Definisjon >> Møte og møteledelse
Et møte er når to eller flere personer møtes, formelt eller uformelt, for å snakke om ett eller flere tema. Temaene som skal diskuteres under møte kaller vi for agenda. Tradisjonelt avholdes møter ansikt til ansikt rundt et møtebord eller digitalt via et app som gjør det mulig for møtedeltakerne å se og høre hverandre. Gruppen som deltar på et møte kalles møtedeltakere, mens den som innkaller og avholder møte er møtelederen. Begrepet møteledelse kan defineres slik:
– Møteledelse er en prosess som går ut på å lede en gruppe på et møte for å diskutere en agenda og styre møtets i en retning som gjør at møtet når sin målsetning.
Som det går frem av definisjonen forutsetter effektiv møteledelse at møtet har en agenda og et møtemål. Mangler møte en av disse to elementene er det umulig å få til et effektivt møte. Normalt er vi ikke bare ute etter å informere og diskutere sakene som står på møtets agenda, men å få møte til å fatte de beslutningene vi ønsker i henhold til møtets agenda. Hvordan du bør gå frem for å klare dette er temaet for denne artikkelserien.
Hvorfor er møteledelse viktig?
Eldre undersøkelser viste at en gjennomsnitts lederen bruker over 25% av tiden sin på møter, mens mellomledere bruker minst 40% av arbeidstiden sin på møter. Toppledere kan bruke inntil fire hele dager pr. uke i møter. Det burde derfor være unødvendig å minne ledere om hvorfor det er viktig at de lærer seg møteledelse.
Det er i møter forhandlinger, kompromisser og kjøpslåing mellom koalisjonene foregår. Møter er derfor en sentral livet til enhver leder, selger og påvirker. Vi kan faktisk gå så langt som å si at hvis du skal lykkes som leder, selger, politiker eller få gjennomslag for dine synspunkter er det en forutsetning at du er god på møter.
Møter er også svært kostbart. La oss si at du skal avholde ett 1 times møte med 6 møtedeltakere som i gjennomsnitt har en timeslønn på kr. 400.-. Å avholde dette møte vil i utgangspunktet koste 6 x kr. 400 = kr. 2400.-. I tillegg må vi legge tiden møtedeltakerne bruker på å komme seg til og fra møte, hente seg en kopp kaffe og småprat. I interne møter går det fort 15 minutter ekstra til slike formål. Noe som vil si at det går med 1,5 time ekstra til slike formål. I tillegg må vi legge til tiden som brukes på møteforberedelser. Hvis vi er forsiktige og sier at ytterligere 1,5 time går med til møteforeberedelser må legge til 3 ekstra timer. Den totale kostnaden blir dermed kr. 3600.- for dette møte. I tillegg må vi legge til den tapte verdiskapningen virksomheten går glipp av ved at 6 av sine ansatte sitter i et møte. Siden alle ansatte må skape større verdier enn de forbruker er det ikke unaturlig at virksomheten vil gå glipp av en verdiskapning i størrelsesorden 9 x kr. 500 = 4.500.-. Den totale kostnaden for 1 times møte med 6 møtedeltakere vil dermed bli rundt kr. 8.100.- . Dette er mye penger. Av den grunn er det viktig at vi prøver å holde antall møter til et minimum og at hvert møte vi gjennomfører blir så effektive som mulig.
Du blir vurdert ut i fra hvordan du opptrer i møter
Hver gang du går i et møte vil de øvrige møtedeltakerne vurdere deg og hva du står for, bevisst eller ubevisst. Hvilken vurdering de gjør seg avgjøres av førsteinntrykket de får av deg, hvordan du håndterer forsamlingen, enten som møteleder eller som deltaker, i kombinasjon med en rekke andre faktorer. Denne vurderingen vil gi seg utslag i hvordan de øvrige møtedeltakerne vurderer dine sterke og svake sider, dine evner og dyktighet.
I denne sammenheng er det viktig å huske på at du aldri vil bli forfremmet til neste beslutningsnivå før du oppfattes å ha de egenskapene som trengs for å kunne håndtere en forsamling på det nivået du befinner deg på i dag. En vurdering som blir mer og mer bevisst ettersom du beveger seg oppover karrierestigen. Glem derfor aldri:
Hver gang du deltar i et møte sender du ut signaler om hvem du er, hva du kan og i hvilket sjikt du hører hjemme
Det kan synes urettferdig eller uklokt at noen skal avgjøre om du er kvalifisert for en bestemt stilling på bakgrunn av inntrykket de får av deg i et eller noen få møter, men slik er verden.
