Like viktig som de økonomiske rammene er tidsaspektet når vi snakker om planleggingen en prosess, oppgave eller aktivitet. Alle planer trenger derfor en tidsplan som forteller hvor lang tid vi har til rådighet.
Det hjelper lite å lage et prosjekt som gir oss et svar om 3 – 4 måneder, når vi trenger svarene om 3 uker for å kunne treffe en beslutning. Av den grunn trenger alle planer, prosesser og prosjekter en tidsplan som gir gir rett informasjon til rett person til rett tid.
Innholdsfortegnelse
Hva er en tidsplan?
En tidsplan er en plan som angir start- og sluttidspunktet til aktivitetene i et prosjekt eller plan. Et eksempel på en tidsplan i sin aller enkleste form er vist under:
En slik fremstilling gir et raskt og enkelt oversiktsbilde av hvilken aktiviteter som skal gjennomføres uke for uke eller måned for måned.
Hvorfor er det viktig å ha en tidsplan?
For at et prosjekt skal holde seg innenfor den avsatte tidsrammen, er det påkrevd at vi utarbeider en tidsplan så tidlig som mulig i planleggingen som forteller når de ulike aktivitetene skal starte og slutte.
Foruten å sørge for at resultatene foreligger til rett tid, har tidsplanen til oppgave å koordinere de ulike delene av prosjektet til en helhetlig og dynamisk prosess (innsats).
Hva skal en tidsplan inneholde?
En tidsplan må angi:
- HVA – en angivelse av hva som skal utføres.
- NÅR – en angivelse av når dette skal utføres. Her er det viktig å angi start og stopp tidspunkt.
- HVEM – en angivelse av hvem som har ansvaret for at oppgaven/aktiviteten blir utført.
Hvordan lage en tidsplan?
For at det skal være mulig å lage en tidsplan må du ha en kalender for hånden og en oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter som skal utføres og rekkefølgen på disse oppgavene. I tillegg må du ha en god formening om hvor lang tid hver enkelt oppgave og aktivitet vil ta. Noe som kan være vanskelig å anslå, med mindre du har lang erfaring fra denne type aktivitetsplanlegging.
Den vanligste måten å presentere en tidsplan på, er ved hjelp av et Gantt-diagram. Et diagram som ble utviklet i 1910 og som fortsatt regnes som den beste måten å kommunisere en tidsplan på. Diagrammet inneholder en strek for hver aktivitet. Strekens lengde angir varigheten og strekens plassering viser når den skal utføres.
Du leser nå artikkelserien: Forskningens rammebetingelser
