Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 14 av 16 artikler om Innovasjonkilder

    Denne artikkelen er del 7 av 18 artikler om Innovasjonsmodell


workshopDefinisjon av workshop

Workshop er et begrep vi benytter i mangelen på et godt norsk ord. Begrepet betyr direkte oversatt arbeidsmøte, arbeidsseminar eller arbeidsgruppe i følge ulike oversettelseverktøy. Andre, f.eks. Språkrådet, oversetter workshop som et arbeidsverksted. En god oversettelse, da workshop ofte handler om at man skal “snekre” noe sammen med de andre deltakerne. 

I en workshop starter arbeidet når møte starter – ikke når møte slutter

Uavhengig av hvilken av disse definisjonene vi benytter så kan vi trygt si at en workshop (eller et arbeidsmøte eller arbeidsverksted om du vil), er litt annerledes og varer lengre enn et vanlig møte. En workshop får vi deltakerne opp av stolen og engasjerer dem på en annen måte enn vanlige møter gjør. En workshop er en mer praktisk og gir en mer inkluderende tilnærming til et tema enn et møte som er mer monotont enn en workshop.

Normalt starter vi arbeidet med noe etter at et møte er ferdig med å behandle sakene på agendaen. I en workshop starter vi å arbeide sammen med de andre møtedeltakerne så snart møte starter, ikke når workshopen er ferdig. Dette er f.eks. tilfelle når vi avholder en ideworkshop. Her er målet at møtedeltakerne i fellesskap skal komme opp med så mange nye ideer som mulig gjennom en brainstorming i selve møte.

Hvis du inviterer til et nettbasert møte der det kun er du som leverer innholdet, og deltakerne ikke aktivt bidrar til gjennomføringen, er det et webinar. Dvs. et nettbasert seminar (eller nettseminar). Dette er ikke en workshop.

For at et møte skal være en workshop kreves det:

  • At formålet ikke er å øke kompetansen til deltakerne. Kurs og seminarer har dette som formål – ikke workshop.
  • Deltakeren bidrar aktivt i diskusjonen. De er ikke passive tilskuere.
  • Deltakerne bidrar aktivt i utformingen av innholdet møte genererer

Når avholde en workshop?

En workshop er mest opplagt når hensikten er å:

  • Kickstarte noe nytt
  • Generere ideer og gjøre ting på en ny måte
  • Definere noe
  • Undersøke noe
  • Designe noe
  • Forankre et konsept i en gruppe
  • Skape en teamfølelse
  • Skape eierskap og involvering

Planlegging

Før en workshop kan gjennomføres kreves det at du har forberedt deg godt og planlagt det praktiske, hva som er formålet og hvordan formålet skal nås. Planleggingen starter normalt ved at vi setter opp et konkret mål for workshopen, da det er enklere å planlegge når vi har et klart mål. Hva skal du sitte igjen med etter endt workshop? En god workshop krever god ledelse og struktur, og god planlegging er nøkkelen til å få gode resultater.

Å stable en workshop på beina, er gjerne lettere for noen som har gjort det mange ganger før, da de har gjerne en verktøykasse av metoder og aktiviteter som kan brukes, samt erfaringer om hva som fungerer bra. Dersom du selv skal være deltagende i workshopen, kan det være krevende å også være fasilitator. I enkelte tilfeller kan det derfor være en god idé å leie inn en ekstern fasilitator, eller peke ut en annen kollega til jobben.

Formål

Det er viktig å ha dette på plass før en workshop starter, da deltagerne skal føle at de er med på å løse noe, og ikke bare tuller rundt og er ”gærne” i flere timer. Dernest er dette viktig for deg, slik at du vet hva slags ideer og innspill du vil få som du kan ta med deg videre i prosessen. De beste workshopene er de som har et tydelig formål.

  • Hvorfor gjennomfører du denne workshopen?
  • Hva vil du ha ut av den?
  • Hva er det viktig at dere får snakket om/sett på/utforsket?
  • Hva vil dere sitt igjen med?
  • Hvordan vil dette bli brukt og hvordan vil deltakerne få tilbakemeldinger om dette?

Av og til kan det være et formål i seg selv å ha en workshop — det forankrer, bygger tillit, skaper engasjement, osv. Men workshopen trenger også et formål som gjør at deltakerne føler at de er med på å bidra til noe, samtidig som du trenger å vite hvorfor du gjennomfører workshopen og hva du vil sitte igjen med etter at den er ferdig.

Tid, sted og deltakere

Når og hvor skal workshopen avholdes? Er disse lokalene tilgjengelige og har de alt utstyret som kreves for å gjennomføre den planlagte workshopen?

Hvor lang tid skal avsettes, hvor mange og hvem skal delta på workshopen? Når det gjelder deltakerne lønner det seg å sette sammen en gruppe som består av svært forskjellige personlighetstyper for å stimulere den kreative prosessen og unngå at workshopen blir en kjedelig affære hvor du må jobbe for holde workshopen igang. 

Busjett

Alt koster penger også en workshop. Sett derfor opp et budsjett for workshopen som du får bekreftet av din nærmeste overordnede. Her må du ikke bare ta med de kostnadene som er knyttet til gjennomføringen i form av lokaler, strøm, mat, drikke, reise og utstyr, men også lønnskostnaden til deltakerne og tapet av det arbeidet som ikke blir utført. 

Budsjettet er viktig for å bevisstgjøre hva hver enkelt workshop koster, slik at vi enklere kan vurdere behovet for dem ut i fra et økonomisk perspektiv.

Teknikker, aktiviteter og oppgaver

Når dette er på plass er neste oppgave å tenke igjennom hvilke teknikker og øvelser du ønsker å benytte under workshopen for å få frem de ideene og innspillene du er på utkikk etter. Tenk igjennom hvilke aktiviteter og oppgaver i workshopen som skal gå på et individuelt og gruppevis. Eksempler på oppgaver kan være å be deltakerne skriver ned ideer og tanker på post-it lapper, lage en ordsky sammen, lager enkle skisser med tusj, fyller ut ulike modeller, kartlegger kundereiser, eller på andre måter bidra med sin kunnskap og innsikt om temaet.

Gjennomføring

Er workshopen godt planlagt er det bare å følge oppskriften du har laget på forhånd når workshopdagen endelig kommer. Her vil fasilitators rolle være viktig. Tiden skal holdes, oppgavene forklares og gjennomføres korrekt, før de oppsummeres. I tillegg er det viktig at spørsmål blir stilt underveis, for å avdekke potensielle viktige funn.

Byrådleder Cathrine Stensland i Metro Branding har laget en 10 punkt sjekkliste vi kan anbefale at du tar en titt på i forbindelse med din neste gjennomføring av en Workshop:

  1. Kom deg ut av huset! Lei eller lån et rom som er inspirerende, lyst og stort nok for de som skal bruke tid der. Unngå å bruke egne lokaler for å unngå at workshopen blir spist opp av tidstyver og branner som må slukkes i pausene. Skap energi og ny inspirasjon i andre omgivelser.
  2. Avklar forventinger! Start møte med en runde rundt bordet – hva er deltakernes forventninger? Hva ønsker de å få ut av denne workshopen? Noter ned – og gjør sjekk om forventningene har blitt oppfylt på slutten av økten.
  3. Kjør oppvarming! Planlegg noen oppvarmingsøvelser og enkle oppgaver som gjør at deltakerne begynner å ”tenker utenfor boksen”.
  4. Sørg for god kaffe! Masse god kaffe og sunne og energigivende mellommåltider. Kanskje en kjærlighet på pinne til hver deltaker får frem smil og barnlig glede.
  5. Bli kreativ! Skru av mobilen og bruk stimuli som tusjer, gråpapirruller, post-it lapper og whiteboards. Ikke heng deg opp i powerpoint og lange presentasjoner. Jobb fysisk.
  6. Stimuler sansene med god lyd og musikk! Spill musikk i møterommet før møtet starter for å skape den stemningen du ønsker å skape. Skal du få folk til å slappe av, bli giret opp, eller fokusert. Bruk musikk i pausene og avslutt med musikk. Det gjør folk kreative og i godt humør.
  7. Vær målorientert! Hva er problemstillingen? Hva skal vi løse sammen? Ha klare, tydelige mål. Send ut problemstillingen dere skal jobbe med og overordnet agenda i forkant til deltakerne, slik at de kommer forberedt og har gjort seg opp egne tanker.
  8. Lei inn en ekstern prosessleder! Bli med selv. Ikke tenk på verken inndeling i grupper, tidsstyring, organisering eller når det er tid for lunsj. Vær fokusert. La den du har leid inn både utfordre gruppen – og fasilitere workshop.
  9. Forlat aldri workshop uten resultat!  Lag et utkast på hva dere har diskutert og blitt enige om. Da kan gruppen se svart på hvitt hva som er blitt produsert under dagen – og kan samtykke på at resultatet er i tråd med prioriteringene og beslutningene som ble gjort underveis. Da er det lettere å få fremdrift i etterkant!
  10. Vær positiv! Sørg for å at folk har riktig innstilling og holdning. ”Ja, og!” fremfor ”nei, men…” Vi trenger medarbeidere og ikke motarbeidere. En erfaren prosessleder lykkes med å skape god energi og høy produktivitet. 

Etterarbeid

Etter at workshopen er ferdig er det viktig at resultatet blir kommunisert til alle involverte og interessenter. Dernest, at det blir satt opp aksjonspunkter for veien videre slik at workshopens resultat blir brukt som en rettesnor i det videre arbeidet, fremfor å havne i en skuff. Hvordan etterarbeidet rent konkret legges opp er avhengig av hensikten med workshopen.

Var det for forankring? Send ut en oppsummering av hvem som var der, tid og sted, hva dere gjorde, bilder av det som skjedde, og noen av “resultatene”. Ta gjerne bilder underveis av det dere har laget.

Var det for å engasjere folk? I såfall var resultatene viktigere enn en oppsummering av hvem som var der og hva som skjedde. Her kan vi kanskje også åpne for innspill i etterkant av workshopen.

Var det for å få ideer selv? Angi i så fall opp alle post-it-lappene!

Kilder: 

  • Cathrine Stensland (2017). Hentet 21.11.19: https://kampanje.com/annonse/metro-branding/10-tips-for-en-vellykket-workshop/
Du leser nå artikkelserien: Innovasjonkilder

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Økologi – fremtidens konkurransefortrinnBrainstorming ( Idédugnad ) >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Innovasjonkilder i jakten på den gode ideen!
  • Teknologidrevet innovasjon (teknologideterminisme)
  • Industri 4.0 – den fjerde industrielle revolusjon
  • Automatisering
  • 3D-printing
  • Tingenes Internett («Internet of Things»)
  • 5G nettverk – vil løse dagens nettverksproblemer
  • Big Data – kilde til innovasjon og konkurransefortrinn
  • Blockchain
  • Virtuell virkelighet (Virtual Reality – VR)
  • Kunstig intelligens
  • Maskinlæring
  • Økologi – fremtidens konkurransefortrinn
  • Workshop (arbeidsmøte, arbeidsseminar og arbeidsgruppe)
  • Brainstorming ( Idédugnad )
  • Foreløbig vurdering av ideen
  • Du leser nå artikkelserien: Innovasjonsmodell

      Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Innovasjonkilder i jakten på den gode ideen!Brainstorming ( Idédugnad ) >>
        Andre artikler i serien er: 
  • Innovasjonsmodell
  • Aktivitets- og Stage-Gate-modellen
  • Identifisere forbedringsområdene for innovasjonen
  • Idéfasen til entreprenøren
  • Ideprosessen – starten på en ny innovasjon
  • Innovasjonkilder i jakten på den gode ideen!
  • Workshop (arbeidsmøte, arbeidsseminar og arbeidsgruppe)
  • Brainstorming ( Idédugnad )
  • Foreløbig vurdering av ideen
  • Konsept og konsepttest
  • Innovasjonen og entreprenørens research fase
  • Idevurdering og økonomisk analyse av potensialet
  • Beslutningsfasen til entreprenøren
  • Produktutvikling og teknisk utvikling
  • Prototype
  • Produktutvikling og markedsføring
  • Implementeringsprosessen
  • Lanseringsstrategi