Prosjekt og prosjektstyring


   Domene + webhotell + epost = kr. 198/år
   Tast inn domene du ønsker å bestille webhotell til:
   http://www.


    Denne artikkelen er del 9 av 9 artikler om Gruppeledelse
     Hvordan lese artiklene og -seriene?


Hva er et prosjekt?

En arbeidsform hvor en temporær organisasjon er opprettet for å utføre en avgrenset oppgave. Begrepet prosjekt kan defineres som:

Engangsoppgave som har definert mål som krever tverrfaglighet innenfor gitte ressursrammer (tid, kapital og personell)

Hva er prosjektarbeid?

Prosjektarbeid er:

  • praktisk arbeid
  • praktisk problemløsning
  • praktisk ressursforvaltning
  • praktisk beslutningstaking

En trippel begrensning

trippel-begrensning

Tidligere arbeidet man ut fra de tre begrensningene:

  1. tid
  2. kostnad
  3. kvalitet (eller spesifikasjon, scope, hva som skal leveres)

Den nye prosjektlederen må også forholde seg i stor grad til de 4 faktorene utenfor trekanten.

  1. Internpolitikk: har jeg fremdeles støtte? Er det endringer i styret som påvirker prosjektets livsløpt?
  2. Eksterne forhold: kunden, markedet, politiske avgjørelser osv.
  3. Kommunikasjon: hva, hvor ofte og til hvem må jeg kommunisere?
  4. Personlig motivasjon: tiden går hvis f.eks motivasjonen synker

Prosjekttyper

  • PSO: samtidig med utvikling av system, skjer det utvikling av person og organisasjon
  • Produktutvikling: lages for å selge
  • Systemutvikling: lages for å bruke selv
  • Org- og virksomhetsutvikling: ofte smertefulle
  • Planlegging/utredningsoppgaver: forprosjekter
  • Tekniske anleggsoppgaver: ting som skal bygges
  • Arrangementer: ofte er tiden kritisk
  • Forskningsoppgaver: større grad av usikkerhet, lang tidshorisont
  • Produktivitetsprosjekter: lages for å forbedre
  • Markedsføringsprosjekter: lages for å markedsføre

Hva er fordelen med å arbeide i prosjekt?

  • Håndtere spesialoppdrag
  • Stor fleksibilitet
  • Fokuserer på oppgave
  • Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser
  • Samarbeidsmuligheter

Hovedoppgaver i prosjektstyringen

  • Forholdet mellom linjen (basisorganisasjonen) og prosjektet (trekant/sirkel)
  • De prosjektinterne forholdene (inne i sirkelen)

Forholdet mellom linjen og prosjektet

  • Mandat med mål og prosjektbeskrivelse
  • Ressursforpliktelser og avgitte ressurser
  • Overordnede planer
  • Tilstands rapporter
  • Resultater

Deloppgavene i prosjektstyring

  • Klarlegge fundamentet for prosjektet
  • Planlegge prosjektarbeidet
  • Organisere prosjektarbeidet
  • Følge opp prosjektarbeidet

Fra behov til løsning

  • Et behov defineres ofte som mangel på noe
  • Dette er drivkraften bak et prosjekt
  • Definer behovet, sammen med flere, slik at det blir klart for alle hva som er drivkraften
  • Fallgruver:
    – Uklare behov
    – Forutbestemt løsning
    – Mange kunder
    – Forvrenge kundens behov

Prosjektets faser

prosjektfaser

Prosjektlederen… Deg?

  • Du er ansvarlig for at prosjektmålet nås
  • Du er en person som ikke kan gjemme deg bort
  • Du er delegert myndighet (men har mye ansvar)
  • Du er tvunget til å arbeide på tvers av vanlige grenser og gamle vaner
  • Du er ofte i gang med arbeid på områder som er nye for virksomheten

Prosjektlederens kompass

prosjektleder-trekant

Prosjektleders ansvarsområder

  • Etablere endelig mandat og motta aksept fra styringsgruppen / prosjekteier
  • Etablere et prosjekt-team
  • Etablere milepæl- og prosjektplan
  • Lede prosjekt-teamet mot prosjektets mål
  • Ansvar for at prosjektets leveranser er til riktig kvalitet, innen rett tid og i henhold til budsjett
  • Følge opp fremdrift og ressursbruk, rapportere til styringsgruppen / programleder ved avvik
  • Utarbeide regelmessige prosjektrapporter

Prosjektstyring gjennom situasjonsbestemt ledelse

Ledelse gjennom 4 ledelsestiler som kalles situasjonsbestemt ledelse.

situasjonsbestemt-ledelse

Ledelse gjennom prosjektets faser

stil-fase

Viktig i oppstart at prosjektleder klarer å selge behovet og målet for prosjektet. I modning/planlegging er det mange som involveres, og medbestemmelse/involvering er viktig. I gjennomføring må arbeidsoppgaver delegeres. Og i avslutning er det alltid press på tid, derfor telling. Samt at produktet/resultatet skal selges.

Sette sammen prosjektgruppen

  • Klassisk: se på hva som skal gjøres, så velge personer
  • Alternativ: se på hva som skal oppnås, så velge personer
  • I praksis: man ringer dem man kjenner…

Hva forventes av prosjektmedarbeiderne?

  • Gjøre avtalt jobb
  • Bruke prosjektet i egen utvikling
  • Ta affære når ting ikke går riktig vei
  • Tilstrebe effektivt teamarbeid
  • Skape et godt samarbeidsklima og miljø

Temakompetanse

  • Summen av den enkeltes kompetanse
  • Erkjennelse av hverandres sterke sider
  • Aktiv bruk av personlige, spesielle kvalifikasjoner (ikke faglige)
  • Komplementær kompetanse

Hvordan brukes ressurser og muligheter i et team?

  • Koplementaritet
  • Spille på hverandre
  • Organisere arbeidet

Hvilke personer møter vi i prosjektgrupper?

  • Den utålmodige
  • Den som alltid påpeker feil hos andre
  • Den som utgjør en kritisk røst
  • Gledessprederen
  • Den som setter grenser for utålelig atferd
  • Den som fører vei
  • Den trygge hånden

Vi vil alltid møte personer som vi synes det er vanskelig å samarbeide med.

Det er lettere og raskere å få til bedre og positive bidrag fra enkeltpersoner ved å endre arbeidsmetoder og gruppeprosesser enn ved å peke på medarbeideres personlige kvaliteter og verdier.

Ha et sett med kjøreregler for prosjektgruppen.

Generelt om planlegging av prosjekter

  • Motiverende planlegging: gi en bred forståelse av oppgaven som skal utføres. Felles plattform. Bør oppleves som ”gøy”. Gruppearbeid.
  • Nivåinndelt planlegging: Først HVA man skal oppnå, deretter HVORDAN
  • Grunnlag for målstyring: Ikke bare et sluttmål, men også holdepunkter underveis. Disse kaller vi milepæler (kontrollstasjoner).
  • Forpliktende planer: Planen kan ses på som en kontrakt mellom prosjekteieren og prosjektet.

Formålet

  • Hva er hensikten med prosjektet?
  • Hvilken fremtidig ønsket situasjon er det vi ønsker?
  • Hva er det prosjektet skal få til for virksomheten?
  • Kundetilfredshet, effektivisering, bedre arbeidsmiljø, bedre helse etc

Prosjektmålet

  • En konkretisering av formålet. Husk at formålet uttrykker hvilken framtidig situasjon i virksomheten som prosjektet skal bidra til.
  • Hva skal prosjektet levere slik at formålet kan oppnås? Prosjektet skal altså fremskaffe en rekke leveranser, gradvis utover i prosjektet.

Utforming av prosjektmål

  • De harde målene beskrives i hva du skal levere
  • De myke beskrives gjennom hvordan du leverer
  • Hva er prosjektgruppen villig til å ta ansvar for?
  • Er vi for ambisiøse i målsettingen?
  • SMARTE mål

Formålsstruktur

Arbeidet med denne skal resultere i at man:

  • Får en felles oppfatning av hva som er hensikten med prosjektarbeidet innenfor det aktuelle området
  • Får et komplett bilde av alt som prosjektet kan tenkes å omfatte
  • Ut fra det komplette bildet foretar en avgrensning, som presiserer hva prosjektet har ansvaret for og hva det ikke har ansvaret for
  • Setter kvalitative og kvantitative mål for prosjektet
  • Beskriver hva slags arbeid som må gjøres for de elementene som prosjektet ikke skal arbeide med

PSO-test av hovedmålene

  • P: Har prosjektet mål som uttrykker at det skal skje en utvikling av de berørte personer?
  • S: Har prosjektet mål som sier hva som teknisk eller konkret skal leveres fra prosjektet?
  • O: Har prosjektet mål som viser at det skal skje en utvikling av organisasjonen?

Organisering

prosjekt-styring

Kriterier for valg av prosjektorganisasjon

  • Størrelse
  • Varighet
  • Kompleksitet
  • Prosjektresultatets art
  • Tidskritiskhet

Prosjektmandat

 Et prosjektmandat er en skriftlig dokument som forteller hvilke rammebetingelser og mandat prosjektet har. Prosjektmandatet bør inneholde:

 

Prosjektnavn: av stor betydning å velge et godt navn

Oppdragsgiver: politisk eller administrativt initiert (ordfører, rådmann, kontorsjef, osv) (Hvis flere: kan være behov for styringsgruppe)

Bakgrunn for prosjektet:

                                      Historikk, ideskaping, unnfangelse m.v.

                                      Forprosjekter og relasjoner til andre prosjekter

Formål og mål:

                            Organisasjonens visjon, organisasjonens formål/hensikt, Prosjektes formål.

                            Prosjektmålene

                            Prosjektmål-hierarki: Hovedmål-Delmål-Resultatmål

                            Krav til målene:  (ROTUR)

                            Resutatbeskrivende

                            Objektivt målbare

                            Tidsbestemt

                            Utviklende

                            Realistiske

Prosjektets effektmål: Hvilken nytte har organisasjonen av at vi gjennomfører prosjektet?

Prosjektets resultatmål: Hva skal foreligge av resultat når prosjektet er ferdig?

Rammebetingelser: Rammer for prosjektet. F.eks. ressursbegrensninger mht kvalitet, budsjett, personell, organisasjon osv

Budsjett: Et forsvarlig oppsatt budsjett.

Punkter for å lykkes

  • Prosjektet må arbeide med oppgaver som er viktige for virksomheten. Det må være en nær forbindelse mellom den retningen virksomheten skal gå i, og det som prosjektet skal gjøre
  • Prosjektet må skaffe seg en oversikt over interessenter og deres forhold til prosjektet
  • Virksomheten bør ha prinsipper for prosjektarbeid som uttrykker hvordan ledelse skal utøves, og ansvarsforhold skal være Arbeidsmåter og hjelpemidler i prosjektet må tvinge prosjektet til å bruke tid på å presisere målene for prosjektet, det vil si hva prosjektet skal oppnå
  • Arbeidsmåter og hjelpemidler i prosjektet må tvinge prosjektet til å fokusere på at prosjektet skal ha en sammensatt leveranse. Den bør inneholde personmessige, ”systemmessige”(tekniske) og organisasjonsmessige forhold
  • Prosjektplanleggingen må skje på flere nivåer (minimum oversiktsplanlegging og detaljplanlegging)
  • Det må settes kortsiktige delmål som er kontrollerbare
  • En plan må være oversiktlig, presentert på ett A4-ark
  • De som legger planene, må vite at de selv skal leve med konsekvensene av dem
  • Prosjektet må skaffe seg en oversikt over usikkerheten som prosjektet er beheftet med, og bestemme hvordan det skal forholde seg til usikkerheten
  • Det må skapes forståelse for at forandringsprosesser tar tid
  • Det må skapes forståelse for at et prosjekt kan organiseres på flere forskjellige måter
  • Det må lages klare beskrivelser av ansvarsforholdene i prosjektarbeidet
  • Det må lages forpliktende avtaler om frigjøring av ressurser til prosjektarbeidet
  • Det må skapes motivasjon for prosjektarbeidet hos linjeledelsen og prosjektmedarbeiderne
  • Det må velge en prosjektleder med de riktige egenskapene
  • Det må skapes forståelse for hva oppfølging er, og hvor betydningsfull denne oppgaven er i prosjektarbeidet
  • En plan må være utformet på en slik måte at den både muliggjør og innbyr til oppfølging
  • Prosjektlederen må få autoritet i forhold til basisorganisasjonen
  • Det må være et fastlagt kommunikasjonsmønster i oppfølgingen
  • Det må arbeides konkret med å skape gode samarbeidsforhold i prosjektet
  • Det må velges felles metoder i prosjektarbeidet som også fremmer kommunikasjonen mellom ekspertene og brukerne
  • Endringer i målene for prosjektet må skje etter nøye overveielse
  • Det må være kvalitetskontroll underveis i prosjektet

Kritiske suksessfaktorer

Ting å huske på underveis for at det skal gå bra…

  • Prosjektunikhet
  • Prosjektets viktighet
  • Fordelt myndighet og ansvar
  • Realistisk krav til innsats
  • Nok tid og ressurser til planlegging
  • Enighet om hvordan man måler suksess (KPI)
  • Prosjektlederegenskaper
  • Forankring hos toppledelsen
  • Definerte og aksepterte mål
  • Organisasjonsklimaet
  • Håndtering av kriser
  • God kommunikasjon

Det som er gjennomgående i løpet av prosjektets faser er FOKUS PÅ MÅL

Prosjektavslutning

  • Dokumentering
  • Kompetanseoverføring – to ting som virker: uformelle samtaler, og mentoring/coaching 

Kilde:

  • Prosjektstyring i svømmeklubben, Samling for daglige ledere – 20. september 2012. Tore de Faveri – Norges Svømmeforbund

Denne artikkelen og resten av artikkelserien kan lastes ned som en e-bok1 ! Artikkelserien fortsetter under.

Tegn årsabonnement

Tegn et abonnement til Kr. 178/år og få ubegrenset tilgang til alle våre artikler og serier!

Bli medlem

Tegn et medlemskap til Kr. 198/år for å laste ned alle våre e-bøker i PDF-format i ett år.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Gruppeledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien:  << Effektiv gruppekultur
    Andre artikler i serien er: 
  • Gruppeledelse og organisering av grupper og team
  • Gruppe
  • Valg av gruppestruktur
  • Hva kjennetegner en effektiv gruppe?
  • Gruppe konfigurasjoner i en formell gruppestruktur
  • Gruppedynamikk
  • Hvordan styre gruppemedlemenes atferd?
  • Effektiv gruppekultur
  • Prosjekt og prosjektstyring