Personlige møter er en god måte å informere de ansatte og de nærmeste om en pågående krise. Dersom bedriften er stor og har mange ansatte eller pårørende kan man dele de inn i ulike grupper ettersom hvilken og hvor mye informasjon de bør ha.
En logisk deling da kan være; alle ansatte, beslutningstakerne (ledelsen) og eventuelt pensjonerte ansatte.
Om antallet ansatte er så lavt at man får plass til alle i et rom, kan det være praktisk med allmannamøter. Det kan eventuelt også benyttes video- eller telefonkonferanse om man befinner seg på forskjellige steder. Slike møter er best å benytte når det man skal annonsere har stor innvirkning på organisasjonen, og når det er nødvendig at alle hører den samme erklæringen fra samme person på samme tidspunkt. Her bør man avsette god tid til å høre på de ansattes spørsmål og meninger.
Om selskapet er for stort til at alle kan møtes på en gang, og om krisen ikke er kritisk, kan man ha avdelingsmøter. Slike møter benyttes oftest når informasjonen som skal deles bare gjelder en avdeling eller enkelte funksjoner. Lederne for hver avdeling blir først informert av administrerende direktør eller andre toppledere, før de formidler informasjonen i sin avdeling. Om det som skal informeres bare gjelder noen få ansatte, kan møter ansikt til ansikt være mest effektivt.
Møter ansikt til ansikt benyttes ofte når det er sensitiv informasjon som skal deles, slik som oppsigelse, kvalitetsproblemer og søksmål.
Du leser nå artikkelserien: Kriseledelse