Kontantbeholdningen i regnskapet

I mange virksomheter skjer mesteparten av salget ved at kunden betaler kontant.

Gode rutiner for behandling og dokumentasjon av kontanter er med på å sikre at penger ikke blir borte og at du på en tillitvekkende måte kan redegjøre for inntekten din til skattemyndighetene.

Følg disse retningslinjene:

• To kontantkasser
  Bruk to kontantkasser. En kasse der du har dagens kontantomsetning, og en kasse som du bruker til å betale regninger o.l. Fastkassen (til regninger o.l.) kan f.eks. være på 5 000 kroner og det skal da alltid ligge kontanter eller regninger for til sammen 5 000 kroner i denne kassen. Hvor stort beløp det er behov for å ha i fastkassen vil avhenge av hvor mye som kjøpes kontant. Fastkassen må minimum gjøres opp for hver regnskapsperiode slik at bilagene blir sendt til regnskapsføring i riktig periode. Når kontantene er brukt tar man ut penger fra banken slik at man igjen har f.eks. 5 000 kroner i fastkassen. Uttakskvittering og regninger legges sammen med andre bilag som skal regnskapsføres.
• Kontantomsetning settes inn i banken.
  Kontanter du mottar i ved salg mv. settes inn i banken jevnlig, f.eks. daglig. Snakk med banken om nattsafe-ordninger e.l.
• Registrer hvert salg på kasseapparatet
  Slå inn hvert kontantsalg på kasseapparatet med en gang salget skjer. Husk at kunden skal ha kasselappen, og at du skal ha en sladrerull i kasseapparatet. Er du ikke merverdiavgiftspliktig kan du bruke en kvitteringsblokk med gjenpart i stedet for kasseapparat.
• Tell opp kassen
  Tell opp kontantene i kassen ved dagens slutt eller senest før du åpner neste dag.
• Avstem kassen daglig
  Avstem kontantbeholdningen i kassen mot salget som er registrert på kasseapparatet. Avstemming skal foretas daglig.
• Alle kontante inn-/utbetalinger registreres daglig – Kassadagbok
  Også andre kontante inn- og utbetalinger skal om mulig registreres daglig. Slike inn- og utbetalinger kan være lønn til ansatte, uttak til privat forbruk, betaling til en leverandør, tilbakebetaling av penger du har lånt til en ansatt osv. Du kan f.eks. ha en kassebok der du noterer ned alle inn- og utbetalinger.
• Dokumentér kontante inn- og utbetalinger
  Sørg for at du også har bilag på inn- og utbetalinger i tillegg til omsetningen. Hvis transaksjonen er slik at du ikke mottar bilag, skriv da et internbilag, forklar hva beløpet gjelder og notér ned opplysninger som er viktige for regnskapsføringen.

Kontantomsetning skal som regel dokumenteres med dagsrapport (z-rapport) fra kasseapparatet og en daglig opptelling og avstemming av kassa. Kontantomsetningen registreres fortløpende på kassa og sladrerullen skal oppbevares som regnskapsmateriale (ordnet og betryggende oppbevart). Ved dagens slutt telles kassa opp og avstemmes mot dagsrapport (Z-rapport) fra kassa. Dagsrapport og avstemming settes inn i en bilagsperm i ordnet rekkefølge.