Gangen i regnskaparbeidet kan kort beskrives slik:
Åpning av regnskapet
Regnskaparbeidet starter med å registrere hva vi har av eiendeler og gjeld. M.a.o. setter man opp en balanse som viser den økonomiske stillingen for bedriften på et bestemt tidspunkt. Ordet balanse betyr likevekt og viser til to sider av en vekt hvor tallstørrelsene er like.
Venstre side (aktiva) av balansen viser hvordan bedriften har disponert sine eiendeler. Eksempler på eiendeler er: kontanter, bankinnskudd, inventar, maskiner, bygninger og biler. Balansens aktiva viser m.a.o. hvordan bedriften har anvendt eller disponert kapitalen sin.
Høyre side (passiva) av balansen viser hvordan bedriften har anskaffet kapitalen. Denne siden viser gjeld (Fremmedkapitalen) til banken og bedriftens egenkapital. Balansen vil derfor alltid være i likevekt. Dvs. at høyre og venstre side alltid vil ha den samme verdien.
Posteringer, føring av bilag
I praktisk bokføring vil det være umulig å opprettholde en ny balanse for hver gang man får et nytt regnskapsbilag. Til det er billag mengden for stor. En måte å løse problemet på er å opprette del-regnskap for hver post på balansen. Disse del-regnskapene kaller vi for kontoer. De vaneliste kontoene er, konto for; kontanter, bankinnskudd, varer, lønn, avgiftspliktig varesalg, kundefordringer, leverandørgjeld, inventar, driftskostnader for å nevne noen.
En konto ser i prinsippet slik ut, og er tosidig regnskap der den minste siden kommer til fradrag fra den første når regnskapet skal gjøres opp og overføres til hovedbok for års- eller periodeavslutning:
Etter at regnskapet er åpnet, er neste oppgave å registrere og postere alle transaksjonene i bedriften på disse kontoen. Dvs. registrere og postere bedriftens inntekter og utgifter, samt innbetalinger og utbetalinger.
Følgende posteringsregler gjelder:
