Drøftelsesmøte før oppsigelse eller avskjed

En arbeidsgiver som vurderer å foreta oppsigelse eller avskjed av en arbeidstaker, plikter å gjennomføre et drøftelsesmøte før det tas en endelig beslutning. 

Arbeidsmiljøloven krever et drøftelsesmøte før oppsigelse gis

Arbeidsmiljølovens § 15-1 krever at arbeidsgiver skal innkalle arbeidstakeren til et drøftelsesmøte før beslutningen om en oppsigelse eventuelt blir tatt. Dette for å sikre at arbeidstakeren har anledning til å gi sitt syn i saken før den endelige beslutningen tas.

“Formålet med et drøftelsesmøte er i korthet at arbeidstageren skal få mulighet til å bli kjent med at han står i fare for å bli sagt opp, hva grunnlaget for oppsigelsen vil være, samt få drøftet dette med arbeidsgiveren før en oppsigelse blir en realitet. I tillegg bør den ansatte gis anledning til å si noe om hvilke konsekvenser en oppsigelse eller avskjed vil får med tanke på for eksempel karriere og privatøkonomi”(arbeidsrettsadvokaten.no).

Lovens bokstav lyder som følgende:

“Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes”.

Drøftingsplikten gjelder altså i henhold til arbeidsmiljøloven «så langt det er praktisk mulig». Kan man gjennomføre drøftelser, skal dette gjøres. I praksis er det dermed svært få tilfeller der drøftelsesmøte kan unnlates (juridiskabc.no).

Formålet med møtet er som ordlyden sier at arbeidsgiver for det første skal drøfte grunnlaget for oppsigelsen.

Innholdet i drøftingsmøtet blir selvsagt avhengig av den aktuelle situasjonen. Det som imidlertid alltid er viktig i drøftelser, er at arbeidsgiver gir en grundig og objektiv fremleggelse av faktum, og at arbeidstaker får god anledning til å kommentere, utfylle og eventuelt imøtegå de fakta og vurderinger som arbeidsgiver legger frem i drøftelsesmøtet (juridiskabc.no).

Ved omstilling eller nedbemanning vil man typisk forklare bakgrunnen for prosessen, hvilke utvelgelseskriterier og utvelgelseskretser man har basert seg på, samt redegjøre for eventuelle kollektive drøftelser man har hatt med tillitsvalgte og lignende (juridiskabc.no).

Dersom arbeidsgiver vurderer oppsigelse eller avskjed grunnet den ansattes egne forhold, er det særlig viktig med et grundig drøftelsesmøte. Dersom arbeidsgiver for eksempel foretar en avskjed på sviktene faktisk grunnlag, og uten forutgående drøftelsesmøte der fakta kunne vært oppklart, kan virksomheten eksponeres for store erstatningskrav (juridiskabc.no).

Når domstolene skal vurdere om en oppsigelse er usaklig – dermed ulovlig – ser man at det legges vekt på hvorvidt det har vært gjennomført drøftelser før beslutningen om oppsigelse ble tatt (arbeidsrettsadvokaten.no).

Selv om en oppsigelse ikke automatisk blir ugyldig bare fordi det ikke har vært gjennomført drøftelser i forkant, gir manglende drøftelser gjerne en indikasjon på at oppsigelsesprosessen ikke har gått skikkelig for seg. I praksis ser man derfor at manglende drøftelser lett fører til at en oppsigelse kjennes ugyldig (arbeidsrettsadvokaten.no).

Når en oppsigelse kjennes ugyldig av domstolen, betyr dette i utgangspunktet at arbeidsforholdet skal bestå. En annen virkning er at den som har fått en ugyldig oppsigelse kan tilkjennes en erstatning for økonomisk tap og ikke-økonomisk skade (oppreisning) (arbeidsrettsadvokaten.no).

Innkalling til drøftelsesmøtet

Loven har ingen formkrav til hvordan innkalling til drøftelsmøte skal se ut, eller hvor tidlig eller sent den skal gis. Her som ellers i arbeidsretten gjelder imidlertid et forsvarlighetskrav (juridiskabc.no).

Arbeidstaker må få nødvendig tid på å forberede seg, og eventuelt skaffe rådgiver eller tillitsvalgt til å bistå i møtet (juridiskabc.no).

Det er samtidig klar sedvane for at innkallingen skal skje skriftlig, og at det gjøres helt klart for arbeidstaker at møtet omhandler mulig avslutning av arbeidsforholdet. Her – som ellers innenfor arbeidsretten – er det et krav om forsvarlighet, og det må da være et minimumskrav at arbeidstaker gis nødvendig informasjon og tid til å forberede seg og skaffe advokat / tillitsvalgt om ønskelig (juridiskabc.no).

Før drøftelsesmøte bør det alltid sendes en skriftlig innkalling til drøftelsesmøte med minst 24 timers varsel. Helst bør arbeidstakeren gis 2-3 dagers varsel for å kunne forberede seg.  I innkallelsen bør det fremgå at innkallingen gjelder «drøftelsesmøte» (betgenelsen drøftelsesmøte bør benyttes). Det bør angis en kort agenda for drøftelsesmøte slik at arbeidstakeren vet hva møte kommer til å dreie seg om. Vedkommende bør også gis anledning til å ta med rådgiver, f.eks tillitsvalgt eller advokat, til møtet.

Gjennomføring av drøftelsesmøtet

Vurder om drøftelsesmøtet kan gjennomføres på et nøytralt sted, eller hos arbeidsgiver eller arbeidstakers advokat. Spesielt på arbeidsplasser der det er små forhold, kan det være belastende at slike møter skjer på et møterom med glassvegger, i pauserommet eller lignende.

I selve møtet er det viktig at arbeidsgiver går frem på en ryddig, saklig og etterprøvbar måte. I dette ligger for det første at man møter den ansatte med respekt. Husk at det er et grunnleggende rettsprinsipp at alle skal anses uskyldig inntil det motsatte er bevist, og at vi alle har en tilsvarsrett – en rett til å forsvare oss og komme med vårt eget syn på saken (arbeidsrettsadvokaten.no).

Videre bør arbeidsgiver alltid ha god dokumentasjon for grunnlaget for den mulighet oppsigelsen eller avskjeden. Her følger noen eksempler (arbeidsrettsadvokaten.no):

• Skyldes innkallingen mistanke om underslag innebærer det å ta med f eks kontoutskrifter eller andre dokumenter som viser mistenkelige overføringer.
• Er det mange klager fra kunder eller leverandører, må man legge frem disse
• Er det snakk om en selger, bør arbeidsgiver legge frem for eksempel budsjetter, aktivitetskalender og salgstall – gjerne også for sammenlignbare selgere, for å vise om det er selgeren som svikter eller markedet som  har sviktet.
• Hvis forsentkomminger danner bakgrunnen for innkallingen tar man med kopi av klager eller utskrift fra timeregisteringssystemet.
• Er det nedbemanning som ligger til grunn er regnskapstall, salgsrapporter osv relevant.

Som vi ser går drøftelsesmøtet i all enkelhet ut på å legge frem alt man har av dokumentasjon og argumentasjon for hvorfor man vurderer å gå til oppsigelse eller avskjed. Dette slik at den ansatte sikres kontradiksjon – det vil si mulighet til å imøtegå det arbeidsgiver legger frem.

Arbeidstager bør få god tid til å komme til orde med sine synspunkter på grunnlaget for oppsigelsen, hvordan en oppsigelse vil ramme vedkommende personlig og økonomisk, og andre relevante forhold.

Ved oppsigelse på grunn av nedbemanning skal arbeidsgiver alltid vurdere følgene av en oppsigelse opp mot virksomhetens behov for å kutte kostnader. Da må man spørre den ansatte om hvilke konsekvenser en oppsigelse vil få med tanke på gjeldssituasjon, forsørgerbyrde osv.

Grundighet, åpenhet og saklighet i oppsigelsesprosessen handler altså om å ta den ansatte på alvor, og behandle vedkommende med respekt. Dette kan gjøre det enklere å starte en dialog om alternative løsninger, som overføring til annen stilling eller at den ansatte gis en sluttpakke (arbeidsrettsadvokaten.no).

Referat fra drøftelsemøte

For å kunne dokumentere at drøftelsesmøte har vært gjennomført på korrekt måte er det viktig å settes opp et referat fra møtet, eller i det minste en protokoll som viser:

1. 1. 1. Hvem som deltok i møtet
      2. Hvor lenge møtet varte
      3. Hva som ble drøftet
      4. Hvilken dokumentasjon som ble fremlagt
      5. Hvilke synspunkter som kom frem
      6. Dato, sted og underskrift av de som deltok på møte

Å ha et skikkelig referat fra drøftelsesmøte er viktig hvis arbeidsgiveren ønsker å gå til det siste skrittet som er å si opp eller avskjedige vedkommende. Referatet er da arbeidsgiverens dokumentasjon på at drøftelsemøte er gjennomført.

Kilder:

• http://www.juridiskabc.no/arbeidsrett/droftelsesmote/
• http://www.arbeidsrettsadvokaten.no/droftelsesmote/