Ressursplanleggingen bør foregå parallelt med fremdriftsplanleggingen, da de er gjensidig avhengig av hverandre. Ut fra ressurskravene for de enkelte aktiviteter kan man kommer fram til et samlet ressursbehov mot tid (daglig/ukentlig eller passende).
Hvorfor trenger vi ressursplanlegging?
For å kunne gjennomføre et prosjekt trenger prosjektet tilgang til ulike ressurser. Disse ressursene er normalt en knapphetsfaktor, og de kan være både materielle og immaterielle. Eksempler på materielle ressurser er penger, råvarer og maskiner, mens immaterielle ressurser kan være ansattes kompetanse og erfaringer eller virksomhetens renommé og arbeidskultur.
Konkurransefortrinn oppnås når prosjektets ressurser anvendes på en mer effektiv måte enn konkurrentene. Dette kan være innovasjons, kvalitets, tids- eller kostnadsmessige forsprang. Normalt sett er ressurser begrenset og tilgjengelige ressurser er med på å bestemme hvilke prosjekter eller aktiviteter som er mulig å iverksettes. Hvor effektivt ressurser anvendes avhenger også av andre faktorer som for eksempel organisering, prosjektledelse, prosjektplanlegging, produktivitet og kultur
Ressursplanlegging handler om å utarbeide en plan ut fra tilgjengelige ressurser slik at prosjektet får mest mulig igjen for ressursene (Karlsen, 2015). Gjennomføres flere prosjekter samtidig, vil vil resultatet bli at prosjektene må konkurrere om de samme ressursene. Dette fører videre til forsinkelser av aktiviteter og arbeidsoppgaver.
Som oftest er det begrensninger på ressursene man trenger i et prosjekt og er derfor nødvendig med å utarbeide en plan som optimaliserer bruken av tilgjengelige ressurser.
Hvilke ressurser trenger et prosjekt?
De ressursene et prosjekt trenger kan kategoriseres i fire hovedkategorier:
