Key Account Managment er en prosess som kan fremstilles forenklet slik:
Prosessen er utformet som et hjul og avsluttes dermed ikke når den er gjennomgått, men fortsetter kontinuerlig så lenge kunden kan defineres som en nøkkelkunde. Når prosessen er gjennomgått begynner arbeidet igjen fra starten med å definere kunden som nøkkelkunde, avdekke muligheter og legge planer for å nå målsetninger. Hvert steg tilfører ny informasjon som brukes i neste steg av prosessen. På den måten vil forholdet mellom kunde og leverandør alltid være i utvikling. Modellen fungerer som en retningsgivende prosess for hvordan en virksomhet skal bruke Key Account Management effektivt og lønnsomt.
Customer Relationship Management, CRM, er ett nytt element i den opprinnelige modellen som er lagt til denne prosessen. Dette er systemer som brukes blant annet til å behandle og dele informasjon om kunden, og er av den grunn plassert i midten av hjulet. Noe som i praksis betyr at CRM-systemer må brukes som en kilde til informasjon gjennom alle steg i prosessen.
Prosessen kan forklares slik:
