig konto

Ikke bruk et alias til en annen konto som avsender adresse, da dette bare skaper masse videresendinger og gjør hele headingen i mailen rotetede. I enkelte tilfeller kan du også bli mistenkt for å forsøke å skule deg. Skjer dette blir utsendelsen blokkert og adressen kan bli svartelistet. Benytt alltid en eksisterende epostkonto som avsenderkonto og sjekk denne kontoen regelmessig for å se hvilke meldinger som kommer tilbake. Svar alle forespørsler fra mennesker. Ikke bruk auto respondere på din avsender adresse, da utsendelsen din vil generere en mengde automatiske svar fra mottakerne. Sender du dem automatiske svar tilbake om at denne epostadressen f.eks. ikke blir lest, ender du bare opp med en evigvarende loop mellom din mailserver og mottakerens mailserver. Opplys heller i epostutsendelsen at epostadressen som brukes som avsender adresse ikke blir lest av mennesker.