Vi har allerede vært inne på at det er direkte galskap å sette i gang et prosjekt uten å ha kartlagt de økonomiske rammebetingelsene på forhånd. For å få en oversikt over hvor mye penger prosjektet trenger for å kunne realiseres trenger vi et budsjett. Det vil si en økonomisk handlingsplan (spesifisert i penger) som forteller hvor mye penger projektet trenger, og hvordan pengene er tenkt brukt.
For dem som ikke er fortrolig med begrepet budsjett, kan vi sammenligne budsjettet med et regnskap. Forskjellen er at mens regnskapet viser hvordan pengene er blitt brukt, viser budsjettet hvordan pengene er planlagt brukt.
Budsjetter kalles derfor ofte framtidsregnskap.
Selv om det er et viktig mål at budsjettet skal fortelle oppdragsgiveren hvor mye vil koste organisasjonen å skaffe den informasjonen de trenger, har budsjettet en langt viktigere rolle i den operative delen av prosjektet. Dette fordi budsjettet skal:
- Koordinere de forskjellig tiltak og beslutninger som er planlagt gjennomført for å løse prosjektets problemstillinger.
- Sørge for effektiv bruk av tilgjengelige ressurser gjennom en planmessig vurdering av hva som trengs av ressurser og hvordan de bør fordeles på de ulike fasene/delene av prosjektet.
- Skape klarhet i hvilke ansvarsområder de enkelte har gjennom deligering av ansvar og beslutningsmyndighet. Hver enkelt får tildelt en økonomisk ramme som de må holde seg innenfor.
- Kommunisere hva som forventes av hver enkelt.
- Gi prosjektansvarlig et effektivt styrings- og kontrollvertøy.
Innholdsfortegnelse
Budsjett metodikk
I prinsippet kan et budsjett bygges opp på to måter:
a) Build – up metoden
En fremgangsmåte er å starte nedenfra og arbeide seg oppover – fra detaljene til helhet. Man tar utgangspunkt i hvor mye hver enkelt fase i forskningsprosjektet vil koste. Deretter summerer man kostnadene for hver fase for å finne ut hvor mye det vil koste å gjennomføre hele prosjektet.
b) Break – down metoden
Den andre metoden kalles break – down metoden. Utgangspunktet er her en gitt ramme for prosjektet som “brytes ned” på hver enkelt fase i prosjektet. Her gis prosjektet en maksimumsgrense for hvor mye penger som kan brukes, og det blir opp til prosjektansvarlig å finne ut hvordan disse ressursene bør utnyttes for å løse problemstillingen. Metoden gir god oversikt på et tidlig stadium i busjetteringsprosessen, samtdigig som den gir oppgragsgiveren muligheten til å sette et “tak” for kostnadsutviklingen. Begrunnelsen for en slik fremgangsmåte, er at man ønsker å presse forskerne til rasjonalisere forskningsprosessen og effektivisere arbeidsrutinene. Om dette sikrer de beste forskningsresultatene kan imidlertid diskuteres.
Det beste resultatet får man ved å arbeide med begge metodene samtidig, og bruke den ene som kontrollgrunnlag for den andre.
