Visualiser din nye informasjonsstruktur

Enhver verdiaktivitet, bindeledd og samhørighetsforhold i en verdikjede styres av “input” fra virksomhetens informasjonsystem og skal gi en eller annen form for “output” tilbake til informasjonsystemet.. 

Enhver endring i verdikjeden vil derfor påvirke informasjonssystemet, spesielt når vi innfører ny digital teknologi som er helt avhengig av informasjon fra informasjonsystemet for å virke og utføre ønskede handlinger. 

Å tenke på hvordan den nye hybride-verdikjeden vil være avhengig av virksomhetens informasjonsystem for å virke som tiltenkt er for sent når valg om hybrid-verdikjede er tatt. Denne forholdene må vurderes sammen når valg av hybrid-verdikjede tas. 

Oppgaven her er å tegne opp et visuelt bilde av den nye informasjonstrukturen og sammenhengen mellom informasjonstrukturen og den nye hybride-verdikjeden.

Virksomheter som har en svært enkel verdikjede og informasjonstruktur kan slå sammen disse to visuelle fremstillingene til en helhetlig illustrasjon som viser såvel verdikjeden som informasjonstrukturen. Virksomheter som har en mer komplisert eller lengre verdikjede og/eller informasjonstruktur bør lage to separate fremstillinger, da fremstillingen vil bli for komplisert og detaljert til at den kan gi et klart og forstålig bilde av prosessen og sammenhengene. 

Har virksomheten en svært lang eller komplisert verdikjede og/eller informasjonstruktur bør man utvikle flere visuelle fremstillinger, slik at man kan bruke de enkleste for å gi ansatte, investorer, leverandører og nøkkelkunder en rask innføring i hvordan virksomheten er satt sammen og fungerer. For hvert enkelt område kan må så utvikle mer detaljerte fremstillinger som brukes for å lære opp de ansatte som berøres av denne delen av verdikjeden og informasjonstrukturen.

3 delstrukturen som tilsammen danner informasjonsstrukturen

Så langt har vi omtalt informasjonstrukturen som en enhetlig struktur. Dette er ikke korrekt. Informasjonstrukturen er en samlebetegnelse vi bruker for å beskrive 3 separate del-strukturer som tilsammen danner informasjonstrukturen. Enhver informasjonstruktur består av en:

• Kontekstuell struktur
• Logisk struktur
• Teknologisk/fysisk struktur

Et dokument for videre utvikling av informasjonsstrukturen

En viktig oppgave med dette dokumentet er å dokumentere virksomhetens informasjonstruktur og -systemer så godt at dokumentet kan brukes som beslutningsgrunnlag for å tenke frem og tegne opp fremtidige endringer av verdikjeden og informasjonstrukturen.

Leverandører av virksomhetens fremtidige økonomistyringsystem, CRM-system, Lønn- og skattesystemer, intern kontrollsystemer, nettsider, apper, produksjonssystemer, egenutviklede databaser o.l. vil dessuten trenge dette dokumentet for å kunne gi virksomheten et tilbud på nye IT-løsninger og sette opp de leverte løsningene. Her vil de finne all informasjonen de trenger for å kunne implementere sine systemer med virksomhetens øvrige datasystemer, uten problemer.

Dette dokumentet har dermed flere funksjoner som alle krever at alle deler av virksomhetens kontekstuelle-, logiske- og teknologiske informasjonstruktur struktureres, forklares og dokumenteres skikkelig. Det vil virksomheten få godt betalt for mange ganger etter at dokumentet er ferdig skrevet og gjort kjent.