Etter planleggingsfasen i prosjektets livssyklus kommer gjennomføringsfasen som er hovedfasen til ethvert prosjekt. Det er nå selve prosjektet blir gjennomført og resultatene blir skapt slik prosjektplanen legger opp til.
Før vi kan starte gjennomføringen av prosjektet må prosjektlederen ha fått godkjent prosjektets mandat, prosjektplanen, styringsdokumentet fra styringsgruppen og prosjekteier.
Når prosjektet starter er det prosjektlederens oppgave:
- å gjennomføre prosjektet innenfor de godkjente rammene
- å måle og analysere prosjektets faglig, tidsmessige og kostnadsmessige framdrift
- å avdekke avvik i forhold til fremdriftsplanen og kvalitetskravene til prosjektet
- å iverksette tiltak og aktiviteter som eliminerer avvik og bringer prosjektet inn på rett spor igjen i forhold til prosjektets mål og krav.
- å legge forholdene til rette slik at prosjektgruppen fungerer hensiktsmessig.
I gjennomføringsfasen er fokuset rettet mot styringen av den løpende fremdriften av prosjektet i riktig retning, slik at målene som ser satt blir nådd. Noe som krever at prosjektlederen etablerer gode rutiner for å sikre riktig progresjon, ressursbruk og kvalitet. Nøye og kontinuerlig oppfølging og evaluering av prosjektet underveis er her nødvendig. Statusrapporter og prognoser for aktivitetene er her viktige styringsverktøy.
I denne fasen er det påkrevd at det settes opp løpende statusrapporter (fremdriftsrapporter) som viser hvor langt i prosjektet man har kommet. Her rettes fokuset mot å avdekke avvik i forhold til planene, håndtering av endringer og prognoser for tid og budsjett. Statusrapportene skal fungere som en drivkraft- og oppfølgingsverktøy.
Milepælene skal beskrive hva som skal gjøres og ikke hvordan. Målene ved den
enkelte milepæl skal være kontrollerbare og fungere som kontrollstasjoner
underveis i prosjektet.
Innholdsfortegnelse
Oppstartsmøte
Når prosjektet er godkjent av styringsgruppen og prosjekteier starter prosjektet med at prosjektlederen arrangeres et oppstartsmøte, hvor alle prosjektdeltakerne blir invitert.
Hensikten med møtet er å skape et godt samarbeidsmiljø i prosjektet, og bli enige om:
- hva som skal oppnås, dvs. mandat/ mål, planer og ressurser
- hvem som skal oppnå hva, dvs. roller og ansvar/myndighet
- hvordan det skal oppnås, dvs. spesielle “spilleregler” for prosjektet
- når det skal oppnås, dvs. planer og milepæler
- vurdere/diskutere organisasjonsmessige forhold
Statusmøter
Faste statusmøter avholdes for å sikre fremdrift og fokuset er her rettet mot ressursbruk og resultatoppnåelse. Dette er formelle møter som er fastsatt i prosjektplanen. Statusmøtene er en del av den operative, prosjekt interne oppfølgingen og må ikke forveksles med et beslutningspunkt.
Målinger
Prosjektlederen må kontinuerlig måle prosjektets fremdrift opp mot prosjektets kritiske suksessfaktorer. Disse bør være definert i styringsdokumentet. Spesielt er det viktig å holde øye med prosjektets:
- Måloppnåelse
- Tidsbruk
- Kostnader
- Kvalitet
Hensikten med figuren over er å vise at dersom man fokuserer på kun en av delene så vil
dette gå på bekostning av de andre delene.(Gray og Larson, 2002).
