I den daglige driften av en virksomhet er det en rekke repetitive oppgaver som må utføres. Slike oppgaver kan være innkjøp, fakturering, registrering v timelister, beregning av lønn, oppdatering av kontoer, registrering av bilag m.m. Vi kaller slike oppgaver transaksjoner. Systemer for å håndtere transaksjoner kaller vi for transaksjonsprosesseringssystemer eller bare TPS.
Mer nøyaktig er en transaksjon:
en forretningshendelse som skaper eller modifiserer lagrede data i et informasjonssystem (Alter2002).
Typisk for transaksjoner er at de utføres etter nøye fastlagte regler, noe som igjen betyr at de kan automatiseres. Bruken av TPS’er skal effektivisere virksomheten. I en moderne bedrift av noen størrelse utføres et svært stort antall transaksjoner hver dag, og det ville både være kostbart og håpløst langsomt å utføre disse manuelt. Ofte er også selve transaksjonen ganske komplisert, og den må utføres med null feiltoleranse.
Et TPS mottar inndata fra en eller flere kilder (manuell inntasting, lesing av strekkoder, datafiler m.m.), behandler dem og leverer de behandlede utdata fra seg i form av skjermpresentasjoner eller dokumenter. Det er to måter selve behandlingen kan skje på:
- Online, som vil si at brukeren er i interaksjon med systemet. Brukeren får øyeblikkelig tilbakemelding om både hva som skal gjøres og eventuelle feil, og også utdata kan presenteres øyeblikkelig, forutsatt at datamengdene ikke er for store. Uttak av penger i en minibank, eller betaling med en kortleser i butikken, er eksempler på dette. TPS’er som hovedsakelig brukes interaktivt, kalles også online transaksjonsprosesseringssystemer, eller OLTPS, og selve behandlingen online transaksjonsbehandling eller bare OLTP.
- Batch eller satsvis behandling: med store datavolumer og/eller komplisert behandling er det ofte lite hensiktsmessig med online behandling. Det kan for mange oppgavers vedkommende ta timer før systemet er ferdig. Eksempler på dette er bankenes oppdateringer av kontoer mot andre banker, som typisk kjører om natten, lønnsberegning for store virksomheter, eller gjennomgang av lagersystemer for å få en oversikt over hvilke varer som må bestilles. Slike oppgaver settes i gang som en jobb, der et eget jobbkontrollprogram styrer utføringen. Slike jobber startes vanligvis automatisk. Dette er typisk for stormaskiner og deres operativsystemer.
Transaksjonsprosesseringssystemenes database inneholder en blanding av flyktige og mer varige data. For eksempel vil saldoen på en bankkonto være flyktig, idet den til stadighet bli oppdatert, mens data om kontohaveren er mer varige (i dette tilfellet vil det si at de sjelden oppdateres). Andre data oppdateres aldri, som selve transaksjonen. Når en transaksjon er utført, skal den ikke kunne oppdateres etterpå.
For mange TPS’er er det helt kritisk at de er i drift kontinuerlig. For både banken og kundene er det katastrofalt om de sentrale TPS’ene skulle være ute av drift noen timer. Både operativsystemene og databasehåndteringssystemene som brukes har en rekke egenskaper som skal sikre kontinuerlig drift. Dette gjelder også lagringen av data. Disse store systemene bruker egne platelagerenheter bygget for rask aksess og feilfri drift (såkalte RAID’s), og ofte brukes også speiling av data, dvs at de samtidig ligger på to uavhengige platelagre. Backup og recovery er også sentrale elementer.
Både det at systemene må være kontinuerlig tilgjengelige, og at databasen består av kanskje hundrevis av tabeller, gjør at TPS’er ikke er egnet til rapportering. De fleste slike systemer har noen enkle rapportmuligheter, som regel i form av standardiserte rapporter, ferdig programmert slik at man vet hva de gjør og hvor mye maskinressurser de vil bruke. Å sette i gang en komplisert SQL-spørring på et slikt system er ofte utelukket, idet man ikke kan vite sikkert hvor mye den vil kreve. For ledelsen er imidlertid ikke slike standardrapporter til særlig hjelp annet enn til rutinemessige dag-for-dag beslutninger.
Hva er en transaksjon?
Innenfor informasjonsfaget er en transaksjon en oppgave som består av flere mindre deler. Disse delene skal utføres i en bestemt rekkefølge,
og alle må være fullført for at transaksjonen skal være utført.
Et eksempel: vi skal betale en regning på 1000 kroner i nettbanken. Dette er en enkelt transaksjon for banken, men den består egentlig av flere aktiviteter. La oss forenkle det hele til bare to aktiviteter:
- Betalerens konto skal debiteres
- Mottagerens konto skal krediteres
Hvis bare debiteringen fullføres, vil 1000 kroner ha ”blitt borte” på veien. For at transaksjonen skal være utført, må både debitering og kreditering være fullført. Hvis noe galt skulle skje etter debitering, slik at transaksjonen ikke kan fullføres, vil et TPS tilbakestille det hele slik at ikke noe galt er skjedd.
I virkeligheten vil både debitering og kreditering bestå av flere aktiviteter, som å sjekke at det er riktige kontoer, at det er penger nok på betalerens konto m.m.
Et TPS er imidlertid ikke laget for å utføre en transaksjon om gangen. Disse systemene kan behandle et stort antall transaksjoner samtidig, fra mange forskjellige brukere. Dette krever avanserte teknologiske løsninger:
- Tidsdeling, der prosessorens tid deles mellom brukerne og transaksjonene. Bare en oppgave kan ligge i prosessoren i et gitt øyeblikk, men prosessoren veksler så raskt mellom oppgavene at det for brukerne virker som hver enkelt av dem bruker systemet alene.
- Låsing av data. Et TPS skal sørge for at forskjellige transaksjoner ikke skal kunne bruke de samme dataene samtidig.
Operativsystemer som Windows og Mac OS er ikke laget for å håndtere transaksjoner. Typiske operativsystemer for et TPS er UNIX, Linux og IBM z/OS.
Typer av transaksjonsprosesseringssystemer
Vi kan dele transaksjonsprosesseringssystemene i flere kategorier ut fra hvilken funksjon de støtter i virksomheten. Den vanlige inndelingen er etter de fem forskjellige funksjonsområdene (Laudon & Laudon 2013):
- Finans og økonomi
- Menneskelige ressurser
- Markedsføring og salg
- Material- og produksjonsstyring
- Annet
Ut fra denne inndelingen får vi fem kategorier av TPS’er:
- Systemer for finans og økonomi: det mest typiske her er regnskaps- og økonomistyringssystemer, som brukes til registrering av alle virksomhetens
kostnader og inntekter. - Systemer for menneskelige ressurser: et typisk eksempel er systemer for beregning av lønn til ansatte.
- Systemer for markedsføring og salg: her finner vi en rekke forskjellige systemer, som salgsstøttesystemer (disse holder rede på alle kontakter mellom selger og kunde) og butikkdatasystemer.
- Systemer for material- og produksjonsstyring: her finner vi både lagerstyringssystemer og spesialiserte systemer for planlegging av produksjon i
Disse systemene kalles MRP-systemer, for Materials Resource Planning. - Andre systemer: dette er en sekkepost for forskjellige typer bransjespesifikke systemer. En høyskoles studieadministrative system kan være et eksempel på et slikt.
