Stillingsinstruks (stillingsbeskrivelse / funksjonsbeskrivelse)


   Domene + webhotell + epost = kr. 198/år
   Tast inn domene du ønsker å bestille webhotell til:
   http://www.


stillingsinstruksI alle arbeidsforhold skal det inngås en skriftlig arbeidsavtale. I arbeidsavtalen er det normalt beskrevet hva slags stilling det er snakk om (tittel, stillingskode), og i utlysingstekst og andre dokumenter i forbindelse med ansettelsen vil det vanligvis være mulig å lese hva som var forutsetningen for stillingen mht. hovedoppgaver mv.

I tillegg bør det utarbeides en stillingsbeskrivelse, også kalt stillingsinstruks som angir nærmere stillingens ansvar/oppgaver og organisasjonsmessig plassering. Eller rettere sagt: – Hva som forventes av vedkommende!

Hva er en stillingsinstruks (stillingsbeskrivelse/funksjonsbeskrivelse)?

Stillingsbeskrivelse er et skriftlig kunngjøring som beskriver ansvar og plikter, nødvendige kvalifikasjoner samt de sammenheng som gjelder for rapportering. Stillingsinstruksen skal være basert på objektiv informasjon. Gjerne fra jobbanalyse som munner i en forståelse av den kompetansen og de ferdigheter som er nødvendige for å få gjennomført de nødvendige oppgavene og organisasjonens behov for å få jobben gjort.

Arbeidsinstruksen identifiserer klart og uttrykker helt tydelig stillingens ansvarsområder. Den gir også informasjon om arbeidsforhold, tilgjengelig verktkøy, utstyr og hjelpemidler som skal brukes, kunnskap og ferdigheter som er nødvendig og relasjoner til andre stillinger.

Ikke et lovmessig krav

Det er ikke et lovmessig krav at stillingsinstruks skal foreligge, men det kan være nyttig å ha. Hvis ikke arbeidsgiver utarbeider dette, kan du lage en selv og få arbeidsgiver til å undertegne.

Stillingsinstruksens formål

Stillingsinstruksen har to formål. For arbeidstakeren (medarbeideren) er stillingsinstruksen et dokument som forteller vedkommende hva som er deres jobb og hva som forventes av dem. For arbeidsgiveren (organisasjonen) er stillingsinstruksen et styringsverktøy som brukes for å organisere, samordne og fordele ansvar og oppgaver til enkeltindivider i organisasjonen.

Stillingsinstruksen brukes som kontroll og evalueringparameter i de årlige medarbeidersamtalene alle virksomheter er pålagt å ha med sine ansatte. Med utgangspunkt i dette dokumentet evalueres den ansattes jobbinnsats og i hvilken grad de har lykkes i å nå de mål som forventes av dem.

Ønsker arbeidsgiveren å si opp eller avskjedige noen fordi de mener at vedkommende ikke har gjort jobben som forventes av dem, vil oppsigelsesgrunnen juridisk bli vurdert i forhold til stillingsinstruksen hvis et slikt dokument foreligger. Er stillingsinstruksen diffuse på hva som er vedkommendes jobb og hva som forventes av vedkommende i denne stillingen kan det også ofte være vanskelig å «bli kvitt» denne ansatte uten å bli stevnet for arbeidsretten, anklagd for usaklig oppsigelse.

En «ferskvare»

En stillingsbeskrivelse er «ferskvare»: I takt med den generelle utviklingen, endringer i organisasjonen, og endringer i behov for hvilke oppgaver som skal løses i virksomheten, bør stillingsbeskrivelser oppdateres/revideres med jevne mellomrom.

Oppbygningen av en stillinginstruks

Etter å ha jobbet som daglig leder i flere selskaper i over 20 år, mener jeg at en god stillingsinstruks bør inneholde følgende innholdgrupperinger:

  • Mål for stillingen
  • Organisasjon og plassering
  • Ansvar og myndighet
  • Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger
  • Generelle arbeidsoppgaver

Mål for stillingen

«Mål for stillingen» er en presisering av:

  • hva som er formålet med stillingen
  • hvilke resultater som forventes, helst uttrykt i konkrete målbare resultatmål.
  • hvilke relasjoner til interne- og eksterne omgivelser som forventes (samarbeidsforhold)
  • hvilke verdier som organisasjonen bygger på og som det forventes at vedkommende skal adoptere raskest mulig
  • hva som forventes av stillingen i fremtiden. Det vil si hvilken krav til fornyelse, kompetanseutvikling o.l. som kreves eller forventes
  • at vedkommende er kjent med og aksepterer selskapets forretningside, verdigrunnlag og forretningsstrategier som danner grunnlaget for all tenking og atferd i organisasjonen og i relasjonene med omgivelsene.

Er disse punktene samlet i en personalhåndbok eller lignende, holder det her med en henvisning til dette dokumentet.

Språklig bør punktet knyttes opp til beskrivelser i virksomhetens mål- og plandokumenter

Organisasjon og plassering

Under punktet «Organisering og plassering» angis stillingens plassering i virksomhetens organisasjonskart og hvem stillingen rapporterer til. I praksis betyr dette en angivelse av hvem som er nærmeste overordnede og som vedkommende dermed skal rapportere til og henvende seg til hvis de har spørsmål i arbeidsforholdet. Eventuelle underordnede ledd hørende inn under stillingen bør også spesifiseres for å få et fult bilde av vedkommendes plassering i organisasjonen.

Stedfortreder

Hvem er stedfortreder hvis vedkommende er syk, har ferie eller på andre måter ikke er til stede?

Ansvar og myndighet

Under punktet «Ansvar og myndighet» angis stilling ansvars- og myndighetsforhold. Jo mer spesifikk man er her, jo bedre.

Noen stikkord i denne sammenheng er:

  • Hvilke generelle og spesifikke ansvarsområder har stillingen ansvaret for?
  • Hvilken myndighet har stillingen, ovenfor hvem og i hvilke situasjoner?
  • Hvilke ressurser hører inn under stillingen og hvilke krav til forvaltningen av dem stilles?
  • Hvilke relasjoner, samspill og samhørighetsforhold hører inn under stillingens ansvars- og myndighetsområde?
  • Hvordan skal stillingen involveres i virksomhetens strategiske-, taktiske- og operative planlegging?
  • Hvilke kompetansekrav stilles til stillingens ansvars- og myndighetsforhold?
  • Hvordan skal grensebetraktninger og konflikter håndteres?

Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger

Under punktet «Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger» spesifiseres det hvilke økonomiske fullmakter stillingen har og hvilke krav som stilles til bruken og rapporteringen av disse fullmaktene. Hører det med prokura e.l. til stillingen spesifiseres dette her. Videre bør det være en setning om hvordan selskapets konti skal disponeres og grenser for beløpene, dokumentasjonskrav o.l. forhold hvis stillingen gir vedkommende tilgang til selskapets konti gjennom et debet/kreditt kort, sjekkhefte, firmakort e.l.

Generelle arbeidsoppgaver

Under punktet «Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder» listes hovedoppgavene til stillingen.

Andre forhold

Her kan det settes inn f.eks. bestemmelser om taushetsplikt, henvisning til regler for sikkerhet og andre reguleringer som ikke passer inn i andre avsnitt.

Kriterier for jobboppfyllelse

Beskrivelsene her må stå i nøye sammenheng med formålet for stillingen, og hovedoppgaver/ansvar. Kriteriene må være realistiske og har et dobbelt sikte: for arbeidsgiver som en del av oppfølging og kontroll knyttet til medarbeidersamtalen, for arbeidstakeren mulighet til å vite når arbeidet er «godt nok». Det er viktig ikke å beskrive dette som en uttømmende liste, men momenter som kan bidra til en dynamisk dialog om arbeidsutførelsen.

Vedtak/datering/signatur mv

Til slutt bør det avklares hvem som har ansvaret for stillingsinstruksens innhold. Daglig leder, tillitsmann, en kombinasjon? Hvem har ansettelsesmyndighet og oppsigelsemyndighet?

Siden utformingen av stillingsbeskrivelser er en så sentral del av utøvelse av arbeidsgivers styringsrett, er dette punktet viktig å få med.

Det bør framgå tydelig av dokumentet når det er vedtatt og signert. Signatur fra arbeidstaker vil signalisere både at det ev. er konsensus om innholdet, og at arbeidstakeren er innforstått med innholdet i stillingsbeskrivelsen.

Eksempel på stillingsinstruks

Kan arbeidsgiver sette meg til annet arbeid enn det som er beskrevet i stillingsinstruksen?

Det er arbeidsavtalen og en eventuell stillingsinstruks, samt utlysningstekst m.m som regulerer hvilke arbeidsoppgaver en arbeidstaker kan settes til. Arbeidsgiver har likevel i kraft av sin styringsrett, i begrenset grad rett til å sette en arbeidstaker til andre arbeidsoppgaver enn det som fremgår direkte av arbeidsavtalen og stillingsinstruksen. Dersom en arbeidstaker settes til arbeidsoppgaver som fører til at ”grunnpreget” i stillingen endres, er man utenfor arbeidsgivers styringsrett. Da skal arbeidstakeren i stedet ha en oppsigelse fra sin stilling, en endringsoppsigelse, med tilbud om ansettelse på endrede vilkår.

Kan en arbeidstaker nekte å utføre pålagte oppgaver fra arbeidsgiver?

Dersom en arbeidstaker settes til arbeidsoppgaver som kan medføre fare for liv eller helse, kan de nekte å utføre arbeidsoppgavene, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3 nr. 2 c).

Utover dette, har en arbeidstaker i utgangspunktet ikke rett til å motsette deg å utføre et arbeid. Spesielle forhold kan tilsi at arbeidsplikten strekkes lenger enn normalt, og at en arbeidstaker i en begrenset periode må utføre arbeid de eksempelvis er overkvalifisert for. Dersom det oppstår en situasjon der arbeidsplikten utvides, må det begrunnes i ekstraordinære behov. Dette kan for eksempel være at noen er syke. Det kan være lurt å ta kontakt med tillitsvalgte i en slik situasjon.

Denne artikkelen og resten av artiklene i denne artikkelserien kan lastes ned og leses som en e-bok ved å klikke her !

Klikk her hvis du ikke fant svaret på det du lurte på
Topp20
Siste 20
Nye serier
DEL
Denne artikkelen er skrevet av Kjetil Sander. En entrepenør og forretningsutvikler som har etablert en rekke selskaper de siste 20 årene. Samtidig som har han lang styre- og topp-leder erfaring. Han er utdannet Diplom økonom / markedsfører fra BI/NMH, og jobber til daglig som daglig leder i OnNet. På hobbybasis er han i tillegg ansvarlig redaktør for eStudie.no. Les mer.