Hvilke informasjonssystemer en virksomhet trenger er avhengig av hva virksomheten holder på med, antall ansatte, konkurransesituasjonen og en rekke andre faktor som det tar for lang tid å komme inn på her.
Innholdsfortegnelse
Tommelfingerregler
Når dette er sagt, gjelder det allikevel noen tommelfinger regler for hvilke informasjonssystemer enhver virksomhet trenger. Disse er:
Må dekke tre organisasjonsnivå
Ulike ledere og beslutningstakere trenger ulik informasjon, noe som virksomheten må ta hensyn til når valg av informasjonssystemer skal foretas.
Topp-lederne trenger en type informasjon, mens mellomlederne og dem på gulvet trenger en helt annen informasjon. For å dekke informasjonsbehovet til alle er det viktig å kartlegge informasjonsbehovet til såvel topp-ledelsen som mellomlederne og den operative kjernen på gulvet.
Må dekke tre tidsperspektiv
Når virksomheten skal legge sine langtidsplaner og trekke opp kursn for hele virksomheten trenger de strategisk informasjon for å kunne treffe sine strategiske beslutninger. Når virksomhetens markedsplaner og salgsbudsjett skal settes opp trenger beslutningstakerne ikke strategisk informasjon, men taktisk- og operativ informasjon om markeds- og salgsutviklingen. Ulike beslutninger krever derfor ulike typer informasjon.
Når virksomhetens informasjonsbehov skal kartlegges er det derfor viktig at vi legger vekt på å kartlegge hvilken informasjon på et strategisk-, taktisk- og operativt nivå beslutningstakerne trenger.
Overordnet målsetning
Det overordnede målet for virksomhetens informasjonssystem er å sikre et helhetlig informasjonssystem som gir beslutningstakerne:
”Rett informasjon, til rett tid, til rett person, til lavest mulig kostnad.”
Typer av informasjonssystemer
Foruten disse generelle rådene kan vi si at alle virksomheter trenger de informasjonssystemene som er skissert i modellen under, med unntak av ERP-systemet som normalt kun benyttes av mellomstore- og større virksomheter.
Kontorstøtte programmer – brukerprogrammer de ansatte bruker som verktøy for å løse ulike daglige oppgaver, f.eks. tekstbehandlingsprogram, regneark og e-postklienter.
Transaksjonsprosesseringssystemer – systemer for å registrere, prosessere og analysere prosesser. F.eks. innkjøp, fakturering, registrering v timelister, beregning av lønn, oppdatering av kontoer, registrering av bilag m.m. Disse systemene utgjør kjernen av virksomheten informasjonssystemer for arbeidsoppgavene som blir utført på ”gulvet”.
Customer Relationship Management (CRM) – et informasjonssystem for å ta vare på kundene og utvikle flest mulig leads til gjenkjøpere med høy kundelojalitet. Et system som utgjør hjerte i bedriftens markedsføring.
Business Intelligence – et etterretningssystem som overvåker systemet internt og markedssystmet eksternt for å avdekke endringer i systemets likevektstilstand, og avdekke hvilke muligheter og trusler som finnes. Målet er å gi alle beslutningstakerne den beslutningsinformasjonen de trenger for å kunne treffe en beslutning basert på fakta fremfor magefølelsen.
Management Information Systems – er informasjonssystemer som skal dekke mellomledernes behov for styring og kontroll av virksomheten.
Enterprise Resource Planning systemer (ERP systemer) – er et totalt system som prøver å integrere flest mulig styring- og kontrolloppgaver i et sentralisert system, spesielt tilpasset topp-ledelsens behov for beslutnings- og styringsverktøy. Dette er ferdige løsninger som kan tilpasses den enkelte virksomets behov til en viss grad, f.eks. SAP, BAAN og Oracle.
Du leser nå artikkelserien: Informasjonssystem
