Strategisk analysemetoder for informasjonstrategien

Det finnes knapt en ekspert eller bedriftsleder som er uenig i at Internett-, Ekstranett- og Intranett baserte løsninger kommer til å utgjøre grunnmuren i enhver organisasjons kommunikasjonsstruktur i fremtiden. Det som ikke er like opplagt er hvordan bedriftene skal utnytte de mulighetene som finnes innenfor denne teknologien for å oppnå økt lønnsomhet på kort og lang sikt.

Amerikanske studier av produktivitetsutviklingen hos amerikanske funksjoner, viser at deres produktivitetsøkning ikke har utviklet seg i takt med de investeringer som er foretatt i moderne informasjonsteknologi.

Figur – Sammenhengen mellom IT investeringer og effektivitetsgevinster

Grunnen til at dette misforholdet har oppstått skyldes at man kun har automatisert informasjons- og kommunikasjons prosessene, og ikke gjort noe med rutinene og oppgavene når man har gått over til ny informasjonsteknologi. Arbeidet er det samme, det eneste som har forandret seg, er arbeidsverktøyene våre.

Hva kan man så lære av dette ? Jo, at man ikke kan investere i moderne informasjonsteknologi uten å også gjøre noe med jobbinnholdet.

Information innovation

Skal man oppnå en effektiviseringsgevinst som er større enn investeringene, kan man ikke tenke i de samme baner som i dag, og tro at løsningen ligger i å la en printer skrive ut fakturaen i stedet for å ha en sekretær skrive den på en skrivemaskin. Man bør heller tenke på hvilken måte man kan bruke den nye teknologien til å overflødig gjøre fakturaen på. Husk at fakturaen ble utviklet for å passe inn i gårsdagens informasjonsteknologi. Fakturaen hadde en naturlig plass og funksjon den gang alt måtte gå skriftlig gjennom postverket og arkiveres i arkivskap. Dette er ikke tilfelle i dag, så hvorfor har vi ennå ikke byttet ut denne tungvinte og kostnadskrevende måten å sende hverandre regninger på?

Poenget her er at teknologien ikke må tilpasses inngrodde rutiner og vaner, hvis man ønsker å oppnå effektiviseringsgevinster. Arbeidsoppgavene bør i stede tilpasses de mulighetene som finnes latent i de nye teknologiene som dukker opp med stadig kortere mellomrom. Dette kalles information innovation.

Informasjon som strategisk ressurs

Information innovation krever at man ser på informasjon som en strategisk ressurs, på lik linje med bedriftens tradisjonelle produksjonsfaktorer. Man må erkjenne at måten organisasjonen håndterer informasjonen de er i besittelse av er avgjørende for den suksess og konkurransestyrke. Hvorfor ? Jo, fordi informasjon er det eneste som gjør det mulig for mennesker å samhandle og nå et felles mål. I bunn og grunn kan vi derfor si at en organisasjons effektivitet og særpreg ALLTID vil være en funksjon av hvordan alle organisasjonsmedlemmene:

• analyserer informasjonsbehovet sitt

• skaffer seg informasjon

• organiserer og tolker informasjonen

• utveksler informasjonen seg imellom

• oppbevarer informasjonen

I en tid hvor forandringstakten i samfunnet er høyere enn noensinne, og hvor tiden man har til rådighet for å treffe en beslutning blir stadig kortere, samtidig som konsekvensene av en feil beslutning blir stadig større p.g.a. investeringenes størrelse, sier det seg selv at informasjonen man har til rådighet til å treffe sine beslutninger på, er alfa omega.

Problemet med informasjon som strategisk ressurs, er at det er vanskelig å måle verdien av informasjonen ved hjelp av vanlige kost – nytte analyser. For å rettferdiggjøre store investeringer i IT – teknologi, har man derfor ofte måtte bruke “mykere mål” i evalueringen av nytteverdien.

Informasjonsøkonomi

Skal man betrakte informasjon som en strategisk ressurs og behandle den som en innsatsfaktor på linje med arbeidskraft og kapital, er det også nødvendig å sette en verdi på informasjonen. Noe som igjen krever at man har et bevist forhold til hva som er god og dårlig informasjonsøkonomi; – I hvilken situasjoner har informasjon noen verdi, og hvilken verdi har informasjonen?

Grovt sett kan vi velge tre utgangspunkt når vi skal vurdere informasjonens verdi:

1. Hva taper vi på å ikke skaffe oss informasjonen?
2. Hva tjener vi på å skaffe oss informasjonen?
3. Hvilken markedspris har informasjonen?

Den enkleste teknikken er å ta utgangspunkt i å se på hva en taper på å ikke skaffe oss informasjonen. Noe som heller ikke er helt problemfritt, da det er vanskelig å vite hvilken verdi informasjonen har før vi skaffer oss den.

Informasjonens verdi vil ofte dukke opp når det blir snakk om å investere i et nytt informasjonssystem. For å beregne hvilken verdi dette nye informasjonssystemet har for bedriften, bør man prøve å anslå verdien av følgende regnestykke:

Uansett om bedriften har en informasjonsstrategi eller ikke, er det viktig at analysen Internett satsningen skal bygge på også omhandler denne dimensjonen i bedriften.

Analysen bør her ta for seg alle sider av bedriftens informasjonsstruktur, som kan deles opp i tre mindre delstrukturer.

Figur – Informasjonsstrukturen i en bedrift

Kontekstuell struktur

Når vi snakker om den kontekstuelle informasjonsstrukturen mener vi prosessen informasjonen går igjennom fra de foreligger som rådata, dvs. data av typen: 8,90, 22 10 55 63, 10.09.95, 123AS, til den foreligger som kunnskap og visdom.

Siden den kontekstuelle strukturen er en prosess, kan den deles inn I mindre informasjonsnivåer som informasjonen må bevege seg igjennom på veien fra data til visdom. Det laveste informasjonsnivået i den kontekstuelle strukturen er rådata, mens visdom er det høyeste informasjonsnivået. Nivåene som ligger I mellom disse to, er nivåer som informasjonen må bevege seg igjennom for å bli omdannet til visdom som kan danne grunnlag for ny viten.

Figur – Den kontekstuelle informasjonsstrukturen

Sentrale spørsmål i analysen av denne delen av informasjonsstrukturen bør være:

• Hvilken kompetanse besitter organisasjonen i dag?
• Hvordan fornyes og videreutvikles denne kompetansen?
• Hvordan skjer rekrutteringen og hva legges vekt på?
• Hvilken opplæring får de ansatte?
• Hvilke kommunikasjonskanaler finnes i organisasjonen for kommunikasjon horisontalt og vertikalt?
• Hva kommuniseres gjennom disse kanalene?
• Hvilken tilgang til fagstoff har de enkelte organisasjonsmedlemmene og hvilke incitamenter benyttes for frivillig kompetansehevning?
• Hvilken kompetanse vil organisasjonen trenge i fremtiden og hvordan har de tenkt å skaffe seg den?
• Hvordan håndterer konkurrentene ovennevnte forhold?
• Hvordan kan bedriften benytte Internett teknologi for å bli bedre på ovennevnte forhold i forhold til sine konkurrenter?

Teknologisk struktur

Med teknologisk struktur mener vi hvordan organisasjonens tekniske infrastruktur er oppbygd. Bruker man f.eks. fortsatt arkivskap for å lagre informasjon, eller har man gått over til elektroniske lagring i databaser ? Skrives brevene på skrivemaskiner eller Pcèr ? Har selgerne mobiltelefoner ? Hvilken hardware og software benyttes ? osv.

Den teknologiske strukturen er med andre ord ikke noe annet enn en angivelse av hvilke fysiske hjelpemidler som organisasjonen benytter i informasjonssammenheng.

Sentrale spørsmål i den teknologiske strukturen er:

 – Hvordan skal vi lagre informasjonen?
– Hvordan skal vi presentere informasjonen?
– Hvordan skal vi distribuere informasjonen?

Sentrale spørsmål i analysen av den teknologiske strukturen er:

• Hvordan lagrer bedriften informasjonen ?
  a) Arkivskap eller digitalt på datamaskiner eller i et nettverk ?
• Hvordan utveksler bedriften informasjon ?
  a) Gjennom notater i posthyller eller gjennom et felles internt nettverk ? Har alle egen PC ? Er alle knyttet opp i et LAN-nettverk ? Har alle tilgang til Internett ?
  b) Har bedriften e-mail? Hvis ja, hvem har i så fall egen mail konto? Alle eller noen utvalgte?
  c) Har bedriften egen kundeavis eller andre trykte publikasjoner for intern markedsføring eller kommunikasjon ? Hvis ja, kan disse gjøres digitale og evt. legges ut på et Intranett eller ekstranett?
  d) Har ”utepersonell” egne mobiltelefoner ? Hvis ja, har de mulighet for data oppkobling/utveksling?
  e) Har de ansatte tilgang til Internett hjemme ? Hvem har PC med mulighet for hjemmekontor?
• Hvordan presenteres informasjonen?
• Hvordan distribueres distribusjonen horisontalt og vertikalt i organisasjonen ? Kan dette i fremtiden gjøres digitalt over et Intranett eller Ekstranett?
• Hvilke data- og telekommunikasjonsteknologi benyttes i bedriften ? Hvilket operativsystem har serverne og klientene som er knyttet til serveren? Hvilken programvare er installert? Hvilke logistikk, ordre og kundesystemer benyttes? Hvilke databaser har bedriften og hvilken teknologi benytter dem? Hvilke integrasjonsmekanismer finnes med disse systemene ? Hvordan kan man importere og eksportere informasjon mellom disse systemene ? Hvilke av disse systemene må Internett løsningene være kompatible og integrerte med?

Logisk struktur

Den logiske informasjonsstrukturen angir hvordan informasjonen er innsamlet, kodet, organisert, analysert og lagret, samt hvordan den distribueres og presenteres til brukerne. Av den grunn henger organisasjonens logiske- og teknologiske struktur nøye sammen. Verken den logiske eller teknologiske strukturen kan utformes uten at man tar hensyn til den andre. Men den logiske strukturen blir ikke kun bestemt av organisasjonens teknologiske struktur. Den blir i stor grad også påvirket av hvem som utvikler strukturen, da ulike personer legger vekt på ulike egenskaper og kriterier når den logiske strukturen skal designes.

Figur – Den logiske informasjonsstrukturen

Sentrale spørsmål i analysen vil her være:

• Hvilke rutiner og prosedyrer for informasjonshåndtering, lagring og gjenfinning finnes?
• Hvordan er skjemaer og formularene bygd opp ? Hvilken informasjon inneholder de?
• Kan oppgaver som i dag gjøres manuelt utføres i fremtiden gjennom bruk av Internett teknologi?
• Hvilke databaser har bedriften i dag og hvilken informasjon ligger i dem? Hvordan er de bygd opp m.h.t. tabeller, felter, feltegenskaper, spørringer og eventuelle rapporter, skjemaer, makroer, script, plug-ins o.l.
• Hvordan kan datautveksling mellom databasetabellene i de ulike informasjonstabellene kommunisere med hverandre?
• Hvordan må indeksspråket bygges opp?