Innholdsfortegnelse
Hva er møte motivasjon?
Det finnes mange grunner for å holde et møte, og for å delta på et møte. Ikke alle sammen er like ønskelige. Siden de fleste av oss bruker store deler av arbeidsdagen vår i møter kan de aller fleste bedrifter effektiviseres ved å redusere antall møter og tiden vi bruker i hvert enkelt møte. Det samme kan vi som enkeltindivider.
For en møteleder som ønsker å nå møtemålene som er satt for et møte er det viktig å vite hva som er deltakernes møte motivasjon, slik at vi kan bygge opp møtet ut i fra deres møte motivasjon. Med møte motivasjon menes:
Hva som får møtedeltakerne motivert til å gå på et møte
Møte grunner
Viktoria Stray, forsker ved SINTEF Digital og førsteamanuensis ved UiO, sier til Finansforundet.no at det finnes to grunner som får folk motivert til å gå i møter:
- FOMO – fear of missing out : Folk deltar på møter hvis de ikke får nok informasjon om hva møtet handler om. For å unngå at disse personene sier ja til å delta i møter de ikke trenger å delta i er det viktig å gi alle tilstrekkelig informasjon om hva møte skal handle om i møteinnkallelsen og agendaen.
- FODO – Fear of dissapointing others : Folk er redde for å såre hverandre. Hvis noen kaller inn til et “kjempespennende” møte om noe de holder på med har folk en tendens til å svare ja til møte bare for å ikke skuffe møtelederen, mens de egentlig burde jobbe med noe helt annet.
Både FOMO og FODO stjeler tid fra viktigere arbeid, sier Stray. I tillegg kan FODO gjøre at møtelederen kaller inn flere enn nødvendig, for at ingen skal risikere å bli skuffet over å ikke bli invitert. Denne klassifiseringen av hva som gjør oss motivert til å gå i et møte er imidlertid svært grov og den fanger heller ikke opp alle grunnene som gjør oss motivert til å gå i et møte. Denne listen kan med hell utvides med møte følgende vanlige grunner for å delta i et møte:
Møte som erstatning for arbeid
For mange er møter et mulighet til å hvile fra «ordentlig» arbeid eller i det minste få et avbrekk fra annet arbeid. Se opp for dem som bruker møter for å unngå å arbeide (Kieffer, 1994).
Tristhet og glede – elsker selskap
Når en vanskelig situasjon dukker opp, føler vi oss alle bedre hvis vi har noen å dele bekymringene med. På samme måte er gode nyheter dobbelt så gode hvis vi kan dele dem med andre. Man skal ikke avvise alle møter som har med sorg eller glede å gjøre, men ta dem for hva de er og vurdere nytteverdien ut fra det (Kieffer, 1994).
Ønsket om å dele ansvar og risiko
Fordi noen avgjørelser er vanskelig, er det lettere hvis man har noen å dele ansvaret med. Å holde et møte med det formålet kan være nyttig hvis man er ute etter bakgrunnstoff, men enkelte ganger er det bare et hinder for å unngå å ta vanskelige beslutninger. Man bør derfor passe på at man ikke bruker et møte som en unnskyldning for å unngå å treffe en vanskelig beslutning (Kieffer, 1994).
Ønsket om å være likt og respektert
Spesielt når man er ny i jobben setter den ansatte pris på den tiden han eller hun kan være sammen med kolleger eller overordnede. De oppsøker møter for å finne forsikringer om å være likt eller for å vekke oppmerksomhet. De bruker med andre ord møtet for å etablere eller fastholde forbindelser, ikke for å delta i beslutningen som skal fattes?
Møter for å etablere eller fastholde forbindelser er nyttige, men de må tas for hva de er. Anerkjennelse til ansatte kan gis på andre måter (Kieffer, 1994).
