Regnskapsfører og regnskapsprogram

Hvilken regnskapsfører bør du velge?

Når du skal velge regnskapsfører, er det viktig at du finner en regnskapsfører som du kan bruke som din diskusjonspartner for å løse de daglige utfordringene. Dette krever at vedkommende har forståelse for din virksomhet, bransje og situasjon/utfordringer.

Dessuten er det viktig at den personlige kjemien stemmer. Du skal tilbringe mye tid sammen med denne personen og du vil treffe mange viktige beslutninger i fremtiden som er basert på de råd som du får fra regnskapsføreren. Personlig kjemi, kompetanse, erfaring og tillit er derfor nøkkelord når regnskapsfører skal velges.

Opp søk flere byrå og søk råd fra både bank, revisor og andre næringsdrivende.

Autorisert regnskapsfører

Lov om ekstern regnskapsførsel skal sikre at vi som kjøper regnskapstjenester får et kvalitetsprodukt. Lovverket stiller flere krav til et regnskapsbyrå.

Alle byrå skal ha minst en autorisert regnskapsfører fra Finanstilsynet med en bestemt utdannelse og fartstid innen bransjen (Autoriserte regnskapsførere har et autorisasjonnummer).

For å kunne søke om autorisasjon, må man oppfylle kravene i regnskapsførerloven om utdanning og praksis, og for øvrig være økonomisk vederheftig mv. Finanstilsynets stikkprøver har avslørt at kvaliteten varierer mye fra byrå til byrå. Du bør derfor bruke litt tid på å velge en kompetent regnskapsfører som du kan stole på.

Oppdragsavtale

Regnskapsføreren er pålagt å opprette en skriftlig oppdragsavtale om hvilke arbeidsoppgaver som regnskapsfører skal gjøre og hvilke oppgaver du selv skal utføre, hvilke rapporter du skal ha og når de skal foreligge.

Det skal også fremgå hvilke tjenester du kan forvente av regnskapsføreren, og som er inkludert i honoraret, og hvilke tjenester du evt må betale særskilt for. Snakk med regnskapsfører om dette. Du kan også få informasjon ved å henvende deg til Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening, Landslaget for regnskapskonsulenter eller skatteetaten.

Det finnes også mye relevant informasjon andre steder på disse internettsidene og på internettsiden til Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening. Se også Brønnøysundregistrene og Lovdata.no.

Regnskapsførerens oppgaver

Nedenfor finner du en liste med vanlige oppgaver knyttet til regnskapsføringen og en vanlig arbeidsdeling.

Hvilket regnskapssystem bør du velge?

Dersom du skal føre regnskapet selv, må du velge et regnskapssystem. Velger du å sette bort regnskapet til et eksternt regnskapsbyrå er valg av regnskapssystem ikke ditt problem, med mindre du ønsker at regnskapssystemet til regnskapsføreren skal integreres med andre systemer bedriften har.

Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) av 1998 stiller krav om at:

• Alle opplysninger som påvirker resultat og formue skal registreres i regnskapssystemet.
• Registreringen må minimum inneholde:
  1. dato for utstedelse av bilaget
  2. informasjon om beløp og mengde
  3. regnskapskonto
  4. bilagsnummer.

Når rapportene er kjørt ut og perioden avsluttet, skal registreringene ikke kunne endres. Korreksjoner gjøres med et korreksjons bilag, eventuelt i inneværende periode dersom aktuell periode er avsluttet. Skal du etterleve dette kravet, kommer du til kort med en regnearkbasert løsning. Regnearkene blir også for kompliserte når du må håndtere moms og reskontro.

Det finnes mange rimelige regnskapsprogrammer ute på markedet. For mange småbedrifter kan enkelte av disse programmene være gode nok. Skal du ha større systemer bør du kontakte flere leverandører for pristilbud og demo.

La en regnskapskyndig (ditt regnskapskontor eller din revisor) hjelpe deg å finne det regnskapsprogrammet som passer best til dine behov.

Et regnskapssystem må være systematisk og oversiktlig. Det skal være tilrettelagt slik at opplysningsplikten overfor myndighetene blir ivaretatt. Rent generelt kan vi si at bedriftens regnskapssystem må oppfylle følgende krav:

1. Datafangst. Alle transaksjoner som er nødvendig for korrekt rapportering må registreres.
2. Dokumentasjon. Alle transaksjoner skal dokumenteres med bilag.
3. Kontrollspor. Det skal være enkelt å finne frem i systemet.
4. Rapporter. De listene som loven krever må kunne kjøres ut av systemet .
5. Retting. Det skal ikke være mulig å rette bokførte opplysninger etter at aktuell oppgjørsperiode er over.
6. Regnskapssystemet skal dokumenteres slik at det er enkelt å finne ut av systemgenererte poster, koder, m.m.

Forviss deg også om at systemet kan kjøre ut alle lovpålagte rapporter. Det vil si:

• Resultat og balanse skrives ut for hver rapportpliktig periode.
• Regnskapssystemet skal spesifisere alle registrerte opplysninger som ligger til grunn for beløp som er oppgitt i pliktig rapportering.
• For hver rapportperiode skal alle registrerte opplysninger gjengis enkeltvis (bilag for bilag – en såkalt posteringsjournal).

For øvrig er det verdt å merke seg at:

• Hver dags kontantsalg skal spesifiseres
• Kjøp skal spesifiseres på motpart (reskontro – leverandører)
• Kredittsalg som faktureres spesifiseres på motpart (reskontro – kunder)
• Alle fordringer og gjeld skal innarbeides i balansen for hver periode
• Eiernes uttak registreres fortløpende

Det kan også være lurt å velge et system som andre har kompetanse på, slik at du ikke er helt alene i verden når ting skjærer seg etter at du har ført flere hundre bilag.

I tillegg er det viktig å finne ut hvilke krav ledelsen stiller til informasjon. Intern rapportering er imidlertid ikke regulert av lovgivningen. Ønsker du å etablere en e-handelsløsning, bør du se på hvordan det er mulig å integrere en webbasert e-handelsløsning mot regnskapssystemet. Bygger regnskapssystemet på en SQL database, er dette normalt ikke noe problem. Spør imidlertid leverandøren om dette. Tenk samtidig over om det er andre systemer du ønsker å integrere regnskapssystemet mot. Det optimale er å skape et integrert, hvor alle styringssystemene til bedriften er sømløst integrert.