Det finnes flere lovfestede krav til hva en arbeidsgiver må gjøre ved sykefravær hos sine ansatte. Kravene er satt opp med mål om å få den sykemeldte raskere tilbake i arbeid. Følgende punkter skal derfor være like mye til hjelp for deg, som de er å betrakte som plikter (azets.no):
Innholdsfortegnelse
Før sykdom: Arbeidsgiveren har ansvar for forebygging og hindring av arbeidsrelatert sykdom
Det er virksomhetens ansvar å organisere arbeidet slik at de ansatte er like friske når de drar fra jobb som de var når de kom på jobb. Alle virksomheter må ha system og rutiner for å forebygge helse-, miljø- og sikkerhetskader, jf. arbeidsmiljøloven (aml.) § 3-1 bokstav f og kapittel 4 . Virksomheten har også ansvaret for å tilrettelegge arbeidet for ansatte med ulike helseutfordringer, slik at de kan holde seg i arbeid, jf. aml. § 4-6.
Innen 4 dager: Fristen for å levere egenmelding går ut
En ansatt uten avtale om utvidet egenmelding kan kun bruke egenmelding for sykefravær i inntil 3 dager, 4 dager i året. Har medarbeideren vært borte fra jobb mer enn 3 dager kan de dermed ikke bruke egenerklæring lenger. De må da levere en sykemelding fra lege.
Innen 4 uker: Oppfølgingsplan
Ved langvarig sykefravær skal arbeidsgiveren og arbeidstakeren sammen sette opp en oppfølgingsplan for å komme tilbake på jobb raskest mulig. Arbeidet med oppfølgingsplanen skal påbegynnes så tidlig som mulig, og være klart senest fire uker ut i sykemeldingsperioden, jf. aml. § 4-6 tredje ledd.
Videoen under til NAV forteller i korte tekst hva en oppfølgingsplan er og hva som er formålet med den.
https://youtu.be/UKVH9DWIaNI
Oppfølgingsplanen skal inneholde (azets.no):
- En vurdering av den ansattes arbeidsoppgaver og -evner
- Relevante tiltak fra deg som arbeidsgiver
- Hva slags bistand som er aktuell, for eksempel fra bedriftshelsetjenesten og NAV
- Plan for videre oppfølging
Arbeidsgiver skal formidle oppfølgingsplanen til den sykemeldte, og NAV skal ha den hvis den etterspørres eller det er behov for bistand fra NAV. Arbeidet med planen skal være dynamisk og den skal holdes oppdatert med informasjon i forløpet av sykefraværet.
Arbeidsgiveren trenger imidlertid ikke å lage en oppfølgingsplan hvis det ikke er åpenbart unødvendig. For eksempel når det er klart at den sykmeldte ikke kommer tilbake til arbeid, eller når det er klart at arbeidstaker vil komme tilbake uavhengig av eventuelle tilretteleggingstiltak. Det kan også være ”åpenbart unødvendig” med en oppfølgingsplan når arbeidstakeren er gradert sykmeldt og kan ha en dialog om oppfølging og tilrettelegging på arbeidsplassen (NHO).
Innen 7 uker: Dialogmøte 1 med den sykemeldte
Senest innen 7 uker skal arbeidsgiver innkalle arbeidstaker som er helt sykemeldt til et dialogmøte, med mindre det er åpenbart unødvendig, jf. aml. § 4-6 fjerde ledd.
Dialogmøte 1 er i utgangspunktet et møte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, men andre aktører kan innkalles dersom det er hensiktsmessig. Dialogmøtet skal omhandle innholdet i oppfølgingsplanen og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Målet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre at sykefraværet blir unødig langvarig. Sammen skal man se på muligheter og begrensninger. I dialogmøtet oppdateres oppfølgingsplanen.
Hvis tidsmangel eller lange avstander gjør det vanskelig å være samlet i samme rom, er det mulig å gjennomføre dialogmøtene som en telefon- eller videokonferanse.
Det er ikke krav om å avholde dialogmøter ved gradert (delvis) sykemelding, med mindre arbeidstaker, arbeidsgiver eller den sykemeldte mener det er hensiktsmessig.
Det er heller ikke et krav at dialogmøte 1 skal gjennomføres dersom det er åpenbart unødvendig. Eksempler på tilfeller hvor møtet kan være åpenbart unødvendig er (NHO):
- Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet.
- Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak.
- Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb.
- Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykemeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet avholdes på et senere tidspunkt, hvis mulig.)
- For gradert sykemeldte skal møtet avholdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller den sykemeldte anser det hensiktsmessig.
Innen 8 uker: Aktivitetsplikt
For at arbeidstakeren fortsatt skal ha rett til sykepenger etter åtte uker, må han eller hun forsøke seg på såkalt arbeidsrelatert aktivitet med mindre det foreligger tungtveiende medisinske grunner som hindrer den sykemeldte kan være i arbeidsrelatert arbeid (NHO). NAV kan gi unntak fra regelen ved tungtveiende medisinske grunner eller hvis arbeidsgiver kan dokumentere at tilrettelegging ikke er mulig (azets.no).
Arbeidsrelatert aktivitet kan bety at arbeidsgiveren velger å sette den sykemeldte til lettere arbeid. Vedkommende beholder sin lønn og tittel, men må finne seg i en midlertidig overgang til lettere oppgaver, om han eller hun ikke kan fylle sin vanlige stilling pga. sykdom. Dette for å få vedkommende raskere tilbake (Jusstorget).
Videoen under fra NAV forklarer kort hva aktivitetsplikten innenbærer.
https://youtu.be/nTSx-EUT7pQ
For arbeidsgiver er det viktig å dokumentere dialog og eventuell utprøving i arbeidsrelatert aktivitet. Referat fra oppfølgingsmøte og dialogmøte, samt oppfølgingplan er eksempel på slik dokumentasjon. NHO anbefaler også sine medlemmer om å ikke utbetal lønn i sykepengeperioden dersom det er tvil om den sykemeldte tilfredsstiller krav til sykepenger (NHO).
Innen 26 uker: NAV vil kalle inn til et dialogmøte 2
Som arbeidsgiver er det ditt ansvar å sende inn et rapporteringsskjema og en oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest en uke før dette dialogmøte med NAV og den sykemeldte, jf. folketrygdloven (ftrl) § 25-2.
Begge parter har møteplikt. Den sykemeldte skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Hvis én av partene ønsker å fremskynde møtet, er det fullt mulig.
Dialogmøte 3 kan avholdes i regi av NAV hvis en av partene ønsker det (NHO).
Målet med dialogmøtet, er at dere skal vurdere hvilke muligheter som finnes for en enda bedre tilrettelegging på arbeidsplassen, og eventuelt hvilke andre alternativer som kan være aktuelle (azets.no), jf. ftrl. § 25-2 annet ledd. Videoen under fra NAV forklarer her formålet med dette møte:
https://youtu.be/ufK068WcZgk
Arbeidsgiver skal strekke seg langt for at den ansatte fortsatt kan være i arbeid, for eksempel ved å endre noe på arbeidsoppgavene eller organiseringen av disse. Det kan også være aktuelt å plassere den ansatte inn i annen stilling, for eksempel ved at vaktmesteren med dårlig rygg settes til sekretæroppgaver. Det ligger en begrensning i begrepet ”så langt det er mulig.” Tilpasningene må være innen rimelige grenser for hva bedriften kan få til, og hva den med rimelighet kan sette inn av økonomiske midler. Dessuten har den ikke plikt til å opprette ny stilling til den ansatte, eller si opp andre ansatte for at den syke skal få en plass (Jusstorget).
Maksimal tid for sykepenger er ett år. Det betyr at senest innen ett år, skal NAV ta en ny vurdering av saken.
Arbeidsgiveren er pliktig å iverksette konkrete realistiske tiltak for den sykemeldte
Tiltakene skal gjøre det mulig for ham eller henne å utføre oppgavene sine helt eller delvis, eller eventuelt kunne prøve seg på andre arbeidsoppgaver. Relevante tiltak kan ifølge Arbeidstilsynet være (azets.no):
- Fysisk eller ergonomisk tilrettelegging
- Endring av arbeidstid, tidskrav, tempo
- Omorganisering av arbeidet, rutiner eller funksjoner
- Omplassering til annet arbeid
- Anskaffelse/tilpasning av teknisk utstyr
- Endring/nye arbeidsoppgaver
- Opplæring/omskolering
Det er vanskelig å si eksakt hvor langt bedriftens plikter går. Større virksomheter blir ofte pålagt noe videre plikter enn små virksomheter. Uansett bør bedriften vise en inkluderende holdning, og være villig til å prøve ut noen tiltak. Dersom det viser seg at tiltak og tilpasninger ikke er mulig eller ikke hjelper, vil omplassering til annen stilling i bedriften, eller overføring til NAV være aktuelt (Jusstorget).
1 år sykmelding
Senest innen ett år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Dersom det er helt klart at den sykemeldte ikke kan komme tilbake til arbeidsplassen, kan man nå vurdere saklighet for oppsigelse (NHO).
Arbeidsmiljølovens § 15-8 omhandler vern mot oppsigelse grunnet sykdom de første 12 måneder. Denne perioden kalles verneperioden. Når verneperioden er utløpt, kan man vurdere saklighet for oppsigelse, dersom man ønsker det, men oftest vil det ikke være grunnlag for det (NHO).
Det er kun i de tilfeller hvor det er helt klart at arbeidstaker ikke kan komme tilbake i jobb at en oppsigelse umiddelbart etter verneperiodens utløp vil anses saklig. I alle andre tilfeller er bedriften henvist til å foreta en konkret saklighetsvurdering etter verneperiodens utløp (NHO).
I denne saklighetsvurderingen vil en rekke momenter ha betydning, herunder: helbredsutsikten, diagnosen, lengden av fraværet, bedriftens størrelse/økonomi, arbeidstakers alder/ansettelsestid og ikke minst mulighetene for å tilrettelegge arbeidet, og eventuelle restarbeidsevne (NHO).
Arbeidstakers eventuelle restarbeidsevne vil normalt være avklart gjennom reglene om oppfølgning av sykmeldte. Også arbeidstakers vilje til å samarbeide og utprøve tiltak for å komme tilbake i arbeid, vil være relevant. Det vil ofte være nødvendig å se an utviklingen enda en tid etter verneperiodens utløp (NHO).
Den sykemeldte må også bidra
Punktene over er arbeidsgiverens ansvar i forbindelse med sykefravær. Når dette er sagt må det samtidig legges til at også den sykemeldte har en plikt til å hjelpe til med å sette opp og gjennomføre oppfølgingsplanen. Dersom den sykemeldte ikke gjør dette, vil du som arbeidsgiver bli fritatt for dine plikter i forbindelse med planen. Dette er fordi planen forutsetter en dialog mellom arbeidsgiveren og arbeidstakeren.
