Scenen er viktig. Teaterforestillingen som møtet representere skal ikke bare formidle et budskap, men er ofte i seg selv budskapet.
Hvorfor tror du sjefskontorer og styrerom ofte er store og pompøse? De skal gjenspeile institusjonens størrelse, tradisjoner og styrke. Når du går inn til sjefen på hans kontor, vil størrelsen og innredningen på kontoret si noe om hans autoritet og hans plass i organisasjonsstrukturen.
Ditt kontor
Kommer kunden til ditt kontor er det viktig å huske at det å bli sittende bak skrivebordet setter opp en barriere mellom deg og kunden. Deg gir deg god plass til å skrive og holde orden på papirene, mens kunden må fomle med sine papirer i en stol. Du har tilgang til telefonen, det har ikke kunden.
Å bli sittende bak skrivebordet gir deg med andre ord en enorm kontrollposisjon, og er ofte den posisjonen du ønsker å være i.
Men ofte kan det være mer effektivt å forflytte seg til andre omgivelser. Ta møtedeltakeren heller med til ett konferanserom, det gjør at de føler seg vel og komfortabel. Blir du sittende bak skrivebordet kommer dere ikke på like fot.
Hvem er møtedeltakerne eller motparten?
Er møte med en kollega eller en overordnet kan konferansebordet være det naturlige stedet å ta møte. Der kan man kommunisere på like fot.
I møter med underordnede vil man sannsynligvis få bedre råd eller lokke fram nye ideer når vedkommende ikke blir minnet om sin underlegenhet. By på en kopp kaffe, og stemningen vil straks bli mer avslappet. Server lunsj, og du sier samtidig at dere også bør snakke om andre ting enn rene forretninger. Hver høflig og imøtekommende, og gjør alt for at motparten skal føle at skylder deg noe.
Når du er i en situasjon av jevnbyrdighet, bør du forsøke å være forekommende. Du oppnår det ved at motparten føler at han skylder deg noe (Kieffer-94).
Hvem skal sitte hvor?
Tenk på hvem som skal sitte ved siden av hvem. Hvordan stemningen enn er, så vil den bli forsterket gjennom å møtes ansikt til ansikt, spesielt i store grupper. Kraft og virkelyst blir kastet tilbake på motparten.
Hvordan du plasserer møtedeltakerne i forhold til hverandre og deg selv har mye å si for hvilken kontroll over møte du har. Tenk derfor nøye igjennom hvilken kontroll du ønsker over møte når du skal velge plasseringen av møtedeltakerne og velge bordstørrelse og -form. Dette er spesielt viktig når vi planlegger større møter.
