Fama og Jensen (1983) m.fl. ser hovedsakelig på styret som et kontrollorgan. Et organ som har som oppgave å kontrollere ledelsen på vegne av eierne som velger styret.
Aksjelovens § 6-13 trekker opp styrets kontrolloppgaver. Her går det frem at styret bl.a. skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.
Innholdsfortegnelse
Et uavhengig kontrollorgan
For at styret skal kunne oppfylle sin rolle som kontrollorgan er det en forutsetning at de er uavhengig av dem de skal kontrollere. Ledelsen bør derfor ikke sitte i styret, da dette blir det samme som å sette “bukken til havresekken de skal passe“.
Kontrollområder
Styrets kontrollfunksjoner kan deles inn i to kategorier:
- Resultatkontroll; omfatter regnskapskontroll i form av kostnadskontroll, salgskontroll, avdelingskontroll, likviditetskontroll og investeringskontroll.
- Prosesskontroll, som har tilknytning til omsetningsvekst og kontroll av kjerne- og støtteprosessene i bedriftens verdiskapningsprosess som skaper resultatet.
Kontroll- og evalueringsrutiner
En av styrets viktigste oppgaver er å påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. I denne sammenheng forplikter styret å vurdere den økonomiske situasjonen i selskapet minst en gang hvert kvartal, hvorav den ene kan være den årlige generalforsamlingen.
Det er imidlertid ikke bare selskapets økonomiske tilstand og økonomistyring som må kontrolleres og evalueres minst en gang i kvartalet. Alle ressurser og prosesser av betydning for verdiskapningen, resultatet og formues forvaltningen må kontrolleres og evalueres i forhold til eiernes krav, oppsatte mål, strategier og planer.
Styret må derfor starte med å stille seg følgende spørsmål:
- Hva må styret kontrollere og evaluere jevnlig?
- Hvilke mål, nøkkeltall, investeringer, planer og prosesser må styret kontrollere for å ivareta sin oppgave?
- Hvordan skal disse forholdene kontrolleres og evalueres, og hvilke rapporter trenger styret for å kunne gjøre dette? Hvem skal utvikle disse rapportene?
- Hvor ofte skal vi kontrollere og evaluere dette?
Å utvikle gode rutiner for alle disse kontrollområdene er ledelsens oppgave, mens det er styrets oppgave å påse at de finnes, at de virker som tiltenkt og at disse forholdene jevnlig blir kontrollert og evaluert.
Styret skal ikke bare kontrollere og evaluere alle vesentlige sider av virksomheten. De har også ansvaret for at nødvendige tiltak blir iverksatt for å rette på eventuelle avvik som avdekkes.
Fastlegg nøkkeltall og planer
Styret må etablere nøkkeltall, også kalt KPI, som gjør det mulig å jevnlig kontrollere om bedriften beveger seg mot sine mål gjennom sin strategi. Dette må gjøres i samarbeid med daglig leder, slik at alle får en felles forståelse av nøkkeltallene, at vi benytter de rette nøkkeltallene i forhold til situasjonen og at alle benytter de samme nøkkeltallene i sin evaluering av fremdriften.
Nøkkeltallenes funksjon er å være indikatorer som forteller hvordan utviklingen på områder som anses som kritiske suksessfaktorer går i forhold til den gjeldende strategien. Nøkkeltallene skal gjøre det mulig å jevnlig vurdere om utviklingen går som forventet, uten å måtte gjøre en fullstendig regnskaps- og markedsanalyse.
Styrets involveringen må imidlertid ikke bli så stor at styret overtar oppgaven med å utvikle nøkkeltallene selv, og dermed fratar ledelsen muligheten til å drive og styre virksomheten.
