Hva er prosjektrapport ?
I et prosjekt er det viktig med rapportering om status i arbeidet/fremdriften, slik av vi vet om vi ligger foran eller etter fremdriftsplanen. Her tar vi utgangspunkt i styringsdokumentet og resten av prosjektdokumentasjonen som angir hvilke mål, resultater og gevinster som skal være nådd til bestemte tider, med en avtalt kvalitet, ressursbruk og kostnad. Denne dokumentasjonen fra planleggingsfasen bruker vi som referansegrunnlag når vi vurderer statusen i dag. Finner vi avvik, i positiv eller negativ retning, rapporterer vi dette i prosjektrapportene vi utarbeider underveis i prosjektet.
Husk at en prosjektrapport skal formidle kunnskap og erfaring fra et prosjekt som er avgrenset i tid. Denne informasjonen skal gjøres tilgjengelig for andre på best mulig måte gjennom prosjektrapportene som gjøres underveis.
Hvor ofte skal det rapporteres ?
Dette kan avhenge av prosjektets størrelse og hvor fort prosjektet trer fram. For prosjekter som har lang tid til ferdigstillelse, er det ofte hensiktsmessig med mer tidsmellomrom mellom statusrapporteringen enn det er for prosjekter som er mer hektiske og strekker seg over mindre tid. I slike ”hasteprosjekter” vil det være hensiktsmessig å ha et system for statusrapportering hvor de aktivitetsansvarlige har ukentlige rapporter.
For normale prosjekter bør prosjektleder rapportere månedlig, f.eks. siste arbeidsdag hver måned, til prosjekteieren og eventuelt styringsgruppen og prosjektkoordinator hvis prosjektet har en koordinator.
