Innholdsfortegnelse
Definisjon
Et virtuelt møte er:
når tre eller flere personer møtes fra forskjellige lokasjoner for å gjennomføre et møte hvor kommunikasjonen mellom dem skjer ved bruk at teknologi.
Som det går frem av definisjonen er et virtuelt møte når minst tre personer møtes for å diskutere noe gjennom en dialog. Er det ikke minst tre personer tilstede snakker vi om en virtuell dialog og ikke et virtuelt møte.
Videre kreves det at vi tar i bruk digital informasjonsteknologi og et medium, også kalt plattform eller kanal, for å kunne gjennomføre et digitalt møte. La oss se litt nærmere på hva vi legger i dette:
Teknologi
Som det går frem av definisjonen kreves det teknologi for å gjennomføre et møte hvor møtedeltakerne ikke fysisk er til stede. Alt skjer her virtuelt ved bruk av Internett.
Hvilken teknologi, bortsett fra en Internett linje, som kreves er avhengig av hva slags virtuelt møte som planlegges og hvilket medium som skal brukes. Normalt kan de fleste virtuelle møter gjennomføres hvis alle møtedeltakerne har en smarttelefon, bærbare datamaskin eller enn PC/Mac.
Siden virtuelle møter er avhengig av teknologi kreves det også at alle deltakerne i møtet vet hvordan de skal bruke denne teknologien for å kunne delta i det virtuelle møte.
Medium
I tillegg kreves det selvfølgelig at alle møtedeltakerne har en god Internett forbindelse og at de har installert programvaren fra mediumet som er påkrevd for å ta mediumet i bruk som møtekanal. Denne programvaren kan man normalt laste ned fra nettsidene deres eller installere via Google eller Appel AppStore.
Møteformer
Det finnes idag flere ulike virtuelle møteformer vi kan benytte for å arrangere virtuelle møter. To vanlige former for virtuelle møter er idag:
- Videokonferanse
- Asynkrone samarbeidsmøter
Videokonferanse
Velger du å gjennomføre videokonferanse er dette et virtuelle møte som skjer i sanntid (synkront) med lyd og bilde fra alle møtedeltakerne (alle kan se og høre hverandre).
Det finnes mange forskjellige videokonferansesystemer å velge mellom. F.eks. Zoom, Adobe Connect, Skype for business, OmniJoin og Google Meets.
Hvilke tilleggsfunksjoner programvaren tilbyr møtedeltakerne er avhengig av hvilket medium (videokonferansesystem) du velger. Noen inkluderer f.eks. også chat-funksjon og digital tavle, mens andre har begrensninger for hvor mange som kan delta i møte eller hvor lenge møte kan var i sin gratis versjon av programvaren.
Asynkrone samarbeidsmøter
Asynkrone samarbeidsmøter er virtuelle møter hvor møtedeltakerne ikke trenger å møte i det hele tatt på møte. Denne formen for virtuelle møter skaper imidlertid nye utfordringer i tillegg til vår tradisjonelle oppfattelsen av hva et møte er.
Denne typen møter går ut på å skrive et dokument, sette opp et regnestykke eller lage en presentasjon sammen med flere personer, men på forskjellige tidspunkt (asynkront). Asynkrone samarbeidsmøter er oppgaveorienterte, og går ut på å løse en oppgave i samarbeid med andre over internett (evt. intranett), men uten at den enkeltes bidrag gis samtidig. Eksempler på oppgaver kan være at en HR-medarbeider skal vurdere sammen med en økonomimedarbeider hva rekruttering av en ny medarbeider vil bety for bedriften. Et annet eksempel kan være et styre som skal vurdere en sak i et styremøte på bakgrunn av utsendte saksdokumenter.
Verktøy som brukes til denne typen møter kalles nettbaserte samarbeidsverktøy. Eksempler på disse er Microsoft Word online, Google dokumenter, Microsoft Teams, BaseCamp, Atlassian Confluence, o.l.
