Elektroniske kjørebok

Hva er en elektronisk kjørebok?

En elektronisk kjørebok er en GPS-basert kjørebok som monteres fast i kjøretøyet og som registrerer faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. Slike elektroniske kjørebøker anskaffes og administreres av arbeidsgiveren. Dette innebærer at arbeidsgiver er ansvarlig for anskaffelse og installasjon og at det er arbeidsgiveren som har tilgang til og behandler opplysninger i kjøreboken, jf. opplysningsplikten.

Elektroniske kjørebøker benyttes for å registrere bruk av et kjøretøy for å dokumentere krav om kjøregodtgjørelse og til å kontrollere om kjøretøyet brukes til private skattepliktige formål eller ikke.

For å unngå manipulasjon skal kjøreboken ikke gi muligheten til å rette eller slette noen av disse opplysningene. Kjøreboken skal dokumentere turens adresser, start og stopp tidspunkt, samt inneholde et formålsfelt hvor kan kan registrerer hvorvidt turen var privat og beskriver yrkesreisens formål. Eventuelle avvik i kjøreboken, f.eks. driftsstans, skal kunne registreres i kjøreboken, sier Skatteetaten. 

Hvordan virker en elektronisk kjørebok?

Det finnes flere ulike elektroniske kjørebøker på markedet. Felles for dem er at de består av en fysisk boks som plasseres direkte i yrkesbilene i det som kalles OBD-kontakten. Det er den samme kontakten som verkstedet bruker som en såkalt «diagnose-port» når de skal sjekke bilens «helse». Så fort den lille boksen er på plass går resten av seg selv.

Boksen vil automatisk registrere alle kjøredata når systemet blir aktivisert og lagre kjøredataene på en minnepinne eller via et eget SIM-kort i en nettsky. Når dataene er hentet fra minnepinnen eller nettskyen kan de behandles videre via en PC eller Mac.

Noen elektroniske kjørebøker har også en flåtekontroll som gjør at lederen til enhver tid kan se hvor kjøretøyet befinner seg på et elektronisk kart via GPS data fra kjøretøyet. Dette vil kunne effektivisere driften ved at lederen kan se hvilken ansatt som er nærmest nye oppdrag. På denne måten kan virksomheten spare tid, antall kilometer kjørt, samtidig som virksomheten gir bedre service til kundene ved å raskere kunne stille opp på nye oppdrag. GPS trackingen gjør det også å spore kjøretøyet hvis det skulle bli stjålet.

Ettersom enheten sporer alle kjøreturer fra ende til annen, legger kjøreboken også inn alle bomstasjon passeringer automatisk og siden kjøreboken vet prisen for de ulike bomstasjonene regner kjøreboken automatisk ut kostnaden for hver enkelt tur uten at sjåføren trenger å gjøre noe som helst.

Før sjåføren skal levere underlaget til arbeidsgiveren kan de gå inn på hver enkelt tur og oppgi hvorvidt turen var privat eller yrkesreise, eller reise av annen art.

Sjåføren kan også redigere detaljer for hver enkelt tur, f.eks. korrigere adressen, dersom enheten har vært unøyaktig i lokaliseringen, samt legge til hvorvidt de har hatt med seg passasjerer, dradd tilhenger, eller annet som påvirker størrelsen på godtgjørelsen. F.eks. får man en krone ekstra per passasjer, og man får 85 øre dersom man har med henger som skal betales av oppdragsgiver.

Det finnes også elektroniske kjørebøker som har et time- og fakturaprogram integrert slik at du kan registrere timer og utlegg som skal viderefaktureres til kunden.

Etter at sjåføren har valgt turene som skal inn i rapporten til arbeidsgiveren, og gjort de tilleggene og endringer som er nødvendig kan de skrive ut den ferdige rapporten som leveres til arbeidsgiveren, sammen med eventuelle billag for refusjon.

Hva koster en elektronisk kjørebok?

I 2018 koster en elektronisk kjørebok fra 1000 kroner i engangsavgift per kjøretøy, pluss en månedsavgift som starter fra 100 kroner per måned, per kjøretøy. 

Hvilken økonomisk gevinst gir en elektronisk kjørebok?

En elektronisk kjørebok sparer virksomheten for arbeidsgiveravgift, og kostnader knyttet til registrering og kontroll av de ansattes bilbruk, mens sjåføren som benytter den elektroniske kjøreboken sparer skatt og økonomiske tap når de bruker egen bil i yrkessammenheng. Dette ved at en elektronisk kjørebok gjør at sjåføren ikke glemmer å registrere bilbruken eller kostnadene knyttet til bilbruken i yrkessammenheng. Benytter sjåføren en firmabil som også disponeres privat må arbeidsgiveren dokumentere at sjåføren ikke benytter firmabilen privat for å unngå straffeskatt. En elektronisk kjørebok er et velegnet verktøy for å dokumentere dette. 

Hvor stor den økonomiske gevinsten blir for sjåføren som benytter den elektroniske kjøreboken er avhengig av:

• bilens liste pris som ny,
• bilens alder
• antall km privat kjøring i året.
• sjåførens skatteprosent

Det er imidlertid ikke uvanlig at sjåførens inntektspåslag kan bli mer enn halvert med en elektronisk kjørebok i forhold til å ikke bruke en kjørebok for firmabilen. Det kan derfor fort bli mye penger spart ved å gå over til en elektronisk kjørebok.

Hva sier lovverket om elektronisk kjørebok?

Formålet med elektronisk kjørebok er å oppfylle skattelovgivningens krav til dokumentasjon. Har man en godkjent elektronisk kjørebok er dokumentasjonen kjøreboken genererer godkjent av Skatteetaten som dokumentasjon for kilometergodtgjørelse. En elektronisk kjørebok kan dermed spare såvel arbeidstakeren som arbeidsgiveren for masse unødvendig manuelt arbeid.

Siden dataene kjøreboken genererer er knyttet til deg som individ er alle elektroniske kjørebøker også underlagt personopplysningsloven som regulerer hvilke personopplysninger som kan registreres og hvordan vi kan benytte disse opplysningene.

For en arbeidsgiver betyr dette at man må følge den samme fremgangsmåten når elektronisk kjørebok skal benyttes som for alle andre virkemidler som involverer registrering og bruk av personopplysninger. Sett deg her inn i de gjeldene reglene for personvern og GDPR regelverket.